Pour vous rafraîchir la mémoire, un BPR évalue les processus actuels et identifie les moyens de les rendre plus efficaces, ce qui signifie moins d’efforts gaspillés et plus de temps consacré à un travail précieux. Un BPR doit être complété à fond, il est donc préférable d’embaucher un expert pour effectuer la majeure partie du travail pour vous. Un consultant « suivra » chaque processus métier et posera des questions au personnel impliqué. Cela leur permettra de:
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fournir une vue d’ensemble de l’organisation
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identifier les lacunes et les inefficacités, p. ex. double manipulation des données, processus en double
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identifier les domaines potentiels de rationalisation des processus ou d’automatisation
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examiner quels processus ne sont pas nécessaires ou ne produisent pas ce qu’ils devraient
Le succès de BPR ne vient pas facilement. Cela nécessite la participation de tous, et pour cela, la haute direction doit s’engager, les employés doivent se sentir responsabilisés et il doit y avoir une orientation stratégique et un objectif final.
Voici donc comment effectuer un examen des processus métier en quatre étapes :
1. Identifiez et cartographiez vos processus actuels.
Commencez par définir le processus métier » tel quel « . Cela signifie toutes les sections d’un processus métier typique, telles que:
- liste des rôles
- liste des étapes
- points de transfert
- exceptions
L’objectif ici est de comprendre exactement comment fonctionne le processus métier aujourd’hui, etc.
À ce stade, les personnes impliquées dans le processus doivent être interrogées. Invitez-les en posant des questions, telles que:
- Pourquoi cette mesure a-t-elle été prise?
- Avez-vous besoin de l’approbation de quelqu’un d’autre pour prendre cette mesure ou prendre cette décision?
- Y a-t-il des exceptions à la règle?
Ce n’est pas assez bon qu’ils le décrivent simplement – ils doivent vous montrer comment ils le font. Vous devez également encourager ces employés à expliquer tout problème lié au processus existant.
Considérez les questions suivantes:
- Qu’est-ce qui est cassé dans le processus?
- Quelles étapes du processus créent des barrages routiers?
- Quelle étape nécessite le plus de temps ?
- Quelle étape cause le plus de retards?
- Y a-t-il des étapes qui entraînent une augmentation des coûts / ressources?
- Y a-t-il des étapes qui font baisser la qualité?
Il permet également d’établir une représentation visuelle du processus métier du début à la fin et de son interaction avec les personnes, les départements et les logiciels. Cela facilite l’analyse et l’identification des lacunes et des points de surcharge potentiels.
2. Analysez-les en discutant avec les parties prenantes (n’oubliez pas vos clients).
Une fois que vous avez cartographié les processus, organisez une série de réunions avec le personnel pour réfléchir aux raisons de l’existence des problèmes et à la façon de les résoudre. Parler aux clients vous donnera également un excellent aperçu de l’endroit où vous vous trompez.
À partir des résultats, vous créez un rapport, qui devrait consister en une carte de processus, chaque processus étant lié à une discussion détaillée qui consiste en:
- les étapes du processus
- problèmes liés à l’étape
- le type de problème
- l’impact du problème
- la configuration système requise
3. Établissez votre nouveau plan et vos nouveaux objectifs.
Vient maintenant le plan d’amélioration – essentiellement un plan d’action pour mettre en place les processus souhaités.
Ici, vous devez définir des objectifs réalistes et mesurables qui correspondent à vos objectifs commerciaux globaux.
Incluez les mesures clés qui doivent être prises pour vous rendre là où vous voulez être, comment elles seront réalisées et toutes les implications financières et de ressources.
4. Découvrez comment la technologie s’intègre dans votre nouveau plan.
La technologie est la dernière partie de tout cela – le BPR devrait piloter la technologie, pas l’inverse.
Cela dépendra entièrement de votre situation, mais des exemples de technologies qui créent des processus plus efficaces sont:
- Gestion de la relation client (CRM)
- Un système de partage de fichiers et de gestion de projet tel que Microsoft Office
En tire les bénéfices:
Un BPR détaillé réduira les risques, aidera à gérer le budget et produira une mise en œuvre réussie de tout nouveau système.
Il a également l’avantage supplémentaire de réduire les silos dans votre organisation.
Une vue indépendante et objective aide évidemment, alors embaucher un consultant pour gérer l’examen est votre meilleur pari.
En règle générale, il s’agit d’un partenaire informatique expérimenté dans ce domaine, qui vous proposera des recommandations, vous conseillera sur la technologie la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise et vous aidera à mettre en œuvre les changements.
Si vous faites vos devoirs, vous ne pouvez vraiment pas vous tromper!