Un système de communication d’entreprise robuste et efficace est une condition préalable au succès d’une entreprise et de nombreuses entreprises apprennent cette leçon à la dure. Oui, il y a beaucoup d’entreprises qui ont beaucoup souffert de leurs processus de communication d’entreprise médiocres. Ils ont dû perdre leurs clients, ce qui a même affecté leur résultat net. Ainsi, si vous aussi vous ne souhaitez pas faire face à des conséquences similaires, il est impératif que vous réalisiez une analyse approfondie de vos procédures de communication. Vous trouverez ci-dessous quelques mesures pour analyser un système de communication, certaines considérations techniques extérieures:
- Structure – La structure de votre communication d’entreprise joue un rôle très important. Il existe de nombreux systèmes de communication qui sont des systèmes autonomes comme les systèmes téléphoniques PBX. Ces anciens systèmes ont une structure très complexe et sont vulnérables à une variété de problèmes. Un bon système de communication devrait être moins complexe et facile à intégrer à d’autres systèmes. Une structure modulaire est préférable car cela faciliterait la détection et la maintenance des problèmes.
- Clarté – Vous devez vérifier si les messages vocaux ainsi que les appels que vous recevez ou passez sont clairs ou non. La clarté est la première chose qui rend un système de communication bon et efficace. Si vos clients ne sont pas en mesure d’entendre ce que vous dites, il est clair qu’il y a forcément un manque de communication, qui créerait plus tard des problèmes. Parfois, les gens peuvent simplement raccrocher simplement parce qu’ils ne sont pas capables d’entendre ce que dit la personne de l’autre côté. Imaginez si cela se produit pendant que vos employés passent des appels de vente. La concurrence sur le marché est très forte et vos clients peuvent être facilement conquis par vos concurrents.
- Cohérence – Vous devez vérifier la cohérence de votre système au cours des derniers mois ou années. Un bon système de communication devrait fournir des performances constantes. Il peut y avoir des défaillances mais la fréquence des défaillances devrait être très très faible. Comme extension, vous pouvez également vérifier à quelle fréquence votre système tombe en panne. Ce qu’on appelle le temps moyen entre les échecs devrait être extrêmement élevé.
- Support – Le type de support que votre système de communication d’entreprise utilise pour transmettre les signaux est très important. Si le support utilisé est inefficace, il y aura forcément un déficit de communication ainsi qu’une perte d’activité. Par exemple, si votre ancien système PBX ne peut pas transférer d’urgence les appels vers votre bureau distant, le système n’est pas utilisé. Les retards peuvent être fatals dans les affaires et quand ils sont causés par un système inefficace, cela fait encore plus mal.
- Pertinence – Vous devez décider si votre système de communication d’entreprise sera pertinent après 5 ans ou non. La pertinence est très importante lorsque vous allez investir énormément d’argent pour construire votre infrastructure de communication. Il est important que le facteur de pertinence soit pris en compte en premier lorsque vous décidez de changer ou d’installer un nouveau système de communication.
L’architecture de communication unifiée est la technologie la plus récente qui peut révolutionner la communication de votre entreprise. C’est un système unique qui peut intégrer tous vos outils de communication sur une seule plateforme. La VoIP et de nombreuses autres nouvelles technologies peuvent être intégrées pour créer un système de communication robuste. Il serait non seulement pertinent pour les 5 prochaines années, mais aiderait également à résoudre divers problèmes de communication. La clarté et la cohérence offertes par UC sont incomparables. L’UC utilise un support pris en charge par Internet, la fibre optique et d’autres nouveaux équipements de transmission les plus récents. Cela l’aide à fournir des signaux de haute qualité sur de longues distances. L’UC peut être connectée au réseau informatique existant et utilise largement Internet.