Un document clé du dossier personnel d’un employé est un mémo écrit bien rédigé, si vous souhaitez renforcer votre défense contre une action initiée par un employé. La plupart des avertissements écrits et des notes disciplinaires sont inadéquats car ils ne comprennent pas plusieurs éléments très importants.
Éléments à inclure
Que vous deviez vous défendre contre une demande d’assurance-chômage non méritée ou contre une poursuite en congédiement injustifié, vous souhaitez inclure les éléments suivants dans les notes d’avertissement et les notes disciplinaires :
1. Un titre d’objet, tel que « Avertissement écrit. »
2. Date et heure de l’avertissement ou de l’action.
3. Nom de l’employé concerné.
4. Titre du poste de l’employé.
5. Nom de la personne qui donne l’avertissement ou qui prend les mesures.
6. Titre du poste de la personne qui donne l’avertissement ou prend les mesures.
7. Personne ou personnes à qui des copies sont remises.
8. Politique de l’employeur relative à l’incident ou au sujet, et / ou au comportement ou à la performance attendus de l’employé.
9. L’incident spécifique à l’origine de l’avertissement ou de l’action. Soyez précis avec la date, l’heure et ce qui s’est passé.
10. Comportement qui aurait dû avoir lieu. Le changement de comportement requis. Soyez précis.
11. Quelles actions peuvent résulter d’un comportement incorrect supplémentaire de l’employé et les conséquences si l’employé ne change pas.
12. Signature de la personne qui donne l’avertissement ou prend les mesures.
13. Date de réception par l’employé.
14. Signature de l’employé qui reçoit l’avertissement ou l’action. (Remarque : Si l’employé refuse de signer, suggérez à l’employé d’inscrire sur la note la ou les raisons de son refus de signer. Cette déclaration dans le propre script de l’employé — qu’il s’agisse de trois mots ou d’un long paragraphe — constitue une preuve solide prouvant que l’employé a reçu et compris le contenu de la note de service.)
15. La signature d’un témoin de la réunion avec l’employé et les déclarations faites lors de la réunion.
Exemple d’avertissement écrit
Sujet: Avertissement écrit
Date: Nov. 17, 2005 à 13 h 30
À: Jane Row, Commis aux stocks
De: Betty Fram, Superviseure des stocks
Copies à: Hank Black, Dept. Mgr. et Mary Grey, Directrice du personnel
Jane, notre politique dans cette entreprise est que vous appeliez au travail au moins une heure avant le début de votre heure de travail prévue lorsque vous serez en retard ou malade ou que vous ne pourrez pas entrer. Vous devez parler directement à votre superviseur ou à quelqu’un d’autre en charge.
Le mercredi, Nov. 16, vous n’avez pas appelé pour dire que vous n’étiez pas en mesure d’entrer. Vous êtes arrivé au travail tard aujourd’hui, à 11 heures, sans explication. Vous auriez dû appeler hier et aujourd’hui pour informer votre superviseur que vous ne seriez pas mercredi et que vous seriez en retard aujourd’hui.
C’est la troisième fois cette année que vous faites cela. Je vous ai déjà averti verbalement. Les incidents d’hier et d’aujourd’hui sont suffisamment graves pour que je lance cet avertissement: la prochaine fois que vous manquerez le travail sans appeler comme notre politique l’exige, vous serez auto-résilié.