Entrer dans l’industrie du Service de Réponse téléphonique (TAS) n’a jamais été aussi abordable ou réalisable qu’en 2020. Le besoin d’externaliser les appels entrants est une demande en croissance rapide pour les entreprises qui se développent et qui veulent être rentables et ingénieuses avec leur temps. Lors du démarrage d’un TAS, cependant, il y a quelques éléments à considérer qui pourraient aider ou entraver votre entreprise de démarrage. Une priorité numéro 1 est de choisir le bon logiciel de service téléphonique.
Qu’est-ce qu’un Service de répondeur téléphonique (TAS)?
Un service de répondeur téléphonique sert de réceptionniste virtuelle pour les entreprises qui ont besoin d’externaliser leurs appels entrants. Avant d’utiliser un TAS, les entreprises avaient leurs appels manqués envoyés à la messagerie vocale et renvoyaient les appels des clients plus tard, car elles devaient s’occuper d’autres tâches plus urgentes. Alors qu’avec le TAS, les appels peuvent être envoyés directement à un service de réponse en direct pour répondre aux appels en temps réel. Les besoins du client peuvent être satisfaits en temps opportun et l’entreprise peut toujours se concentrer sur les autres tâches à accomplir.
Répondeur À domicile ou au bureau: Avantages et inconvénients
L’une des premières décisions que vous devrez prendre est de savoir si l’entreprise travaillera à partir d’un seul endroit ou si tout le monde travaillera à distance. En raison de la nature du service et des progrès technologiques, les services de répondeur peuvent fonctionner avec succès à partir d’un emplacement centralisé comme un immeuble de bureaux ou peuvent être décentralisés où un opérateur de service de répondeur peut travailler à partir de nombreux endroits et souvent à domicile. Il y a des avantages et des inconvénients aux deux options, il est donc important d’évaluer l’aspect pratique, la rentabilité et les aspects juridiques des deux, pour s’assurer que le démarrage de votre entreprise est bien informé et bien équipé.
Comment démarrer un service de répondeur À domicile
Il est intimidant pour une entreprise en démarrage de permettre aux employés de travailler à distance, car il y a un risque que l’entreprise ne puisse pas fonctionner comme elle le ferait si tout le monde était dans le même bâtiment. S’il est vrai que le gestionnaire aura moins de contrôle sur le quotidien et devra former virtuellement les employés, cela ne signifie pas nécessairement que la qualité de votre entreprise fera défaut. Avec une bonne gestion et une bonne compréhension du fonctionnement de l’entreprise, votre entreprise en démarrage peut travailler avec succès à domicile. Un avantage pour votre entreprise travaillant à distance est qu’elle aura le choix entre un grand nombre d’employés admissibles, car il n’y a pas de limites de déplacement. Votre entreprise peut également être plus sélective sur qui est embauché, par exemple, vous pouvez embaucher uniquement des personnes ayant de l’expérience dans l’industrie. Cela éliminerait la nécessité d’une formation approfondie sur l’ordinateur.
Si votre entreprise souhaite avoir une synergie positive, la création d’un environnement qui met l’accent sur la communication et la coopération d’équipe peut aider à faire fonctionner l’entreprise comme si tout le monde était dans le même bâtiment. Vous devrez utiliser un logiciel TAS basé sur le cloud pour pouvoir fonctionner avec succès avec des agents distants (en savoir plus à ce sujet ci-dessous). Le système TAS que vous utilisez peut également offrir la possibilité de surveiller et de coacher les employés lorsqu’ils prennent des appels, ce qui est une fonctionnalité utile pour travailler en étroite collaboration avec les employés qui travaillent à distance.
Comment démarrer un service de réponse téléphonique À partir d’un bureau
L’exploitation à partir d’un emplacement centralisé a été la méthode la plus préférée pour gérer une entreprise, car il a été prouvé que le fait d’avoir les employés dans un seul emplacement permet au gestionnaire plus de contrôle sur l’assurance qualité, le partage des données et la collaboration entre les rôles dans l’entreprise. Dans la plupart des cas, il est également plus rentable d’assurer les rôles dans l’entreprise, car vous n’avez pas à payer de frais, de retenues mensuelles ou de commissions pour un tiers. Un inconvénient de travailler dans un emplacement centralisé est que les employés éligibles sont plus limités que si l’entreprise embauchait à distance. Cela pourrait ne pas poser de problème si vous êtes situé dans une grande ville, mais si l’entreprise se trouve dans une zone plus rurale, il pourrait être difficile de trouver des employés appropriés. Cependant, le fait que les employés entrent au travail peut faciliter la formation et les aider à répondre et à répondre aux appels. La décision dépend de la préférence du gestionnaire et du contrôle qu’il souhaite avoir au quotidien.
