En tant que propriétaire d’entreprise, il y a beaucoup de choses à faire attention lors de la gestion de votre entreprise. Paie, embauche, tenue de livres the la liste s’allonge encore et encore. Et, cette liste comprend la surveillance de tous vos dossiers commerciaux. Alors, quels sont les dossiers commerciaux les plus importants à suivre?
Dossiers commerciaux pour suivre
L’IRS vous oblige à conserver un certain nombre de dossiers pendant un certain temps (par exemple, des dossiers fiscaux). Mais, quels sont les types de tenue de dossiers que vous devriez surveiller même si vous n’êtes pas tenu de les conserver? Il y a six dossiers commerciaux à surveiller:
- Documents comptables
- Relevés bancaires
- Prêts aux entreprises
- Documents juridiques
- Permis et licences
- Documents d’assurance
Documents comptables
Vous documentez toutes les transactions de votre entreprise dans vos documents comptables. Les registres comptables nécessaires pour les entreprises comprennent toutes les informations sur vos revenus, vos capitaux propres et vos dépenses. À partir de vos enregistrements comptables financiers, vous pouvez compiler les données en états financiers et calculer les ratios des petites entreprises.
Vous devez suivre vos documents comptables pour:
- Voyez la santé financière de votre entreprise
- Mesurez la rentabilité de votre entreprise au fil du temps
- Analysez les tendances pour prendre de meilleures décisions financières
- Déterminez si vous avez suffisamment de capital pour couvrir vos dépenses
- Comprenez si votre budget actuel est réussi
Surveillez vos dossiers financiers à intervalles réguliers (par exemple, mensuellement ou trimestriel). Et vérifiez que vous suivez toutes les dépenses et toutes les sources de revenus. Sans toutes les données comptables, vos dossiers sont incomplets et donnent des informations inexactes. Conservez tous les reçus et copies des factures pour sauvegarder vos dossiers.
Le gouvernement fédéral exige que vous conserviez des documents financiers indiquant vos revenus et vos dépenses. Utilisez vos registres comptables pour produire vos déclarations de revenus d’entreprise.
Après avoir produit votre déclaration de revenus, conservez vos dossiers fiscaux. Pourquoi? Parce que l’IRS vous oblige à conserver ces enregistrements pendant une période spécifique. Si vous ne produisez pas de déclaration, vous devez conserver les registres fiscaux indéfiniment. Vérifiez auprès de votre comptable, de votre état ou de l’IRS pour confirmer combien de temps vous devez conserver des dossiers individuels.
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Relevés bancaires
Vos relevés bancaires détaillent tous vos comptes auprès de la banque. Les comptes peuvent inclure vos enregistrements de chèques, d’épargne, d’investissement et de carte de crédit. Et, vous pouvez rapprocher vos comptes bancaires avec les enregistrements comptables que vous devez suivre.
Comparez vos relevés bancaires à vos dossiers financiers et examinez-les pour détecter d’éventuelles erreurs. Si vos relevés bancaires ne correspondent pas à vos registres comptables, il peut y avoir une erreur dans vos livres.
Les relevés bancaires vous aident également à suivre les progrès de votre entreprise. Et, vous utilisez vos relevés bancaires pour déclarer vos impôts.
Prêts aux entreprises
Avez-vous un prêt aux entreprises? Si c’est le cas, le suivi de votre prêt est crucial. Vous voulez suivre des choses comme:
- Montant du prêt initial
- Date d’approbation du prêt
- Date de décaissement
- Date de remboursement prévue
- Dates d’échéance du paiement du prêt
- Variations des taux d’intérêt (le cas échéant)
Conservez tous les documents du prêt dans un endroit où vous pouvez facilement y accéder. Si vous décidez de rembourser le prêt plus tôt ou si vous avez besoin d’une prolongation, fournissez la documentation au fournisseur de prêt.
