Une mauvaise gestion des flux de trésorerie est l’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises échouent.
Le vieil adage « l’argent est roi » est toujours plus vrai aujourd’hui que jamais. C’est la pierre angulaire de toute entreprise, et l’une des choses les plus importantes dont les PME doivent être conscientes.
Ainsi, dans cet article, nous listons 12 stratégies de gestion des flux de trésorerie que vous pouvez utiliser dans le cadre de votre plan financier.
De nombreux propriétaires de petites entreprises commettent l’erreur de se concentrer uniquement sur les bénéfices et les ventes sans trop réfléchir à leur fonds de roulement.
Cependant, sans l’arrivée d’argent, ces chiffres ne brossent pas toujours un tableau précis de la situation financière de votre entreprise. Il est tout à fait possible pour une entreprise rentable de lutter en raison du simple fait qu’il y a plus d’argent qui sort que d’entrer.
Sans un bon fonds de roulement, les petites entreprises auront du mal à tirer parti des nouvelles opportunités de croissance.
Une bonne stratégie de gestion des flux de trésorerie est essentielle à la réussite de votre entreprise.
Si vous manquez d’argent, vos finances peuvent devenir incontrôlables, vous laissant avec de bons chiffres de vente mais une pile de factures impayées et de créanciers frappant à votre porte.
Pourquoi vous avez besoin d’une stratégie de gestion des flux de trésorerie
La clé d’une gestion efficace de la trésorerie est de bien comprendre certains des termes clés. Les flux de trésorerie sont essentiellement le mouvement des fonds entrant et sortant de votre entreprise.
Il existe deux types de flux de trésorerie – positif et négatif. Les flux de trésorerie positifs sont lorsque l’argent provenant des activités de vente ou de financement de votre entreprise est supérieur au montant qui quitte votre entreprise sous forme de dépenses, de salaires et de comptes créditeurs.
Un flux de trésorerie négatif est le contraire. C’est lorsque les dépenses sont supérieures à votre argent entrant. Le problème avec cela est que vous vous retrouvez sans argent pour payer le personnel, acheter des fournitures, faire des investissements, etc.
Là où beaucoup d’entreprises dérapent, c’est en ne regardant que les bénéfices. Les bénéfices et les flux de trésorerie sont deux choses différentes, donc si vous ne regardez que les états de profits et pertes, il vous manquera des informations clés.
La facturation d’un client comptera pour vos ventes, mais jusqu’à ce que vous obteniez cet argent (ce qui pourrait être des mois), cette vente n’a pas encore affecté votre flux de trésorerie.
Les retards de paiement étant un énorme problème pour les entreprises, cela signifie que de nombreuses entreprises ont eu du mal à rester à flot car elles n’ont tout simplement pas les liquidités nécessaires pour continuer.
Par exemple, l’échec de Carillion en 2018 était dû à des problèmes de trésorerie. Ils ne détenaient que 29 millions de livres sterling en espèces alors qu’ils devaient plus de 1,3 milliard de livres aux banques.
C’est pourquoi il est si important d’avoir une stratégie de gestion des flux de trésorerie pour contrôler votre trésorerie.
Effectuer une analyse régulière des flux de trésorerie
La première étape de la gestion de vos flux de trésorerie consiste à effectuer une analyse régulière des flux de trésorerie. Il est important de savoir où se situe votre entreprise en termes de flux de trésorerie, alors visez à le faire à intervalles réguliers tout au long de l’année. Cela pourrait être tous les mois ou tous les trimestres ou aussi souvent que vous le souhaitez.
Un moyen facile de le faire est d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne. Le logiciel de comptabilité facilite le rapprochement de vos comptes et génère un état des flux de trésorerie. L’avantage d’utiliser un état des flux de trésorerie est que vous pouvez identifier les problèmes de flux de trésorerie ou utiliser ces informations pour créer un budget de trésorerie à l’avenir.
L’avantage d’un grand nombre de logiciels de comptabilité est qu’ils répertorient automatiquement les transactions si elles sont connectées à votre compte bancaire professionnel. Cela vous permet de travailler avec des informations constamment à jour. Avec des transactions à jour, vous pouvez obtenir une image claire de vos flux de trésorerie à tout moment.
Réduire les dépenses
Si vous constatez dans votre analyse des flux de trésorerie que vos dépenses dépassent vos revenus, il est peut-être temps de procéder à des réductions. Réduire les dépenses inutiles aidera à équilibrer quelque peu la balance.
Faire des compressions n’est jamais une chose facile à faire en affaires. La première étape consiste à identifier toutes les dépenses de votre entreprise et à les classer en termes de priorité. Vous constaterez peut-être qu’il y a des choses que vous ne pouvez tout simplement pas réduire, mais vous verrez peut-être des choses qui peuvent être coupées.
