L’époque d’un bureau animé avec des dizaines d’employés en tenue de cérémonie est révolue depuis longtemps. Les méthodes de travail traditionnelles ont été remplacées par des méthodes de travail plus récentes et plus rentables, telles qu’un bureau virtuel.
Un bureau virtuel fournit les fonctions et les services d’un bureau ordinaire, mais sans emplacement physique. Il est idéal pour une entreprise naissante car il permet d’économiser sur les frais généraux. Cela rend les bureaux virtuels populaires pour les petites entreprises ou les start-ups. Ils peuvent économiser des dépenses liées à un bureau physique tout en bénéficiant des avantages d’une adresse de bureau typique. Alors, quels sont les autres avantages?
En plus de la réduction des dépenses, un bureau virtuel vous offre une flexibilité inégalée. Avec une connexion Internet, n’importe où peut être votre bureau!Explorons pourquoi vous avez besoin d’un bureau virtuel et ce qui est nécessaire lors de la création d’un bureau virtuel.
Pourquoi Avez-Vous Besoin D’un Bureau Virtuel?
En raison de difficultés financières précoces, les nouvelles entreprises souhaitent réduire leurs coûts partout où elles le peuvent. Les paiements de bureau représentent les principales dépenses et doivent d’abord être réduits. Par exemple, un espace de coworking dans un centre d’affaires tel que New York peut coûter jusqu’à 500 $ par mois.
Si vous préférez configurer vous-même un espace de bureau, la règle du 3-30-300 est plus pertinente. Il donne le coût réel d’exploitation d’un espace de bureau. Pour chaque tranche de 3 $ dépensée en paiements de services publics, 30 $ sont dépensés en frais de location et 300 further supplémentaires en dépenses salariales par pied carré d’espace de travail annuellement.
Pour une entreprise qui peine à trouver ses marques dans les premiers jours, ces coûts peuvent présenter des défis et entraver sa croissance. Tenez compte d’une étude récente selon laquelle les bureaux privés restent inoccupés 77% du temps. Avec un tel gaspillage de ressources, l’argument de la création d’un bureau virtuel devient encore plus important.
7 Étapes pour créer un Bureau virtuel
Maintenant que nous savons pourquoi nous avons besoin d’un bureau virtuel, familiarisons-nous avec le « comment ». Voici quelques étapes:
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Avoir une stratégie
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Embauchez les bonnes personnes
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Configurer une adresse de bureau
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Configurer un téléphone de bureau
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Obtenez Les Outils Nécessaires
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Avoir un Assistant Virtuel
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Restez connecté avec votre Équipe
Avoir une stratégie
Une stratégie saine vous évite d’avoir à lutter plus tard sur la route. Lors de la création d’un bureau virtuel, notez vos tâches et assurez-vous que tout le processus est planifié.Même si vous ne travaillez pas dans un espace de bureau régulier, vous devez toujours élaborer une stratégie.
Ce n’est pas trop différent de ce que vous auriez habituellement si vous travailliez traditionnellement. Les fondamentaux de l’entreprise ne changent pas, et les objectifs non plus.
Certains domaines nécessitant une planification sont:
• Analyse du marché
• Analyse de la concurrence
• Propositions de valeur
• Structure de l’entreprise
• Marché cible
• Stratégie marketing
• Entrées financières
Embaucher les Bonnes personnes
Une idée peut provenir d’un seul esprit, mais elle doit être mise en œuvre par une équipe. Avec une façon de travailler peu orthodoxe, trouver les bonnes personnes pour le travail peut être difficile. Certains employés pourraient mettre un certain temps à s’adapter au nouveau système, tandis que d’autres pourraient ne pas s’adapter du tout.
Avec un bureau virtuel, le bassin de talents parmi lequel vous pouvez choisir votre équipe s’élargit considérablement, voire devient mondial. La flexibilité dans le travail est quelque chose que la plupart des employés recherchent, et elle peut inciter les talents à venir travailler pour vous.
