** Organisateurs d’événements du MIT, veuillez consulter maintenant le MIT pour toutes les informations actuelles et la FAQ disponible au bas de la page des politiques d’événements.**
Dans la planification d’événements, le protocole fait généralement référence aux règles de comportement et de forme à suivre lors de l’accueil ou de l’interaction avec des représentants du gouvernement ou d’autres dirigeants / représentants de l’organisation; il peut également comprendre des questions d’étiquette culturelle. (Voir cette explication d’un agent du protocole organisationnel.) L’objet du protocole dans le cadre de notre travail au MIT est de promouvoir une atmosphère de respect et d’accueil — une atmosphère qui permet aux gens de se concentrer sur leur meilleur travail.
Le protocole s’applique chaque fois que des individus ou des entités interagissent, mais les questions ont tendance à se poser uniquement lorsqu’il existe des différences de rang officiel, de culture ou de fonction entre eux (c’est-à-dire lorsque les gens ne sont pas sûrs des règles). Les scénarios possibles sur le campus incluent (mais ne sont pas limités à!)
- un groupe d’étudiants invitant un membre du corps professoral à dîner
- un comité de recherche menant une série de journées d’entrevue finales avec des candidats
- un expert de premier plan en visite pour une conférence + des réunions avec des collègues
- une visite de site par des soutiens individuels, corporatifs ou gouvernementaux
- une visite par un fonctionnaire ou une délégation du gouvernement
Voici quelques questions à poser lorsque vous pensez que des problèmes de protocole peuvent survenir.
- Quels sont les rangs organisationnels ou informels des personnes impliquées?
- Est-il conseillé d’engager d’autres collègues de l’Institut et DLC, que ce soit pour des questions de protocole ou d’actualité? Qui devrait prendre contact?
- Une invitation officielle est-elle requise? Qui est le signataire approprié? Cela n’implique pas qu’une invitation sur papier soit nécessaire — un e-mail de la bonne personne peut convenir. De toute façon, il est utile d’inclure dans une invitation un contact logistique ou de programme, surtout si le signataire est un dirigeant principal.
- Quelle est la forme d’adresse appropriée?
- Qui vous remerciera après l’événement ?
- Qui est le choix approprié pour accueillir et escorter un visiteur et pour effectuer des présentations? Ces personnes peuvent ou non être les mêmes. Où se déroule la salutation?
- Un cadeau est-il recommandé? Doit-il être présenté officiellement ou peut-être à l’issue d’une réunion? Par qui ?
- S’il y a un programme de prise de parole lors de votre événement, qui ouvrira le programme / présentera votre ou vos invités / s’assoira avec votre ou vos invités dans le public?
- Y a-t-il d’autres questions de sièges réservés ou attribués à considérer?
- Quels sont les besoins d’une délégation ou du personnel d’accompagnement – programme séparé et hébergement ou séjournent-ils chez le directeur?
- Un suivi sera-t-il nécessaire, autre qu’un remerciement? Qui sera responsable et qui devrait être inclus dans la conversation?
Institute Events est à votre disposition pour vous conseiller sur l’une de ces questions, y compris pour savoir si une demande que vous avez reçue doit être examinée au-delà du niveau DLC. D’autres ressources incluent Kiss, Bow ou Shake Hands de Terri Morrison; le Département d’État américain; l’Institut Emily Post; Honor & Respect par Robert Hickey; et les formulaires d’adresse en ligne fournis par l’École du protocole de Washington. Vous pouvez également consulter GlobeSmart, la ressource sous licence du MIT fournissant des informations détaillées sur la façon de travailler efficacement entre les cultures.