Par Nai Kanell
Directeur du Marketing
SpaceIQ
Nous savons tous que la communication entre les équipes est impérative pour réussir. Les équipes qui ne peuvent pas bien communiquer ne fonctionnent pas comme une unité. Les responsabilités, les attentes et les informations se confondent, ce qui conduit à un nombre illimité d’échecs. A l’inverse, les groupes ayant un fort penchant pour la communication développent des synergies positives. Le facteur de différence? Accès à des outils de communication d’équipe utiles.
Souvent, les problèmes de communication ne sont pas dus à un manque d’effort. Ils surviennent en raison de lacunes dans les modes de communication entre les membres de l’équipe. John envoie un e-mail que Suzie ne voit pas. Patty travaille sur une version récente d’un document tandis que Jerry travaille sur une version antérieure. Lorsque les gens ne sont pas sur la même longueur d’onde, ils ne peuvent pas travailler efficacement ensemble. L’accès aux bons outils de communication d’équipe peut combler ces lacunes et aider les gens à mieux collaborer.
Voici cinq types essentiels d’outils de communication d’équipe et certaines des meilleures options pour les équipes, à la fois internes et décentralisées.
Applications de messagerie et de chat
Les plates-formes de messagerie remplacent rapidement le courrier électronique comme forme de communication de facto. Une application de communication d’équipe comme Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work ou même un chat de groupe office offre plus de fonctionnalités que le courrier électronique.
Les e-mails apparaissent dans votre boîte de réception et vous ne pouvez pas faire grand-chose d’autre que de les signaler ou de les trier dans des dossiers. Les applications de messagerie et de chat offrent un monde d’organisation et d’interactivité aux équipes. Slack organise les conversations en fils de discussion pour faciliter la navigation. Microsoft Teams simplifie le partage de fichiers entre les grands groupes. Facebook for Work facilite la communication via des GIF et des emojis.
Les applications de messagerie vont au-delà du courrier électronique pour apporter aux équipes un niveau de communication interpersonnelle indispensable dans les lieux de travail à haut fonctionnement. Rapide, succinct, organisé — exactement ce que devrait être la communication.
Applications de partage de fichiers
Déplacer des données et des actifs entre les membres de l’équipe est un problème. Les applications de partage de fichiers basées sur le cloud permettent à tout le monde d’accéder aux mêmes informations en même temps, de sorte que personne n’est laissé de côté ou laissé de côté.
Aujourd’hui, Dropbox, Box.com , Google Drive et Microsoft OneDrive rule business clouds. Ils abritent des gigaoctets infinis (même des téraoctets) de données dans un référentiel central où tous les membres de l’équipe peuvent y accéder. Chaque fois que vous mettez à jour un fichier, il est mis à jour pour tout le monde.
Les applications de partage de fichiers facilitent l’organisation et la collaboration. Des applications comme Dropbox et Google Drive permettent une collaboration en temps réel dans le cloud. Ces mêmes applications aident également à distribuer d’énormes fichiers à la rigueur — ceux qui sont trop gros pour être envoyés par e-mail. Pas besoin de mettre des fichiers sur une clé USB; il suffit de les télécharger sur le cloud via une application de partage de fichiers et d’envoyer le lien.
Outils de visioconférence
Les équipes décentralisées peuvent rarement se rencontrer en personne. Chez Mark, John au café et Nicole au bureau. Bien qu’ils puissent tous collaborer grâce à une myriade d’outils, il n’y a parfois pas de substitut à la communication en face à face. Entrez: outils de vidéoconférence.
Zoom est l’outil de communication d’équipe leader sur le marché pour la visioconférence, mais il est loin d’être le seul. Rendez-vous, Join.me , et Skype offrent tous leur propre itération sur le chat vidéo. Avec des fonctionnalités telles que le chat de personne à personne, les discussions de groupe, le partage d’écran et même les écrans de chat privés, les groupes peuvent se rencontrer comme ils le feraient en personne. Le chat vidéo comble le vide de communication visuelle qui vient d’une main-d’œuvre de plus en plus mobile.
Logiciel d’édition de documents
Travailler ensemble sur une seule pièce de garantie est délicat sans logiciel d’édition de documents basé sur le cloud. Les groupes ont besoin d’une version actualisée et en temps réel du document qu’ils améliorent. Les logiciels de collaboration modernes le leur donnent. Oubliez d’imprimer plusieurs versions pour que le groupe puisse les modifier ou d’essayer de suivre une chaîne de brouillons d’e-mails sans fin. Les équipes d’aujourd’hui mettent leur stock dans la suite Google Apps, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign et bien d’autres.
La beauté des logiciels d’édition de documents en tant qu’outil de communication réside dans la rétroaction contextuelle. Marquer un document est beaucoup plus facile que de l’expliquer dans un e-mail ou même d’essayer de parler à quelqu’un au téléphone. Les équipes peuvent également inviter des collaborateurs externes (comme des clients) à consulter et à prendre des notes directement dans un document. Avec les itérations historiques capturées et archivées, il est facile de voir qui change quoi et même de revenir en arrière en cas d’erreur. C’est un autre exemple de la valeur inestimable des plates-formes basées sur le cloud pour la communication de groupe.
Plateformes de gestion de projet
Les plateformes de gestion de projet sont les outils de communication les plus précieux pour les équipes métier. Ces applications sont là où la communication, la collaboration, la responsabilité et la responsabilité se rejoignent. Ils sont le cœur de toute équipe de haut niveau – la base de tout travail.
Les logiciels de gestion de projet prennent de nombreuses formes. Vous pouvez opter pour des solutions d’entreprise comme Basecamp ou ZoHo, opter pour des fonctionnalités complètes avec Wrike ou Asana, ou essayer minimaliste avec Trello ou Monday.com . La liste s’allonge presque pour toujours, avec des plateformes pour toutes les tailles d’équipe, tous les budgets ou toutes les complexités. Quel que soit le logiciel, le sentiment est le même: l’organisation mène au succès. Les plateformes de gestion de projet sont le spectacle ultime de la communication et apportent une visibilité totale aux efforts du groupe.
Une gamme complète d’opportunités de communication
Chaque facette de la communication joue un rôle important dans le succès de l’équipe. Il n’y a pas de solution miracle. Cette tâche peut nécessiter une application de messagerie simple; celle-ci peut nécessiter une vidéoconférence. Ce qui compte, c’est que les équipes utilisent la même suite d’outils et comprennent le rôle que chacun joue dans la collaboration.
Il ne devrait jamais y avoir d’incertitude dans l’environnement de l’équipe, et personne ne devrait avoir besoin de deviner quoi que ce soit en ce qui concerne ses pairs. Au lieu de cela, ils devraient être en mesure d’utiliser l’une des ressources de communication de leur boîte à outils pour obtenir des réponses et des informations. Chaque interaction est l’occasion de renforcer la dynamique de l’équipe et d’améliorer la synergie naturelle du groupe.
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