Suivez les remboursements de prêts commerciaux dans vos livres. Débitez le compte de prêt pour réduire le passif dans vos livres et créditez le compte de trésorerie pour les paiements.
L’objectif du suivi de votre prêt d’entreprise est de vous assurer de ne pas manquer de paiements et de gérer les risques. Et, vous pouvez augmenter vos chances de recevoir des prêts à l’avenir grâce à des plans de remboursement de prêts responsables. Ne pas manquer de paiements et rembourser la totalité du prêt comme indiqué dans l’accord de prêt contribue à augmenter le pointage de crédit de votre entreprise. De plus, un pointage de crédit d’entreprise plus élevé indique aux prêteurs que vous êtes un emprunteur responsable avec un risque moindre.
Documents juridiques
Les documents juridiques dont votre entreprise dispose dépendent de la structure de votre entreprise. Par exemple, les sociétés constituées en personne morale (par exemple, C corporation) doivent conserver leurs statuts constitutifs. D’autres documents juridiques incluent des accords de partenariat pour les sociétés de personnes ou un DBA (alias doing business as) pour les entreprises individuelles.
Vous devez conserver tous les documents légaux prouvant que vous êtes propriétaire de votre entreprise. Conservez ces documents dans un endroit sûr au cas où vous auriez besoin de fournir une preuve de propriété.
N’oubliez pas que le suivi de vos documents juridiques est différent du suivi des dossiers financiers. Vous devez savoir où vous stockez vos documents afin de pouvoir les retirer facilement chaque fois que vous en avez besoin.
Permis et licences
Les gouvernements des États et des collectivités locales peuvent vous demander d’obtenir divers permis ou licences pour exploiter votre entreprise. Et selon l’industrie de votre entreprise, vous devrez peut-être demander et recevoir des permis ou des licences spécifiques à l’industrie.
Par exemple, les entreprises qui vendent des aliments ou des boissons peuvent avoir besoin d’obtenir un permis de santé pour vendre ces articles. Et si vous décidez de vendre de l’alcool dans votre entreprise, vous devez demander un permis d’alcool.
Suivez vos permis et licences car vous devrez peut-être les renouveler périodiquement. Et gardez un œil sur toute modification des lois relatives aux permis ou licences dont votre entreprise dispose. Si une loi change où vous devez poster ou à quelle fréquence vous devez renouveler un permis ou une licence, respectez-vous rapidement pour éviter des pénalités ou des amendes.
Documents d’assurance
Il existe différents types de polices d’assurance que vous devrez peut-être souscrire lorsque vous dirigez une entreprise. Voici des exemples des types d’assurance que vous pouvez souscrire ::
- Assurance responsabilité professionnelle
- Assurance locataires
- Assurance auto
- Assurance accidents du travail
- Assurance revenu d’entreprise
- Assurance responsabilité professionnelle
- Polices d’assurance cyber
Mais pour utiliser votre assurance, vous devez fournir une preuve d’assurance. Gardez une trace de l’emplacement de vos polices d’assurance. De cette façon, vous pouvez avoir votre numéro de police d’assurance et d’autres informations d’identification à portée de main si vous devez déposer une réclamation.
Les polices d’assurance peuvent aider à protéger votre entreprise en cas de:
- Catastrophes naturelles (p. ex. inondations)
- Poursuites judiciaires
- Employés malades ou blessés au travail
- Violations de données
- Accidents de voiture
- Dommages causés à votre établissement (p. ex. incendie)
Pensez à conserver des copies de vos polices d’assurance dans un endroit où elles ne peuvent pas être endommagées. Par exemple, vous pouvez stocker des enregistrements numériquement dans le cloud ou physiquement dans une boîte verrouillée ignifuge. Demandez également à votre assureur s’il vous offre un compte numérique pour télécharger ou consulter votre assurance en ligne au lieu de documents papier.
Cet article a été mis à jour à partir de sa date de publication originale du 8 avril 2016.
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