Qu’est-ce qu’un bureau sans papier?
Le bureau sans papier est un terme générique désignant les pratiques commerciales qui améliorent le lieu de travail en réduisant la dépendance au papier.
Bien que le bureau sans papier puisse être utilisé pour décrire un lieu de travail où les processus papier ont été complètement éliminés, il est plus couramment utilisé pour décrire des méthodes permettant aux entreprises de réduire les coûts et d’accroître leur efficacité en passant des processus papier traditionnels aux processus numériques gérés par des logiciels ou des services informatiques. Ces scénarios reposent souvent sur un logiciel de gestion de contenu d’entreprise (ECM) ou de collaboration pour partager, modifier ou gérer autrement des documents d’entreprise qui étaient auparavant sur papier.
Avantages d’une approche de bureau sans papier
Dans la pratique, les entreprises adoptent généralement une approche progressive pour parvenir à un bureau sans papier, en mettant l’accent sur l’élimination du papier d’un flux de travail ou d’un processus métier spécifique. Par exemple, une entreprise pourrait numériser des examens et des approbations de documents.
Dans ce cas, la création d’un enregistrement numérique et l’achèvement de l’ensemble du flux de travail dans un format numérique réduisent les dépenses de papier et d’impression, éliminent la nécessité de numériser le document sous forme numérique et économisent du temps et des efforts – et potentiellement les coûts associés – du transport des documents physiques aux personnes impliquées dans le flux de travail. La réduction des coûts d’élimination du papier ainsi que la superficie en pieds carrés requise pour le stockage des documents sont également des avantages communs de l’approche sans papier.
Un autre aspect clé d’un bureau sans papier consiste à revisiter les processus papier, en tirant parti des capacités numériques pour automatiser ou améliorer autrement l’efficacité de la collaboration, des flux de travail et d’autres processus métier. En revisitant les processus, les entreprises constatent souvent qu’elles peuvent supprimer les étapes du nouveau processus numérisé, éliminant ainsi le temps perdu et les étapes inutiles. Dans un processus d’approbation des frais de déplacement, une entreprise peut constater que certaines personnes n’ont pas besoin d’approuver les dépenses et peuvent être retirées du flux de travail.
Les processus sans papier peuvent également être étendus en dehors de l’entreprise, mais la nécessité d’imprimer / signer / numériser des documents y est un obstacle courant. La technologie de signature électronique peut éliminer le besoin d’une signature physique et aider à convertir les processus papier traditionnels, tels que la signature de contrat, en processus numériques.
Défis d’un bureau sans papier
Un bureau sans papier peut également présenter certains défis. La numérisation nécessite un référentiel central qui facilite le stockage et la collaboration – généralement un système ou un service ECM. Le lancement d’une initiative sans papier nécessite que les employés repensent leur façon de travailler, ainsi que l’adoption éventuelle de nouvelles technologies. Pour en tirer le maximum d’avantages, la direction pourrait également vouloir évaluer si les processus existants devraient être réexaminés pour tirer pleinement parti des capacités numériques.
La technologie VPN a été un obstacle commun à la centralisation. Les employés ont souvent contourné la numérisation car elle nécessite de se connecter à un VPN pour accéder à des documents centralisés.
Un bureau sans papier est parfois décrit comme un objectif de type saint graal, en ce sens qu’il représente un idéal que les professionnels de la gouvernance de l’information recherchent, mais dans la plupart des cas, il n’est pas pratique ni même souhaitable de supprimer tous les processus papier.