15 conseils sur la présentation à un conseil d’administration

L’une des questions que l’on me pose le plus souvent lorsque les gens entendent que je siège au conseil d’administration d’une entreprise ne concerne pas les forfaits de rémunération des dirigeants. Au lieu de cela, ils veulent savoir comment présenter à un conseil d’administration afin que ses membres disent oui.

La question rappelle toujours une présentation qui a mal tourné. Il y a plusieurs années, un membre plutôt dandiné d’une entreprise a fait une présentation à un conseil d’administration auquel je siégeais. Il était parfois sarcastique, faisait plusieurs blagues décalées, faisait un clin d’œil aux membres du conseil d’administration et exprimait clairement ses penchants politiques avec des remarques secondaires sur le gouvernement de l’époque. Quand il ne connaissait pas les réponses aux questions que nous avons posées, il a essayé de les considérer comme non pertinentes. Lorsque le président a finalement terminé la présentation, nous nous sommes regardés incrédules. Nous n’étions pas seulement incertains de la proposition, mais aussi de la personne qui a présenté la proposition. Je pense que vous pouvez deviner comment nous avons voté.

Ne laissez pas cela vous être.

Les personnes présentes aux conseils d’administration pour de nombreuses raisons – elles peuvent suggérer une nouvelle orientation pour l’entreprise, expliquer une question juridique complexe qui doit être tranchée rapidement ou simplement faire le point sur un projet en cours. Mais les conseils sont de toutes formes et de toutes tailles, qu’il s’agisse de conseils scolaires, de conseils de surveillance de quartier, de conseils d’appartements, de conseils à but non lucratif ou de comités d’employés.

Quel que soit le contexte, les principes de présentation aux organes décisionnels sont les mêmes, et il est crucial de bien faire les choses. Ce n’est pas aussi difficile que cela puisse paraître, à condition de garder certaines directives à l’esprit. Voici neuf choses à faire et six choses à ne pas faire pour être efficace:

Présentations au conseil d’administration à faire:

• Sachez dans quoi vous marchez. Les réunions du conseil d’administration sont souvent chargées d’un long ordre du jour. Au cours des deux derniers mois, j’ai participé à des réunions qui ont duré jusqu’à 8 heures, couvrant jusqu’à 20 sujets. Votre sujet est spécial pour vous, mais vous avez un temps limité pour obtenir des informations essentielles.

• Faites vos devoirs. Qui est sur le tableau? Quel est leur parcours ? Il est utile de pouvoir adapter la présentation le cas échéant, de sorte que vous ne leur dites pas des choses qu’ils savent déjà, ni que vous supposez des connaissances qu’ils pourraient ne pas avoir.

• Envoyez des documents en temps utile. J’essaie de m’assurer que les membres du conseil obtiennent leurs papiers au moins une semaine à l’avance. S’il y a un délai, respectez-le avec plusieurs jours de réserve au cas où il y aurait des commentaires avant qu’ils ne soient transmis au conseil. Veuillez ne pas nous « surprendre », comme dans « Je n’ai pas fourni les papiers à l’avance parce que je voulais vous garder en suspens ». Ce n’est pas un roman d’Agatha Christie, c’est une réunion du conseil d’administration. Donnez-nous les outils dont nous avons besoin pour prendre une décision.

• Sachez à l’avance combien de temps vous avez. Ne passez pas en revue votre attribution. Si le président estime que plus de temps est justifié, il le prolongera. Assurez-vous de laisser beaucoup de temps pour les questions.

• Demandez comment le conseil souhaite que l’information soit présentée. Par exemple, demandez au président:  » dois-je présenter le tout ou atteindre les points forts? ». Une autre approche: suggérez de « prendre les papiers comme déjà lus ». Cela signifie que vous présumez que tout le monde a examiné les documents que vous avez envoyés à l’avance, et vous aborderez simplement les points les plus importants et éviterez de répéter chaque détail.

• Soyez prêt. Soyez professionnel. Soyez concis. Les membres du Conseil jugeront du contenu de votre présentation, mais aussi de la confiance avec laquelle vous la livrez.

• Restez calme et répondez à la question posée. Si vous ne connaissez pas la réponse, ne vous énervez pas, ne vous défendez pas ou n’essayez pas de la simuler. Au lieu de cela, promettez de revenir avec la réponse le plus rapidement possible. Ensuite, suivez rapidement. De plus, et c’est vraiment important, ne vous laissez pas décourager si vous avez beaucoup de questions difficiles. Si nous ne pensions pas que votre proposition avait du mérite, nous ne nous gênerions pas avec des questions, nous dirions simplement non. Les membres du conseil posent des questions différemment – certains serpentent, d’autres y vont directement. Peu importe le style, restez d’humeur égale et répondez de manière claire et concise. Aussi, ne donnez pas d’attitude sur les questions que vous pensez être « stupides » ou évidentes — nous faisons notre travail. Souvent, les informations les plus intéressantes ou les plus importantes proviennent de questions apparemment simplistes.

