9 Compétences de Communication essentielles pour tout Lieu de travail (et comment les améliorer)

15 février 2021 – Gini Beqiri

Sans de grandes compétences de communication sur le lieu de travail, toute entreprise s’arrêtera tout simplement. Il n’y a rien de pire qu’une mauvaise communication entre le personnel individuel et des départements entiers qui provoque un chaos total, de la frustration, un manque de progrès, des délais manqués et très probablement du personnel qui décide de partir.

Pourquoi les compétences en communication sont-elles importantes?

La communication est fondamentalement la graisse qui rend toute entreprise fluide.

Si vous êtes dans une entreprise solidaire où tout le monde sait ce qui se passe, ce que l’entreprise vise en termes d’objectifs à long et à court terme, et plus important encore, pourquoi, vous avez le meilleur endroit pour travailler.

Avec une bonne communication en milieu de travail, le personnel se sent engagé et enthousiaste, et il se sent partie intégrante de quelque chose. Ils travaillent sans avoir besoin d’être micro-gérés, et ils proposent des idées et des solutions, car ils savent qu’ils seront entendus et qu’il y a de très bonnes chances que ce qu’ils suggèrent soit mis en œuvre.

• En savoir plus sur l’importance des compétences en communication en entreprise

9 Compétences de communication essentielles pour tout lieu de travail

Alors, si vous espérez vous assurer que votre entreprise est le genre d’endroit où tout le monde est engagé et enthousiaste, quelles sont les compétences que vous devez avoir et encourager pour y arriver?

Compétences d’écoute

Avant tout, les gens ont besoin de s’écouter les uns les autres. Plus que cela, ils ont besoin de s’entendre, de réfléchir à ce qui se dit, de le reconnaître et de comprendre.

Les pires erreurs de communication se produisent parce que les gens ne parviennent pas à écouter correctement, puis partent faire ce qu’ils *pensent * a été dit, plutôt que ce qui a été réellement dit.

L’écoute active est l’une des compétences les plus importantes que tout le monde puisse développer, des réalisateurs jusqu’aux réalisateurs.

Empathie

Après avoir écouté, la chose la plus importante que tout le monde puisse faire est de comprendre et d’empathie avec les autres. Si vous pouvez vous mettre à la place des autres, vous pouvez comprendre ce qu’ils ressentent, mieux comprendre comment vous pouvez les aider, comprendre leurs frustrations et leurs points douloureux et mieux communiquer avec eux.

Et cela vaut pour les autres membres du personnel, la direction ET vos clients.

• Pour plus d’informations, lisez Surmonter les obstacles à l’empathie

Patience

Avec l’empathie, avoir juste un peu de patience peut vous aider à communiquer calmement ce que vous ressentez, même lorsque vous êtes frustré et ennuyé, ce qui améliore votre point de vue et est beaucoup moins susceptible de faire reculer quelqu’un ou de provoquer une dispute.

• Lisez ces quatre étapes pour développer la patience

Attitude positive

Adopter une approche positive rend la vie beaucoup plus facile et beaucoup plus agréable à la fois pour vous et pour votre entourage. Si vous êtes toujours positif, vous avez tendance à supposer que les choses peuvent être faites et que les problèmes sont résolus, plutôt que de ne pas le faire. Vous vous sentez mieux, vous cherchez le bien dans les choses, et vous le trouvez.

C’est une bien meilleure façon de travailler, que d’être celui qui abat toujours chaque idée et suppose que les choses vont toujours mal tourner.

Et quand les choses tournent mal, vous les traiterez beaucoup mieux avec une attitude positive.

Être honnête et ouvert d’esprit

Revenir à la positivité, être ouvert d’esprit et ouvert aux possibilités vous permettra d’aller beaucoup plus loin que de rejeter chaque idée avant qu’elle n’ait eu la chance de fonctionner.

Parallèlement à cela, être honnête est un must. La confiance est extrêmement importante dans n’importe quelle situation, et lorsque les gens travaillent en équipe, ils doivent savoir qu’ils peuvent compter les uns sur les autres pour faire ce qu’ils disent et être honnêtes à ce sujet.

Et oui, cela inclut quand vous êtes celui qui a gâché quelque chose. Ça arrive, mais ce n’est pas la fin du monde. Rappelez-vous, les gens ne peuvent pas vous aider à le réparer s’ils ne le savent pas.

Donner et recevoir des commentaires

Oui, cela ne fait pas de bien si vous n’avez pas atteint une norme ou si vous avez fait quelque chose de mal, mais pouvoir accepter des commentaires vraiment bien intentionnés aide énormément à avancer après un problème.

De même, être capable de donner de bons commentaires positifs est une compétence qui peut faire en sorte que tous ceux avec qui vous travaillez se sentent bien.

Langage corporel

Surveillez votre langage corporel lorsque vous communiquez et lorsque vous écoutez. Les épaules ouvertes, détendues et penchées en avant montrent que vous êtes engagé, vraiment à l’écoute et ouvert aux idées, tandis que les bras croisés et penchés en arrière peuvent vous donner l’impression d’être distant, de ne pas être impliqué et de ne pas être ouvert à de nouvelles façons de faire les choses.

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Clarté et brièveté

Il n’est pas nécessaire d’écrire un essai ou de faire un discours pour exprimer une idée ou faire passer votre point de vue. Le temps est précieux dans toute entreprise, et le temps de vos collègues est tout aussi précieux que le vôtre.

Soyez bref, précis et n’incluez que les informations nécessaires.

Et faites un suivi par écrit, vous avez donc une copie de ce que vous avez dit pour confirmation, et votre public a une copie à laquelle il peut se référer, pour vérifier ce qui a été dit et ce qu’il doit faire.

