La plupart des hôtels utilisent maintenant le service de paiement express qui permet aux clients de quitter leur chambre et de retourner les clés, sans avoir à attendre que leur facture finale soit produite. C’est une grande commodité pour les clients de l’hôtel à tout moment, mais surtout lorsqu’ils sont pressés par le temps, ce qui est souvent le cas pour beaucoup d’entre nous.
Si vous n’utilisez pas le service à votre hôtel, vous devriez commencer à le faire — cela profite à vos invités, même si cela facilite la tâche de votre personnel. Dans cet article, je vais examiner exactement comment le programme de paiement Express profite à vos invités, quels réseaux de cartes y participent et quelles procédures vous devez suivre pour vous assurer que vous le faites correctement. Commençons.
Pourquoi Devriez-vous participer à Express Checkout?
Offrir un service de caisse express à vos invités signifie qu’ils peuvent rendre leurs clés et partir sans avoir à attendre que leur facture soit maquillée. Les avantages sont évidents et en voici quelques-uns:
- Express Checkout fait gagner du temps à vos invités lorsqu’il y a de longues files d’attente à la réception, car il n’est pas nécessaire d’attendre pour passer à la caisse.
- Si une invitée est pressée de prendre un train ou un simple, vous l’aidez à éviter un retard stressant.
- S’il n’y a personne disponible à la réception, vos invités peuvent simplement déposer leurs clés et partir.
Mais les avantages vont dans les deux sens. L’utilisation du paiement express à votre hôtel signifie également que votre personnel peut régler les factures de vos invités au moment le plus opportun de la journée, et non lorsqu’ils ont un groupe de personnes devant eux, toutes en attente d’enregistrement ou de départ.
Quelles Cartes Peuvent Être Utilisées avec Express Checkout ?
Votre personnel doit être formé pour savoir quels réseaux de cartes prennent en charge le paiement express et lesquels ne le sont pas. À l’heure actuelle, le programme Express Checkout hotel n’est disponible qu’avec les schémas de cartes suivants:
- Visa.
- MasterCard.
- American Express.
- Découvrir.
- Club des convives.
Express Checkout n’est pas disponible avec les réseaux de cartes suivants:
- Maestro Domestique.
- Maestro International.
- Visa Electron.
- Solo.
Ainsi, comme vous le voyez, les quatre principales marques de cartes américaines prennent en charge le programme de paiement Express. Sachez que chaque réseau peut avoir un nom différent pour le programme. Par exemple, Visa l’appelle le « Service de départ prioritaire », mais c’est la même chose.
Comment utiliser Express Checkout
Express Checkout permet aux hôtels participants de finaliser la facture après le départ du client. Les procédures suivantes doivent être suivies:
- Lors de l’enregistrement, demandez à votre invité s’il souhaite utiliser le service de paiement Express ou incluez le formulaire d’autorisation de paiement Express dans le « package de bienvenue » de votre invité. »Tout le monde n’acceptera pas d’utiliser la caisse Express, car ils voudront d’abord examiner la facture.
- Demandez à chaque client qui accepte d’utiliser le service de remplir et de signer le Formulaire d’autorisation de paiement Express, qui doit inclure le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de votre hôtel et fournir un espace pour le nom, l’adresse, le numéro de chambre, la signature et le numéro de compte du client qui peuvent éventuellement être imprimés.
- Expliquez à votre client, et précisez-le dans le formulaire d’autorisation, que la facture finale sera débitée sur son compte de carte, sans avoir besoin d’une signature du titulaire de carte à la caisse.
- Demandez une autorisation préalable pour le montant prévu de la facture. Si votre demande d’autorisation est refusée, demandez à votre client un autre mode de paiement.
- Une fois que vous avez obtenu une autorisation, imprimez un ticket de vente avec le numéro de compte de carte de votre client et suivez les procédures d’autorisation régulières. Notez les mots « Paiement express » sur le billet (ou « Départ prioritaire » pour Visa – vérifiez auprès de votre processeur la formulation correcte) et expliquez une fois de plus que le montant de la facture sera facturé sur la carte après le départ du client.
- Lorsque votre client part, vous devez calculer le montant final de la facture et remplir un ticket de vente, en imprimant les mots « signature au dossier – paiement express » (ou « Paiement prioritaire » pour Visa, vérifiez auprès de votre processeur) dans le champ signature du client.
- Si la facture finale dépasse le montant préautorisé de plus de 15 %, demandez une autorisation pour le montant supplémentaire.
- Déposez le ticket de vente de la manière habituelle.
- Envoyez par la poste ou par courriel une copie de la facture, du ticket de vente et du formulaire d’autorisation de paiement express à votre client au plus tard trois jours ouvrables après son départ.
- Conserver des copies de la facture, du ticket de vente et du formulaire d’autorisation pendant au moins 18 mois à utiliser en cas de litige.
C’est tout — il suffit de suivre cette procédure pour toutes vos transactions de paiement express et tout ira bien.
Les plats à emporter
Express Checkout est un programme incroyablement convivial pour les consommateurs et vous devriez en profiter pour rendre le séjour de vos invités à votre hôtel aussi agréable que possible. En fait, le service offre également un confort aux employés de l’hôtel, car il leur permet de choisir le meilleur moment pour finaliser une facture. Suivez simplement les procédures étape par étape ci-dessus et vous serez sûr de le faire de la bonne façon à chaque fois.
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