Nous oublions souvent que lorsque nous parlons de simplification, nous parlons de réduire la quantité de quelque chose. Vrai?
Oui, voir: Quelle est la différence entre une chambre simple et une chambre double?
Le double a 2 lits!
Dans le dictionnaire Merriam-Webster, nous avons cette définition:
Simple: facilement compris ou exécuté.
Par conséquent, lorsqu’il s’agit de simplifier les processus métier, l’objectif est de minimiser les activités et les tâches, tout en étant efficient, efficace et productif, tout en offrant de la valeur au client.
C’est le dilemme!
Parce qu’il est difficile de décider ce qui peut être supprimé sans affecter le processus.
Dans ce contexte, certaines techniques peuvent aider à supprimer certaines tâches et activités (celles qui n’ajoutent pas de valeur).
En fait, ces techniques de simplification des processus métier indiquent des moyens de réduire les tâches et les activités les plus à risque de ne pas être exécutées correctement.
Par conséquent, les activités et les tâches ne sont pas nécessairement éliminées (certaines sont, comme nous l’avons dit: celles qui n’ajoutent pas de valeur), mais sont exécutées de manière différente, plus affirmée.
Le résultat est une simplification des processus métier non pas nécessairement par la diminution drastique du nombre d’activités, mais par la réduction des activités risquées du processus, en les exécutant d’une autre manière.
Voir aussi: 3 Techniques de cartographie, d’analyse et d’amélioration des processus
Techniques de simplification des processus métier à appliquer dans votre entreprise
Ces cinq idées de simplification des processus métier sont largement utilisées dans la modélisation des processus à l’aide des outils de modélisation BPMN.
Mais regarder une carte de processus ne vous montre pas où il y a un risque ou un contact direct avec le client (ce qui doit toujours être Wow!).
Examinez donc comment identifier ces opportunités pour améliorer le processus organisationnel.
1 – Interaction entre systèmes
Lorsque deux systèmes ou suites logicielles interagissent l’un avec l’autre, il doit y avoir un échange de données. La plupart du temps, cela se fait manuellement, sous réserve de fautes de frappe et même de procrastination.
Un moyen classique de réduire le risque de cet échange de données consiste à créer une interface d’intégration entre les deux systèmes.
Un exemple d’utilisation de cette simplification des processus métier est très courant dans les logiciels de conception graphique.
Il existe plusieurs programmes différents sur le marché. Et la plupart d’entre eux ont une fonctionnalité appelée « exportation de fichiers ».
Par conséquent, les suites logicielles « se parlent ». Si le concepteur a besoin d’importer un fichier à partir d’une image créée dans un autre logiciel pour l’utiliser dans son système, il lui suffit d’utiliser cette commande, et cela fonctionnera sans aucun problème.
2 – Automatisation des processus
L’automatisation est le contrôle des activités « humaines » et des systèmes.
Regardez cette vidéo sur l’automatisation des processus métier:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- Standardisation des processus
L’un des moyens les plus objectifs de simplifier les processus organisationnels consiste à standardiser des processus récurrents et identiques.
Par exemple : Imaginez un cabinet d’avocats.
Il a plusieurs processus différents, chacun avec des tâches et des activités distinctes et leurs particularités, selon l’instance, la cause, etc.
Mais dans chacun d’eux, il y aura un moment où vous devrez collecter et authentifier les signatures. Si ce processus est standardisé, vous pourrez grandement simplifier les activités de l’entreprise, en les reproduisant simplement lorsque cela est nécessaire.
En savoir plus : Standardisation des processus métier : Tout ce que vous devez savoir.
4 – Définition des règles métier
L’objectif principal d’un ensemble de règles métier est de faciliter la prise de décision. Ils doivent être simples, en contournant le flux du processus sans délai ni indécision.
Un exemple classique est la définition des allocations de prêts bancaires. La règle métier est simple: Jusqu’à un montant de X mille dollars, le responsable de l’agence peut accorder le prêt de manière autonome. Tout montant supérieur à cela et ils doivent consulter leur gestionnaire.
5 – Externalisation
L’externalisation a été généralisée dans le passé, et aujourd’hui elle est revenue dans un autre contexte: en raison des facilités de communication et d’intégration entre les professionnels avec l’utilisation des technologies de cloud computing.
Deux exemples de cette simplification des processus métier sont la diffusion des entreprises SaaS (qui voient un service qui était auparavant effectué dans l’entreprise) et le nombre de professionnels externalisés qui travaillent dans un bureau à domicile, en tant que pigistes.
Souhaitez-vous appliquer ces techniques dans votre entreprise ? Utilisez un logiciel d’automatisation des processus métier basé sur le cloud avec notation BPMN et le meilleur de tous; c’est gratuit!
Visitez le site Web de HEFLO maintenant et commencez à modéliser les processus rapidement et intuitivement!