Rédigez un Plan d’affaires Pour Votre Service de répondeur téléphonique
Lorsque vous rédigez un plan d’affaires pour votre entreprise, vous devez demander l’aide d’un avocat et d’un comptable de l’industrie pour guider la prise de décision en matière de protection juridique et de stratégie fiscale. Un avocat et un comptable seront en mesure de déterminer quelle entité commerciale vous convient le mieux. Exemple:
- LLC (Structure d’entreprise où les propriétaires ne sont pas personnellement responsables des dettes ou passifs de l’entreprise)
- Entreprise individuelle (Structure d’entreprise qui n’a qu’un seul propriétaire qui paie l’impôt sur le revenu des particuliers sur les bénéfices tirés de l’entreprise)
- Société de personnes (Structure d’entreprise où les associés partagent également les passifs et les bénéfices)
- S-corp (Entité juridique qui choisit de transmettre le revenu, les pertes, les déductions et les crédits des sociétés à leurs actionnaires pour aux fins de l’impôt fédéral)
- C-corp (Entité juridique distincte de ses propriétaires)
Pour ce type d’entreprise, il serait sage de choisir entre LLC, S-corp ou C-corp car ces entités protègent les actifs personnels de la responsabilité commerciale. Une fois l’entité décidée, votre comptable sera en mesure de mettre en place les bases de la comptabilité, de la paie et de la tenue des registres.
Votre avocat et votre comptable pourront travailler ensemble pour assurer la sécurité juridique de votre entreprise, mais pour plus de mesure, une police d’assurance erreurs et omissions est fortement recommandée. Cette assurance protège contre une personne qui poursuit l’entreprise en raison d’erreurs dans la réponse au téléphone, la prise d’un message ou la communication d’informations à un appelant. Il protégera également votre entreprise dans le cas où un employé ne parviendrait pas à joindre un client avec un message urgent, entraînant une perte d’activité pour le client. Si votre entreprise veut une assurance contre les erreurs et les omissions, trouvez une entreprise qui a offert la police à d’autres services de réponse téléphonique, afin que l’entreprise ait une idée des besoins spécifiques de votre entreprise.
Un budget de base devra être constitué avec des estimations des revenus, que vous voudrez sous-estimer, et des estimations des dépenses, que vous voudrez dépasser. Tenez également compte de vos investisseurs et de tout argent emprunté dans le budget. Lors de l’estimation du seuil de rentabilité, donnez suffisamment de temps pour atteindre cet objectif, car cela a tendance à être beaucoup plus tard que ce que de nombreuses entreprises prévoient. Avec un plan d’affaires qui sous-estime les revenus, dépasse les dépenses et fixe le seuil de rentabilité bien dans le futur, l’entreprise a une meilleure idée des pertes possibles jusqu’à ce moment-là. Au fur et à mesure que l’entreprise commence à se développer et que vous recevez plus de clients, le plan d’affaires devra être mis à jour pour comprendre où en est la croissance de l’entreprise.
Répondre à toutes les exigences légales Lors du démarrage d’un service de répondeur
Un avocat et un comptable seront des atouts nécessaires pour répondre à toutes les exigences légales. Il est préférable de s’assurer que le comptable et l’avocat vivent dans la région ou ont travaillé en étroite collaboration dans la région que vous choisissez pour localiser votre entreprise, car il existe probablement des exigences légales spécifiques à l’emplacement. L’obtention des permis et licences requis peut prendre du temps car les plans devront être soumis au conseil municipal, aux départements de l’État et aux départements fédéraux pour approbation ou révision. Certains permis et licences de base que chaque entreprise en démarrage en Amérique doit obtenir sont:
- Permis de santé
- Permis environnementaux
- Licence commerciale générale
- Numéro d’identification fiscale fédéral / d’État
- Permis de taxe de vente
Si votre entreprise choisit d’autoriser les employés à travailler à domicile, il est possible que votre État / ville ait toujours besoin des permis standard de votre entreprise et de la plupart des exigera le permis d’occupation de la maison. Pour vous assurer que votre entreprise respecte toutes les exigences et les réglementations légales, consultez le site Web de la Small Business Administration.
Équipement de base Pour démarrer un service de répondeur
L’équipement dont vous avez besoin pour exécuter un service de répondeur téléphonique dépendra en grande partie de votre fournisseur de logiciels et du type de configuration que vous souhaitez. Avant le récent logiciel moderne basé sur le cloud disponible maintenant, les entreprises disposaient d’une ligne distincte pour chaque client. C’était super difficile à gérer, épuisant et coûteux. De nos jours, il existe des options basées sur le cloud dans lesquelles vous ne serez plus obligé de posséder du matériel coûteux sur site ou des lignes téléphoniques en interne pour exploiter votre service téléphonique.
