Alors que les gens dîment et donnent, ils font confiance aux dirigeants de l’église pour utiliser cet argent à bon escient. Pour maintenir une excellente gestion des finances de l’église, vous avez besoin de politiques bien définies et de contrôles internes en place. Ces pratiques peuvent réduire considérablement la probabilité de fraude financière et augmenter l’utilisation judicieuse des fonds de l’Église.
#1: Toujours avoir au moins trois personnes présentes tout en comptant l’offre
Bien que les dons textuels et en ligne gagnent en popularité, de nombreuses personnes continuent de donner en espèces ou par chèques. Si vous avez trois personnes ou plus présentes pendant le comptage de l’offrande, il est beaucoup plus difficile pour une seule personne de voler à la congrégation.
#2: Établir les niveaux d’autorité financière
Déterminer, documenter et communiquer qui a le pouvoir de faire ce qui suit:
- Signer des chèques (et à quels montants)
- Contracter des dettes au nom de l’église
- Établir de nouveaux comptes bancaires
- Utiliser des cartes de débit / crédit de l’église (pour quels types d’achats et à quelles limites de dépenses)
Pour chacun de ces scénarios, il est sage d’avoir plus d’une personne indépendante impliquée dans ces processus. Cette politique protège l’Église contre les individus qui travaillent ensemble pour commettre des fraudes et ceux qui ont l’autorité contre les accusations injustifiées.
#3: Définir et documenter un processus de demande de bienveillance
Les demandes de bienveillance nous touchent au cœur, ce qui rend difficile l’offre d’une réponse objective. Pour assurer un traitement équitable et une bonne gestion des finances de l’Église, vous devez développer une méthode standard pour traiter de telles demandes. Cela devrait inclure un formulaire de demande, des critères spécifiques expliquant pourquoi une demande serait approuvée ou désapprouvée, comment l’argent sera dispersé, qui a le pouvoir d’approuver les demandes et comment la demande sera documentée du début à la fin.
#4: Élaborer un budget
Un budget est un plan sur la façon dont l’Église affectera l’argent que Dieu (et la congrégation) confie à la direction. Chaque chef de département du ministère devrait proposer ce qu’il veut accomplir au cours de l’année à venir et les fonds dont il aura besoin pour cet effort. Consolidez ces demandes et prenez le budget global à travers le processus d’examen et d’approbation de l’Église. Vous devrez probablement faire quelques itérations avant de finaliser le budget de l’année à venir.
#5: Revue mensuelle des finances de l’église
Le pasteur principal, le pasteur exécutif et le chef de chaque département doivent examiner les rapports financiers tels que le budget par rapport aux données réelles pour chaque domaine du ministère sur une base mensuelle. Les dirigeants du ministère doivent expliquer tout écart important. Ce rapport devrait également être examiné avec le conseil, les aînés et/ou les diacres.
#6: Demander un audit externe
Embaucher un tiers neutre pour auditer les registres comptables de l’église chaque année et fournir leurs conclusions au pasteur principal, au conseil, aux anciens et aux diacres. Cela amène des experts impartiaux à fournir leur opinion sur la performance de votre équipe comptable et l’efficacité de vos processus et politiques comptables. Ce processus fournit également un autre niveau de responsabilité. Envisagez de fournir les résultats de cette vérification dans un rapport annuel à la congrégation.
#7: Embaucher du personnel comptable expérimenté
Embaucher un membre de la congrégation pour superviser votre bureau des finances en raison d’une relation familiale et de la volonté de l’individu de réduire son salaire n’est pas sage. Vous ne pouvez pas vous permettre d’avoir des finances de l’église mal gérées, alors investissez dans une personne qualifiée qui a des années d’expérience comptable éprouvée. Si vous pouvez embaucher un CPA, c’est génial. Sinon, embauchez au moins une personne avec un diplôme en comptabilité et plus de 5 ans d’expérience (avec de bonnes références et une vérification claire des antécédents). En outre, l’externalisation des tâches nécessitant un personnel plus expérimenté pourrait être une option plus économique. Demandez ensuite à un CPA d’examiner vos dossiers financiers au moins une fois par an.
Alors que votre congrégation vous confie leurs dîmes et leurs offrandes, prenez ces mesures pour vous assurer que ces finances sont dépensées efficacement et avec intégrité. Il est facile de négliger les processus de back-office car ils ne ressemblent pas immédiatement à un ministère. Cependant, le maintien de la confiance de votre congrégation et de la communauté est un fondement sur lequel vous bâtissez votre ministère.