D’autres éléments de votre liste de dépenses peuvent simplement nécessiter une approche différente ou une alternative moins chère. Par exemple, si vous dépensez beaucoup en coûts d’impression, rendre votre bureau sans papier pourrait être un moyen de réduire simplement les coûts. D’autres mesures plus drastiques pourraient inclure le déménagement dans un bureau moins cher ou même la création d’une entreprise à distance.
Une autre alternative à court terme consiste à financer les bons de commande si vous n’avez besoin que de quelques jours supplémentaires pour payer. Vous pouvez le faire directement avec vos fournisseurs si possible ou utiliser une marge de crédit.
S’attaquer aux paiements en retard avec une incitation
L’une des meilleures stratégies que vous pouvez utiliser pour améliorer vos flux de trésorerie et réduire vos comptes clients est d’avoir un processus solide pour chasser les paiements en retard. Les retards de paiement sont un problème auquel la plupart des petites entreprises seront confrontées à un moment donné, mais il existe des moyens de les réduire.
Une tactique consiste à avoir une prime de paiement anticipé qui incite les clients à payer tôt, plutôt que d’attendre la dernière minute.
Alternativement, certaines entreprises incluent des frais de retard pour dissuader de payer en retard. L’utilisation de l’une ou l’autre de ces tactiques ou des deux peut aider à garder votre flux de trésorerie beaucoup plus gérable et à réduire votre temps pour être payé.
Faciliter le paiement des clients
Au-delà des incitations et des moyens de dissuasion, une autre stratégie pour améliorer rapidement votre trésorerie consiste à faciliter le paiement des clients. Idéalement, vous souhaitez qu’un client puisse vous payer le plus rapidement et le plus facilement possible.
Avec de nombreux logiciels de comptabilité, vous pouvez créer des factures avec des boutons « Payer maintenant ». Il s’agit d’une méthode en un clic permettant aux clients de payer directement via la facture, ce qui permet à tout le monde de gagner du temps et à votre entreprise de prendre plus de comptes clients que vous ne le souhaitez.
Une autre façon de faciliter les paiements est d’offrir des plans de paiement. Les clients peuvent être plus enclins à effectuer des paiements rapides s’ils peuvent utiliser un plan de paiement plus gérable. Si vous faites cela, vous voudrez probablement facturer de faibles frais d’intérêt.
Configurer des rappels de paiement automatisés
Parfois, les gens oublient simplement de payer. Si vos clients sont eux-mêmes des entreprises, ils seront probablement occupés par des centaines d’autres choses et auront une longue liste de personnes à payer.
Pour éviter que votre facture ne se perde dans une masse d’e-mails, vous pouvez configurer des rappels de paiement automatisés avec la plupart des logiciels de comptabilité.
Cela envoie un e-mail automatisé à un intervalle de votre choix pour rappeler au client une facture en retard. C’est une étape simple qui peut aider à réduire les retards de paiement et vous aider à gérer vos comptes clients.
De plus, une excellente stratégie à utiliser consiste à vérifier la cote de crédit de tout nouveau client qui passe une commande importante. S’ils ont un mauvais crédit, ils peuvent également avoir un mauvais solde de trésorerie, de sorte que vous ne pourrez peut-être pas être payé ou exécuter leur commande importante.
Demander une modification des conditions de paiement
Si vous constatez que les clients paient régulièrement en retard, vous voudrez peut-être revoir officiellement vos conditions de paiement. L’utilisation d’incitations, de moyens de dissuasion et de rappels de paiement automatisés est généralement suffisante pour la plupart des gens. Cependant, si aucune de ces tactiques n’a fonctionné, vous voudrez peut-être modifier officiellement les conditions de paiement avec un client particulier.
Par exemple, vous pouvez passer à un système de paiement initial ou de dépôt avant de commencer tout travail. Vous pouvez également demander la mise en place d’un prélèvement automatique pour tout paiement en cours.
Il est important de comprendre qu’une mauvaise gestion des factures peut creuser un trou dans vos réserves de trésorerie si vous ne faites pas attention. Par exemple, si vous offrez à vos clients 60 jours pour payer mais que vos fournisseurs vous en demandent 30, vous aurez un déficit de trésorerie.
Il vous faudra deux fois plus de temps pour être payé avant de pouvoir payer vos factures, vous voulez donc toujours éviter ces situations et définir vos conditions de paiement en conséquence.
