16 juillet 2017
Par Lauren Cranford
Les absences de patients et les annulations de dernière minute sont une réalité de gaspillage d’argent et de ressources pour les cabinets médicaux. Il n’y a aucun moyen de les contourner entièrement, mais certaines mesures pratiques peuvent être prises pour les réduire au minimum. Voici quelques bonnes pratiques éprouvées pour réduire le nombre de non-présentations.
Communiquer des rappels selon la méthode que le patient Préfère
Les rappels de rendez-vous téléphoniques ne font jamais de mal, mais certains patients sont plus susceptibles de prêter attention à un texte ou à un e-mail. Bien que cela ajoute un peu de complexité, le choix de la méthode de rappel que le patient préfère peut avoir un impact important sur la réduction des non-présentations.
Soyez clair Sur les raisons des Visites de suivi
La première étape pour éviter une non-présentation peut commencer lorsque le rendez-vous est prévu. Si la visite doit être un suivi, assurez-vous de communiquer la raison pour laquelle un rendez-vous est nécessaire, ce qui sera discuté et quelles actions supplémentaires peuvent être attendues. Les gens sont plus susceptibles de venir à un rendez-vous de suivi même s’ils se sentent mieux s’ils comprennent clairement pourquoi c’est important.
Mettre en œuvre un programme de télémédecine
Bien que les non-présentations et les annulations soient une grande douleur pour les cabinets, il existe de nombreux défis légitimes qui peuvent rendre l’entrée au bureau difficile pour les patients. Manquer du temps au travail, trouver des services de garde d’enfants et perdre du temps ou de l’argent dans la circulation sont des préoccupations réelles qui mènent à des rendez-vous manqués. Une façon de soulager les patients de ces fardeaux est de mettre en œuvre un programme de télémédecine. Les visites par vidéo sont beaucoup plus faciles, plus rapides et moins coûteuses pour les patients et éliminent bon nombre des raisons pour lesquelles les gens ne se présentent pas.
Avoir une politique d’annulation
Les avis divergent sur la question de savoir si c’est une bonne idée de facturer des frais pour les non-présentations et les annulations de dernière minute, mais que vous décidiez ou non de le faire, il est utile d’avoir une politique d’annulation écrite que les patients signent. Il devrait indiquer les raisons pour lesquelles les non-présentations sont mauvaises pour la pratique et nuisent aux résultats sur la santé des patients. Il devrait demander au patient de s’engager à respecter un délai de notification raisonnable s’il doit annuler ou reporter un rendez-vous.
Réduire les temps d’attente
Votre politique d’annulation demandera aux patients de respecter votre temps en donnant un avis s’ils doivent annuler, il est raisonnable pour eux de s’attendre à ce que votre bureau respecte leur temps en minimisant le temps qu’ils doivent attendre pour être vus. C’est un autre avantage d’un programme de télémédecine, qui a tendance à réduire les temps d’attente pour les patients qui doivent se présenter au cabinet. Si le bureau est en retard pour une raison quelconque, assurez-vous de le communiquer aux patients afin qu’ils sachent à quoi s’attendre.
Suivi Après une annulation ou une non-présentation
En cherchant à savoir pourquoi un rendez-vous a été manqué, votre personnel peut constater certaines tendances ou des erreurs de processus de notification qui pourraient être corrigées pour améliorer le nombre de rendez-vous maintenus.
Identifiez les patients Qui Manquent régulièrement des rendez-vous
Assurez-vous de suivre les non-présentations et les annulations afin de pouvoir identifier les patients particuliers qui manquent régulièrement des rendez-vous. Vous pouvez découvrir une barrière qui les empêche d’entrer et qui peut être abordée. Ils peuvent également avoir besoin d’un rappel sur votre politique d’annulation. Dans les cas extrêmes, il peut être logique de décharger un patient qui manque habituellement des rendez-vous en raison de sa négligence, mais il existe souvent un moyen de résoudre le défi et de renverser la situation.
Facilitez la modification ou l’annulation d’un rendez-vous
Les patients doivent comprendre comment annuler un rendez-vous à l’avance ou comment le reporter. Plus il y a de façons de le faire, plus vous avez de chances d’obtenir l’avis dont vous avez besoin. Les outils de planification en ligne aident, surtout lorsqu’ils sont utilisés conjointement avec des rappels de rendez-vous électroniques.
Ne prenez pas de rendez-vous trop longtemps à l’avance
Si un patient doit se présenter pour un bilan de santé dans six mois, vous pourriez envisager d’attendre plus près de la date d’échéance pour fixer un rendez-vous. Beaucoup de choses sur l’emploi du temps d’une personne peuvent changer dans ce laps de temps et les gens sont beaucoup plus susceptibles d’oublier quelque chose d’aussi loin.
Il n’y a pas de solution miracle ou de solution unique au problème des non-présentations et des annulations de dernière minute, mais ces étapes peuvent contribuer grandement à minimiser le problème. Commencez dès aujourd’hui avec la plateforme conviviale de Chiron !
( Combien de revenus supplémentaires votre cabinet pourrait-il générer après l’adoption de la télémédecine? Utilisez notre calculateur de télémédecine pour le savoir!) 