Votre équipe effectue-t-elle des audits RH réguliers ? Des processus, des systèmes et des politiques RH inefficaces peuvent nuire à votre entreprise. Si ces facteurs ne sont pas surveillés en permanence, une entreprise peut se retrouver du mauvais côté des lois du travail. Comme, faire face à des sanctions sévères pour ne pas avoir de programme de sécurité des employés. La réalisation d’un audit RH vous permet de vous assurer que vos employés et votre entreprise sont en mesure de réussir et de se conformer à long terme.
Cela fait peut-être si longtemps que vous n’avez pas participé à un audit RH que vous avez oublié à quel point cela peut être bénéfique pour votre organisation. D’autant plus que nous sommes au coin de la rue dans un monde post-pandémique, beaucoup de choses peuvent changer rapidement dans une entreprise avec ses employés. Cela nécessite de prendre rapidement du recul et d’évaluer la direction de l’organisation en termes de gestion du capital humain.
Qu’est-ce qu’un audit RH ?
Un audit des RH examine les processus et les politiques en matière de ressources humaines afin de déterminer les domaines qui pourraient nécessiter des améliorations et les domaines qui présentent de bons résultats. Les organisations peuvent utiliser un audit RH pour assurer la conformité et aligner les programmes RH sur les objectifs opérationnels. Ils veillent à ce que ces processus contribuent réellement à la performance organisationnelle.
Un audit des ressources humaines s’apparente à un audit de processus interne. En termes simples, c’est comme donner à votre service des ressources humaines un bulletin de son efficacité. L’exécution d’un audit de votre département RH détecte également les zones de non-conformité afin de réduire les risques pour l’entreprise.
Essentiellement, un audit RH est une opportunité de resserrer les processus afin que des aspects tels que le recrutement, la rétention, l’intégration, la formation, les salaires et la rémunération, la paie et la gestion de la performance reçoivent l’attention dont ils ont besoin.
Cela peut sembler beaucoup de travail. Après tout, n’avez-vous pas déjà beaucoup à faire pour essayer de recruter et de fidéliser les employés, puis de vous assurer qu’ils sont performants? Cependant, l’amélioration continue de vos processus RH vous permet de vous assurer non seulement qu’ils sont conformes aux lois et réglementations, mais également qu’ils aident votre personnel et votre organisation à mieux réussir.
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Pourquoi effectuer un audit RH ?
Les objectifs d’un audit RH sont multiples. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, tous les domaines des RH examinés bénéficient de cet effort. Selon Mark S. Floyd, associé du cabinet d’avocats de Cleveland Walter and Haverfield, « Les audits examinent l’efficacité des politiques, procédures et systèmes actuels du département des ressources humaines en ce qui concerne les derniers changements et développements en matière de droit du travail et de l’emploi. »De plus, ajoute-t-il, « la haute direction compte beaucoup sur le département pour s’assurer que la stratégie commerciale globale de l’entreprise est conforme aux nombreuses lois et réglementations complexes qui régissent l’environnement de travail. »
Pas encore convaincu? Voici quelques raisons pour lesquelles les audits RH devraient être une priorité dans votre organisation:
- Améliore les processus et les politiques qui ont un impact sur les employés. Un audit RH est l’occasion d’améliorer les domaines de vos processus et politiques qui ont le plus d’impact sur les employés. Cela responsabilise les travailleurs, les aide à les retenir et, en fin de compte, rend l’entreprise plus forte.
- Assure la conformité de l’entreprise. Ne tenez jamais pour acquis que vos politiques sont conformes à toutes les lois. Il y a de nouvelles lois du travail et des changements aux lois qui se produisent tout le temps. Afin d’obtenir et de rester conforme et d’éviter les poursuites indésirables, vous devez être en avance avec des audits de conformité RH qui identifient les zones à risque potentielles.
- Rend les données RH significatives et stratégiques. Utilisez toutes ces données RH en les connectant à la réalité de vos politiques et procédures RH.
- Aide à prévenir les effets néfastes sur les pratiques d’emploi. Vous pouvez atténuer les problèmes ayant un impact disparate sur les candidats lors du recrutement, ainsi que sur les candidats en matière de salaire et de rémunération, de planification de la relève et, en général, tout au long du cycle de vie des employés, en effectuant des audits.
- Crée une rémunération équitable et juste. Lors de vos audits financiers et de votre analyse de la rémunération, il peut également être une bonne pratique de vérifier l’équité et la compétitivité de vos forfaits salariaux et de rémunération. Cela peut soutenir les efforts de recrutement et de rétention et éviter les plaintes.
- Identifie les inefficacités des systèmes et des pratiques. À tout le moins, les audits RH peuvent aider à découvrir des pratiques ou des systèmes qui ne sont pas efficaces. Des tâches redondantes ou des processus trop longs peuvent provoquer des erreurs.
Quand devez-vous effectuer un audit RH ?
N’attendez pas que des problèmes surviennent avant de procéder à un audit RH. Adopter une approche proactive est toujours préférable à une approche réactive. Lauren Brown, aPHR, contributrice au blog Bernard Health, partage: « Le meilleur moment de l’année pour effectuer un audit dépendra des besoins et du calendrier de l’organisation. Une période plus lente de l’année pourrait être plus productive que la saison chargée de l’organisation. De même, la fin ou le début de l’année peut aider une organisation à comparer les améliorations d’une année à l’autre. »
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Types d’audit RH
Vous pouvez effectuer plusieurs types d’audit RH, chacun se concentrant sur un domaine spécifique du capital humain de l’organisation. Vous pouvez choisir d’exécuter l’audit en créant un comité de professionnels des ressources humaines internes (en vérifiant un domaine qu’ils ne traitent généralement pas), ou vous pouvez décider d’utiliser un service d’audit des ressources humaines tiers.