Utiliser le financement sur facture et l’affacturage sur facture
Une autre façon pour les entreprises de gérer leurs flux de trésorerie consiste à utiliser le financement sur facture. Le financement sur facture est une méthode permettant de maintenir de bons flux de trésorerie en obtenant une avance sur les factures impayées. Un prêteur vous paiera essentiellement la facture qui est due et lorsque la facture est payée par le client, vous remboursez le prêteur avec un peu plus.
Bien que les coûts supplémentaires ne soient pas idéaux, le financement sur facture peut fournir un coup de main indispensable pour vous assurer que vos flux de trésorerie ne sont pas en difficulté.
En revanche, avec l’affacturage de factures, vous vendez carrément vos comptes clients à une société d’affacturage pour un montant inférieur à la facture complète.
La société qui achète les créances assume l’entière responsabilité du recouvrement des paiements à l’avenir. Avec cette méthode, cependant, vous obtiendrez probablement moins qu’avec le financement, il est donc préférable d’explorer vos options à l’avance.
Augmenter les marges bénéficiaires
Bien que la lutte contre les paiements en retard et les paiements manquants soit une partie importante de la gestion des flux de trésorerie, ce n’est pas le seul domaine à examiner.
Augmenter les marges et les ventes devrait idéalement être l’objectif de toute entreprise en croissance afin de maintenir un bon flux de trésorerie. Éviter une pénurie de liquidités est tout aussi essentiel à la croissance qu’à la santé financière de votre entreprise.
La mise en place d’une stratégie viable pour travailler continuellement à l’augmentation des marges peut aider à créer des flux de trésorerie stables à long terme.
Pour stimuler les ventes, vous pouvez regarder le marketing. Pour augmenter les marges bénéficiaires, vous pouvez réduire les coûts tout en stimulant les ventes.
Utiliser une carte de crédit d’entreprise
Une autre stratégie pour gérer plus efficacement les flux de trésorerie consiste à utiliser une carte de crédit d’entreprise comme tampon de flux de trésorerie. L’utilisation d’une carte de crédit pour payer les dépenses signifie que vous ne creusez pas immédiatement dans vos réserves de liquidités.
On peut en dire autant de vos comptes créditeurs. Si possible, retardez votre paiement jusqu’à la date d’échéance réelle et pas avant.
Cela vous donne plus de contrôle sur le moment où vous payez vos dépenses, vous permettant de retarder les paiements jusqu’à ce que vous soyez payé vous-même.
Constituer une réserve de trésorerie en cas d’urgence
Il est de bonne pratique de conserver un fonds d’urgence de quelques mois de dépenses à la fois en tant qu’individu et en tant qu’entreprise, car on ne sait jamais quand les choses peuvent changer. Une bonne gestion des flux de trésorerie des petites entreprises consiste également à se préparer à des événements imprévus.
La crise du COVID-19 en est un excellent exemple.
Bien qu’il puisse être difficile de contribuer à une réserve de trésorerie, essayez de prendre l’habitude d’économiser un peu au moment où l’argent arrive. Au fil du temps, vous devriez viser à avoir une réserve de trésorerie qui peut couvrir quelques mois de dépenses.
Prévision des flux de trésorerie
La prévision des flux de trésorerie consiste à obtenir une estimation de la situation financière future de l’entreprise. Ceci est basé sur les ventes anticipées de l’entreprise pour vous assurer que votre entreprise dispose de tous les fonds nécessaires pour continuer à fonctionner. Cela vous permet de planifier combien vous vous attendez à gagner et à dépenser.
La prévision des flux de trésorerie peut être effectuée en examinant les profits et pertes, les ventes et les dépenses pour prédire les ventes et les flux de trésorerie futurs. Cet article de Startups.co.uk va plus en détail sur la façon de mettre en place une prévision.
Vous pouvez le faire vous-même avec des feuilles de calcul, des logiciels tels que Float ou en embauchant un professionnel pour créer une prévision pour vous. L’utilisation de logiciels tels que Float a l’avantage de s’intégrer à des logiciels de comptabilité tels que Xero, Quickbooks et FreeAgent, ce qui peut vous aider à gagner du temps lors de la création de plusieurs budgets de trésorerie pour vos scénarios.
Embaucher un comptable
L’une des meilleures stratégies de gestion des flux de trésorerie des petites entreprises consiste à embaucher un comptable professionnel. Un comptable peut vous aider à analyser vos flux de trésorerie et à identifier des moyens d’être payé plus rapidement ou de réduire vos dépenses. Un comptable veillera également à ce que toutes vos obligations fiscales soient respectées et que vous restiez aussi efficace que possible sur le plan fiscal.
En suivant les stratégies de gestion des flux de trésorerie que nous avons énumérées ci-dessus et en étant proactif pour obtenir de l’aide, vous aurez plus de chances d’être positif et d’accumuler plus d’argent que vous n’en dépensez.
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