L’équipement essentiel nécessaire à l’utilisation d’une plateforme logicielle basée sur le cloud:
- Bonne connexion internet
- Un ordinateur pour chaque employé relié au modem ou au routeur
- Casque USB ou Bluetooth pour chaque opérateur (agent)
Nous n’entrerons pas dans les détails sur les autres équipements professionnels standard dont vous pourriez avoir besoin si vous utilisez votre TAS depuis un bureau, tels que des bureaux, des chaises, etc., mais vous voudrez également réfléchir à ces éléments en fonction de votre configuration spécifique.
Logiciel pour démarrer un service de répondeur
Trouver le bon type de logiciel de répondeur est essentiel au succès de votre service de répondeur. Traditionnellement, les services de réponse téléphonique nécessitaient du matériel coûteux sur site et utilisaient des lignes téléphoniques standard, et de nombreuses entreprises offrent encore ces types de solutions obsolètes. D’autres sont devenues des solutions hybrides sur site /cloud/logicielles. Les entreprises fournissant ces services facturent souvent de 10 000 à 25 000 just uniquement en frais de démarrage et peuvent prendre jusqu’à 6 mois pour intégrer votre entreprise. En outre, ils peuvent vous obliger à sortir et à magasiner pour un service téléphonique, un service de textos, des numéros de téléphone, etc.
Heureusement, il existe une tendance vers des systèmes entièrement basés sur le cloud, comme le logiciel de service de réponse téléphonique proposé par EVS7. Dans ce cas, il suffit d’accéder à un site Web avec un casque et une bonne connexion Internet.
Voici une liste de choses importantes à prendre en compte lorsque vous magasinez pour un fournisseur de logiciels de service téléphonique:
- Possibilité d’afficher rapidement les informations du client en fonction de la personne qui appelle
- Script intuitif et interface facile à utiliser
- Personnalisation des informations importantes pour chaque client
- Possibilité de transférer rapidement des appels
- Communication omni-canal avec le client (voix, texte et e-mail)
- Portail de gestion pour la mise à jour détails du client
- Reporting pour les appels téléphoniques et le suivi du temps
- Possibilité de monter et descendre rapidement les agents
- Déploiement rapide et mises à jour à la volée
- Facturation et facturation options
- Options tout compris et appels illimités
Le logiciel de répondeur Fox d’EVS7 répond à chacun de ces éléments et une démo gratuite est disponible sur le site Web.
Qu’est-ce qui se passe Après le démarrage d’Un service téléphonique
Après que l’entreprise a acheté l’équipement nécessaire, obtenu toutes les licences et permis, embauché / formé le personnel et commencé à servir les clients, l’entreprise doit s’efforcer d’atteindre le seuil de rentabilité. Pour ce faire, l’entreprise doit maintenir les clients actuels, tout en s’efforçant de gagner toujours plus de clients. L’accent est alors mis sur la façon de rendre les services, le marketing et la gestion encore plus efficaces et efficients à mesure que vous évoluez.
Bien que le service offert par votre entreprise puisse être adéquat pour recevoir de nouveaux clients, votre entreprise doit trouver des domaines à améliorer pour conserver un avantage concurrentiel. Par conséquent, recherchez et sondez les besoins des clients et livrez-les régulièrement.
Pour améliorer le marketing de l’entreprise, utilisez vos plateformes en ligne pour télécharger souvent des blogs, des publications informatives et des mises à jour afin de retenir plus d’attention sur Internet. En outre, trouvez une entreprise d’optimisation des moteurs de recherche digne de confiance pour aider à développer votre marque, cela en vaudra la peine à long terme et votre entreprise bénéficiera énormément du marketing grâce à la technologie des moteurs de recherche.
Lorsque vous dirigez l’entreprise, observez constamment les concurrents de l’industrie, apprenez d’eux et rendez votre service plus désirable que le leur. Enfin, restez informé des changements dans l’industrie pour être sûr que votre entreprise n’est jamais en retard sur les mises à jour logicielles ou les nouveaux services proposés par d’autres entreprises.
Une fois le seuil de rentabilité atteint, l’entreprise sera en mesure de rembourser tous les prêts et investisseurs. Ensuite, l’entreprise profitera uniquement et se développera à mesure qu’elle poursuivra le processus de mise à jour et de livraison de son service de réponse téléphonique.
Continuez à lire notre guide sur la façon de démarrer un centre d’appels virtuel, où vous trouverez également des conseils utiles.
Ouvrages cités
Dehaan, Peter Lyle. Comment démarrer un service de Répondeur téléphonique. Coppell, Ressources Avancées du Centre d’appels, 24 octobre 2020.
Demander des licences et des permis. 2020. Demander Des Licences Et Des Permis. Disponible à: < https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits> .
« S Corporations / Internal Revenue Service ». Irs.Gov , 2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, actionnaires%20 pour%20fédéral% 20taxe% 20 objectifs. Consulté le 24 novembre 2020.
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Jumelle, Alexandra. « Entreprise Individuelle: Ce Que Vous Devez Savoir ». Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Consulté le 24 novembre 2020.