Configurez une adresse de bureau
Même si vous travaillez virtuellement, vous devez toujours recevoir du courrier. Ce courrier peut être des documents officiels ou de la correspondance client. De plus, il peut y avoir des obstacles réglementaires, qui pourraient vous obliger à avoir un emplacement de bureau physique et des coordonnées.
Outre les formalités administratives, il est avantageux pour l’image publique d’une entreprise d’avoir une adresse professionnelle de travail. Il existe plusieurs fournisseurs de services pour une adresse virtuelle. Ils vous donnent une adresse physique pour recevoir votre courrier et d’autres documents. Chaque fois qu’ils reçoivent du courrier qui vous est destiné, vous recevez une notification ou un message de la salle de messagerie numérique.
Vous pouvez ensuite choisir une autre ligne de conduite concernant le paquet. Vous pouvez l’ouvrir, le scanner et vous l’envoyer, le conserver ou le détruire. Maintenant, vous savez comment créer une adresse de bureau virtuelle.
Configurer un téléphone de bureau
Tout comme une adresse, un numéro de téléphone est indispensable. Les systèmes téléphoniques virtuels utilisent la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol) et toutes les communications se font sur Internet. Avec la VoIP, vous obtenez un numéro de téléphone régulier, mais sans avoir à obtenir une ligne fixe physique.
Vous pouvez utiliser des systèmes VoIP sur vos téléphones mobiles ou ordinateurs portables Android / iOS et les ordinateurs utilisant Windows ou Mac. Cela vous évite d’avoir à acheter du matériel supplémentaire tel qu’un téléphone de table.
Obtenez les outils nécessaires
Il est essentiel que vous soyez bien équipé et préparé pour faire fonctionner votre bureau virtuel comme une machine bien huilée. À cette fin, vous avez besoin d’outils à portée de main qui peuvent aider votre travail à progresser en douceur. Il peut s’agir de logiciels de productivité, de services de stockage, de plates-formes de planification et bien plus encore. Discutons d’un exemple!
Le stockage en nuage est quelque chose dont vous aurez besoin si vous travaillez dans un bureau virtuel. Gardez vos données en sécurité tout en restant facilement accessibles dans toute l’entreprise. Des outils comme Trello aident l’équipe à rester sur la même longueur d’onde et à gérer efficacement de nombreuses tâches du personnel. D’autres services proposent également des outils de facturation en ligne et des trackers de productivité. Ils peuvent vous aider à suivre les heures de travail et les congés des employés.
Avoir un Assistant virtuel
Un assistant virtuel vous aide à déléguer des tâches non critiques et à gagner du temps pour les questions importantes. Ces tâches peuvent être liées aux ressources humaines, à la planification des tâches ou à d’autres activités organisationnelles. Les assistants virtuels peuvent se spécialiser dans un domaine spécifique ou tout prendre sous leur égide.
Quel que soit le cas, ils peuvent s’avérer précieux pour réduire votre charge de travail, vous permettant de vous concentrer sur la vue d’ensemble.
Restez connecté
Travailler dans un bureau virtuel, tout en ayant ses avantages, pose également un ensemble de défis. Vous devez être en contact avec votre équipe, savoir ce qu’elle prépare, coordonner les affaires urgentes et être généralement sur la même longueur d’onde. Cela peut être difficile lorsque vous travaillez à partir de plusieurs endroits, et c’est pourquoi une communication efficace est essentielle.
Pour éliminer tout malentendu potentiel, vous pouvez utiliser des outils tels que Slack et Zoom pour votre équipe virtuelle. Ils vous permettent d’être en contact permanent avec vos employés.Vous pouvez également utiliser des outils de gestion de la productivité pour coordonner efficacement le travail au sein d’une équipe.
Terminez!
Les bureaux virtuels offrent flexibilité, adaptabilité et évolutivité. Tous ces facteurs sont importants pour une entreprise en plein essor et servent de moteur de croissance. Il est préférable de rester à jour avec les exigences d’un bureau virtuel et de savoir quels outils utiliser. Vous pouvez vous reposer et avoir la certitude que votre bureau virtuel sera efficace.