• Soyez clair et concis sur le résultat. S’il y a une décision à prendre d’ici la fin de votre présentation, assurez-vous que les options sont très claires. Cela ne fait jamais de mal d’énoncer les options à l’avance, de les expliquer, puis de les présenter à nouveau.

• Terminez avec grâce. Quand il est temps pour vous d’y aller, dites merci et partez. Ne t’attarde pas.

Présentations de tableaux à ne pas faire:

• On peut vous faire attendre — ne vous plaignez pas. Les réunions peuvent avoir lieu en retard en fonction de l’ordre du jour. S’il s’agit d’une réunion à huis clos, vous attendrez dehors. Sinon, vous serez là pour regarder d’autres personnes présenter ou écouter des débats sur d’autres points de l’ordre du jour. Ne vous en plaignez en aucun cas, car cela entachera la vue de la pièce sur votre présentation avant même qu’elle ne commence. Un joyeux « pas de problème » va très loin.

• Ne nous ennuie pas. J’ai récemment passé un rapport qui disait essentiellement à tout le monde dans la pièce quelque chose que nous savions tous déjà. Le présentateur a rapidement perdu notre attention. Pire encore, nous avions tous vérifié mentalement au moment où il était arrivé à la « demande ».

• Ne faites pas pression. Votre présentation n’est pas l’occasion de prendre position sur d’autres domaines. Si vous êtes là pour parler de la mise à niveau de l’infrastructure informatique, lancer un « pendant que je suis ici, j’aimerais faire un argumentaire pour de meilleures installations de stationnement » n’est pas utile pour vous ou pour nous.

• N’utilisez pas de jargon. Nous ne sommes pas nécessairement des experts dans votre domaine. Utilisez un langage clair que tout le monde autour de la table comprendra. La première fois, expliquez ce que vous entendez par ESG, grok et API, sinon cela ressemble à une chaîne de lettres et de mots absurdes. Essayez d’éviter les déclarations exagérées — un « changement de mer complet » vaut mieux être assez grand. Aussi des mots axés sur les tendances qui feront rouler les yeux des gens. « Thinkfluencer  » me vient à l’esprit.

• Nous ne sommes pas tous pareils — n’exprimez pas vos préjugés et vos penchants politiques. Avec un peu de chance, le groupe autour de la table est diversifié, avec des opinions diverses. Les blagues décalées et les commentaires politiques n’ont pas leur place dans votre présentation et pourraient offenser les personnes que vous essayez de persuader.

• N’exagérez pas avec des cloches et des sifflets. Il n’est pas nécessaire de distribuer des fleurs ou une vidéo divertissante à moins qu’elle ne soit directement liée au sujet. Utile: « Voici un échantillon de ce dont nous parlons. »Étrange: « Voici une fleur pour vous tous, charmants gens. »Et oui, j’étais à une réunion où quelqu’un a distribué des fleurs à « toutes les membres du conseil d’administration de lovely lady ».

Clair, concis et précis

Considérez votre présentation comme un mémo, pas comme un roman. Les membres du conseil d’administration s’appuient sur des faits présentés de manière claire et concise. Même si vous quittez votre présentation sans obtenir la réponse oui que vous espériez, vous laisserez au moins aux gens à table une bonne impression de vous. Et cela ira très loin si vous revenez au conseil avec une proposition révisée.

Essayez-le et faites-moi savoir si cela a aidé, et si vous connaissez quelqu’un qui se prépare à faire une présentation, coupez-le et envoyez-le-lui. Il y a de fortes chances qu’ils soient non seulement reconnaissants, mais aussi que les membres du conseil d’administration qui entendent la présentation.

Publié en collaboration avec LinkedIn. Ce post est également apparu dans la colonne BBC Capital, Au-dessus du tableau avec Lucy Marcus.

Auteur: Lucy P. Marcus, fondatrice et PDG de Marcus Venture Consulting, Ltd., est professeur de Leadership et de gouvernance à IE Business School, administrateur non exécutif d’Atlantia SpA, président non exécutif du Fonds Mobius Life Sciences et directeur non exécutif de BioCity.

Image: Des étudiants de l’École d’économie de Varsovie assistent à une présentation à la Bourse de Varsovie le 15 septembre 2008. REUTERS / Peter Andrews