Auto-amélioration

L’amélioration continue n’est pas seulement pour l’entreprise. L’apprentissage tout au long de la vie est bon pour vous, vous donnant de nouvelles perspectives et idées, et élargissant votre expérience et votre point de vue.

Comment améliorer votre communication en milieu de travail

Toute amélioration dans une entreprise doit venir de haut en bas. Si la direction n’est pas intéressée à améliorer les communications au sein de l’entreprise, il n’y a que jusqu’à présent que le personnel peut aller pour y arriver.

Le PDG et les administrateurs doivent être activement impliqués et encouragés pour permettre à tout ce qui se passe et être pris au sérieux.

Bonne gestion et leadership

Par la suite, cela ne fonctionnera qu’avec un bon leadership et une bonne gestion. S’il y a un problème au niveau de la direction, cela devra d’abord être réglé, avant que toute autre chose ne puisse être faite.

Les gestionnaires peuvent avoir besoin de se recycler et de comprendre ce qui doit être fait avant de pouvoir transmettre les choses à leur personnel et d’encourager une meilleure communication.

Cours de communication

Il est utile que tout le monde dans l’entreprise soit sur la même longueur d’onde, donc suivre le même cours de communication ou faire appel à un formateur pour couvrir le sujet dans toute l’entreprise est la meilleure voie à suivre.

Les cours de communication, qu’ils soient en ligne ou hors ligne, sont brillants pour aider les gens à comprendre où ils vont mal, leur donner de nouvelles façons de se relier les uns aux autres et de comprendre comment ils peuvent aller de l’avant.

• Liste des meilleurs cours de compétences en communication

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Processus et procédures

La communication écrite est tout aussi importante que la communication orale, et il n’y a nulle part où il y a plus de risques de goulots d’étranglement et de problèmes de flux de travail que dans les processus et procédures de l’entreprise.

Dans le cadre de votre nouvelle stratégie de communication, il est indispensable que tous les processus et procédures soient également revus.

Avec les compétences nouvelles que tout le monde a acquises grâce au cours de communication, il y a de fortes chances qu’il y ait beaucoup plus d’idées et d’énergie et d’enthousiasme pour bien faire vos procédures.

Examens et évaluations du rendement

Des commentaires réguliers sont brillants pour aider le personnel à s’améliorer et à atteindre ses objectifs personnels, tant qu’ils sont bien faits. Des commentaires constructifs et vraiment utiles vous mèneront toujours plus loin que des critiques de mauvaise humeur.

Exercices de team building

Le team building peut vraiment former votre personnel en groupes cohésifs qui communiquent mieux et aiment vraiment travailler ensemble.

Le team building en interne peut être bon pour démarrer les choses, mais de temps en temps, le simple fait de sortir du bureau, que ce soit pour des réunions du personnel ou des exercices de team building, peut vraiment faire la différence.

Un changement de décor peut susciter de nouvelles idées que vous n’auriez peut-être pas eues en regardant les quatre mêmes murs.

Non seulement cela, mais les soirées sociales où le seul point est de s’amuser et de mieux se connaître peuvent aider votre personnel à créer des liens et à se sentir comme s’ils faisaient partie de l’équipe.

Offrez une plate-forme pour des commentaires anonymes

Parfois, peu importe à quel point vous êtes encourageant, le personnel se sent plus à l’aise s’il peut publier anonymement une idée ou parler d’un problème.

Il se peut qu’ils aient un problème avec leur responsable direct, ou qu’ils ne veulent pas avoir d’autres membres du personnel en difficulté, mais ils savent que quelque chose ne fonctionne pas qui affecte l’entreprise, ou simplement que certaines personnes ne sont pas à l’aise avec parler en groupe.

Quelle qu’en soit la raison, le fait d’avoir un canal de commentaires anonymes vous offre cette option supplémentaire pour capturer toutes les idées et suggestions de votre personnel.

Utilisez des canaux de communication brillants

Il y a tellement plus disponible que le simple courrier électronique de nos jours. Choisir la bonne application ou le bon logiciel pour amener les gens à communiquer, à partager et à coopérer sur des projets peut ajouter la touche finale à votre stratégie de communication.

Essayez Slack, Asana, Trello, Google Docs ou tout autre outil parmi d’autres pour vous aider, vous et votre personnel, à communiquer.

Slack peut améliorer la communication sur le lieu de travail, en particulier avec les travailleurs à distance.

Vous devrez peut-être en essayer quelques-uns pour trouver le meilleur pour votre entreprise, mais vous le saurez lorsque vous le trouverez, en raison de la différence qu’il fait pour votre productivité.

Traiter avec les employés

Promouvoir des personnes ayant d’excellentes compétences en communication est un excellent moyen d’encourager les autres membres du personnel à suivre leur exemple. Et vous aurez un nouveau manager qui est à l’écoute de ce que vous essayez d’accomplir et qui communique déjà bien avec vous et son équipe.

Inversement, même avec la meilleure volonté du monde de votre part, certaines personnes n’assumeront pas ce que vous essayez de réaliser et refuseront de communiquer positivement ou de contribuer. Si vous ne pouvez pas les encourager à participer en les recyclant et en leur parlant, il vaut parfois mieux les laisser partir. Vous ne pouvez pas vous permettre d’avoir un membre de l’équipe qui entraîne constamment tout le monde vers le bas.

Alors, voilà. Suivez les conseils ci-dessus d’une manière qui convient à votre entreprise et à votre personnel, et vous pourriez être en route vers le genre d’entreprise pour laquelle les gens ont hâte de travailler et dont les clients sont ravis.