Table des Matières
La mise en forme simple et efficace est un outil puissant dans la boîte à outils de votre rédacteur. Cela peut aider à transformer un long, redondant et ennuyeux (halètement!) document d’affaires dans une présentation concise et visuellement attrayante. Apprenez à le faire correctement et regardez vos compétences en écriture s’améliorer considérablement.
Pourquoi la nécessité de formater
Votre tâche est d’éduquer et d’informer vos lecteurs ou votre public. Et vous devez le faire d’une manière qui offre une expérience de lecture optimale. Par conséquent, utilisez le formatage pour rendre le texte lisible, informatif et intéressant (mais jamais distrayant) afin que le lecteur puisse digérer rapidement et facilement l’information.
Techniques de formatage
Il existe quelques techniques de formatage de base que vous pouvez utiliser universellement dans l’écriture professionnelle. Ils comprennent:
- Listes de puces et de numéros
- Infographies
- Sous-titres
- Polices
Approfondissons un peu plus la façon d’utiliser chacune d’entre elles efficacement.
Puces et chiffres
Soyons honnêtes : les gens ne lisent plus comme avant. Ils grincer des dents à la vue de longs paragraphes et commencent à se déchirer en pensant à devoir lire un manuel de 16 pages. Alors, en tant qu’auteur du texte, soyez gentil avec votre lecteur en adoucissant le coup en utilisant des balles et des listes numérotées.
Réduisez votre écriture à l’essentiel en utilisant des puces ou des listes numérotées. C’est ce que votre lecteur veut — une direction claire qui va droit au but. Voici un exemple de la façon dont un long paragraphe a été mis à niveau en première classe en utilisant une seule phrase et quelques puces:
Il est facile de rejoindre une réunion Zoom. Voici comment:
- Ouvrez Zoom sur votre téléphone ou votre ordinateur portable.
- Cliquez sur » Rejoindre une réunion. »
- Entrez l’ID de réunion et le mot de passe qui vous ont été fournis.
- Choisissez de connecter audio / vidéo et cliquez sur « Rejoindre. »
Si vous préférez l’apparence d’une liste numérotée, échangez simplement les puces. Quel que soit votre choix, la clé est de garder la liste simple et ciblée.
Utiliser des infographies
Les infographies comprennent des images, des graphiques et du texte qui communiquent visuellement des informations. Ils attirent votre attention, enseignent les points principaux et sont faciles à retenir. Ils peuvent démontrer des échéanciers, accroître la notoriété de la marque, promouvoir des événements, mettre en évidence les résultats dans des rapports, et bien plus encore. Vous pouvez obtenir des modèles gratuitement, acheter des designs personnalisés ou créer les vôtres.
Sous-positions
Les sous-positions divisent effectivement de longs paragraphes. Ils peuvent introduire un nouveau sujet ou répondre à une question. Une sous-position à la fin de l’article peut mettre en évidence la conclusion.Les sous-titres
nécessitent leur propre formatage. Vous pouvez choisir de les faire ressortir en utilisant une police plus grande ou un style de police différent. Ou simplement le rendre audacieux.
Bien sûr, lorsque votre rédaction va être présentée en ligne, n’oubliez pas d’utiliser correctement les titres (H1, H2, H3, etc.) pour améliorer le référencement. Ils permettront également à vos lecteurs de faire défiler rapidement le texte pour trouver ce qu’ils recherchent.
Utilisez les sous-titres pour attirer l’attention du lecteur. Commencez par un verbe ou une question, gardez-le court et puissant, ou utilisez-le comme feuille de route pour décrire le contenu. Voici quelques exemples:
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- Envelopper le tout
- Réflexions finales
Choisissez les Bonnes polices
Choisir les bonnes polices pour un document professionnel doivent être basées sur la facilité de lisibilité. Si le lecteur est distrait par des polices occupées, difficiles à lire, loufoques ou simplement décoratives, vous perdrez votre public. (Et peut-être votre crédibilité.) Ils seront plus concentrés sur ce à quoi ressemblent les mots que sur le message que vous essayez de transmettre.
Par conséquent, sélectionnez des polices simples, professionnelles et cohérentes (utilisez un ou deux styles de police par document). Deux types de polices de base utilisés en entreprise sont serif et sans serif. Les polices généralement acceptées pour les entreprises incluent New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial et Calibri.
Récapitulons
Après avoir écrit la copie de votre document professionnel, examinez-la à nouveau pour voir où vous pouvez utiliser les techniques de mise en forme suivantes:
- Faites ressortir les points principaux avec des balles ou des chiffres.
- Utilisez des infographies pour améliorer l’enseignement.
- Décomposez le texte avec les sous-titres et utilisez les en-têtes pour améliorer le référencement.
- Choisissez des polices simples et adaptées à l’écriture professionnelle.
Lorsqu’il est bien fait, le formatage peut donner vie à vos documents ou présentations commerciaux. Apprenez à utiliser les techniques appropriées et votre écriture continuera de s’améliorer.