Voici les différents types d’audit RH que vous souhaitez effectuer:
| Audit des dossiers | |
| I-9 audit | Audit visant à assurer le respect continu des dispositions de sanction de l’employeur de la Loi sur l’immigration et la nationalité (INA). |
| Fichiers des employés | Vos fichiers des employés sont-ils dans un emplacement verrouillé et sécurisé, et les fichiers numériques du personnel sont-ils cryptés et sécurisés? |
| Dossiers de paie | Conservez-vous des dossiers de paie détaillés et qui y a accès? |
| Conservation des dossiers | Combien de temps conservez-vous les dossiers des employés et respectez-vous les règles de conservation des dossiers? |
| Audit des fonctions RH | |
| Recrutement et embauche | Tenez-vous des registres des efforts de recrutement, des annonces aux entrevues et aux pratiques d’embauche? Répondez-vous aux exigences de l’action positive? |
| Pratiques d’intégration | La façon dont les nouveaux employés sont intégrés est importante. Quel type de structure votre programme d’intégration a-t-il ? Recevez-vous des commentaires de vos nouvelles recrues? |
| Rémunération et salaire | Assurez-vous que votre rémunération et votre salaire sont compétitifs et assurez-vous que différents groupes d’employés reçoivent le même salaire pour des emplois équivalents. Déterminez également si vous classez correctement les employés comme salariés / horaires, employés à temps plein, travailleurs à temps partiel ou entrepreneurs indépendants. |
| Performance et formation | Comment effectuez-vous les évaluations de performance et quel type de soutien à la formation est offert? |
| Audit de conformité juridique | |
| EEOC | Adhérez-vous aux directives EEOC? Y a-t-il des violations potentielles? |
| Fair Labor Standards Act (FLSA) | Respectez-vous les lois sur le salaire minimum de la FLSA? |
| Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) | Quel est votre processus d’examen, d’approbation et de surveillance des congés demandés par la FMLA? |
| Loi sur les Américains handicapés (ADA) | Offrez-vous des opportunités aux travailleurs handicapés conformément à l’ADA? |
| Avantages | Offrez-vous l’accès à des forfaits de soins de santé abordables si nécessaire? Comment gérez-vous COBRA ? |
| Audit des politiques | |
| Discipline progressive | Votre processus disciplinaire est-il clair, cohérent et écrit? |
| Politique de résiliation | Votre politique de résiliation est-elle conforme aux lois de l’État sur le travail à volonté? |
| Police de prise de force | Offrez-vous des congés payés à tous vos travailleurs admissibles? |
| Audit de sécurité | |
| Dangers OSHA | Tenez-vous un journal OSHA? Prenez-vous des mesures pour maintenir un lieu de travail sécuritaire, y compris la formation? |
| FS | Votre lieu de travail est-il équipé d’un carnet de FS et les employés savent-ils où le trouver? |
| EPI | Fournissez-vous un équipement de protection individuelle adéquat, y compris des uniformes au besoin? |
7 étapes pour un processus d’audit RH efficace
Vous vous demandez comment effectuer un audit RH ? Voici une liste de contrôle d’audit RH pratique pour vous aider à démarrer:
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Commencer l’évaluation
Étape 1: Déterminez ce que vous souhaitez auditer.
Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, il existe de nombreux types d’audits RH sur lesquels vous pouvez vous concentrer. À cette fin, cependant, vous voudrez spécifier clairement les objectifs d’audit de votre organisation. N’essayez pas de tout faire en même temps. Définissez un calendrier pour l’achèvement.
Étape 2: Obtenez l’adhésion de la direction.
La seule façon d’apporter un changement durable qui aura un impact positif sur votre organisation est de vous assurer que vous intégrez votre équipe de direction. Vous aurez besoin de leur soutien, surtout si vous demandez à embaucher un tiers pour effectuer l’audit.
Étape 3 : Déterminer qui effectuera l’audit.
Tenterez-vous de faire l’audit vous-même ou embaucherez-vous à l’extérieur de l’organisation? Décidez qui est responsable de quelles tâches s’il s’agit d’un effort conjoint. Définissez des attentes pour votre évaluation dès le début.
Étape 4: Rassemblez les données.
Dans un premier temps, vous devrez collecter toutes les données pertinentes relatives à ce que vous auditez. Par exemple, vous pouvez utiliser les données de votre ATS si vous auditez vos processus de recrutement. Assurez-vous d’avoir la permission d’utiliser les données.
Étape 5: Passez en revue vos résultats.
Prenez le temps d’organiser et d’analyser les informations que vous avez découvertes. Essayez d’identifier les problèmes potentiels et les opportunités d’amélioration. Par exemple, vous pouvez prévenir de futures blessures en augmentant la fréquence à laquelle l’entreprise commande des EPI pour les travailleurs.
Étape 6: Planifiez et mettez en œuvre vos améliorations.
Tout d’abord, priorisez les domaines les plus problématiques, par exemple ceux qui pourraient causer le plus de problèmes juridiques à votre organisation. Ensuite, parcourez votre liste de priorités pour améliorer les processus et les politiques qui sont faibles et qui doivent être améliorés.
Étape 7: Soyez transparent sur les modifications.
Les employés seront intéressés à connaître les changements et les améliorations que vous apportez aux processus RH. Trouvez des moyens de leur communiquer ces changements et demandez aux gestionnaires de mettre à jour les employés.