Comment mettre en œuvre un Plan de conformité d’entreprise

Depuis que le gouvernement des États-Unis a commencé à réglementer fortement diverses industries, il est devenu crucial de rester conforme. Alors que de nombreuses petites entreprises n’ont à respecter que quelques règles, les grandes organisations doivent élaborer des plans de conformité complets.

Pour respecter toutes les lois applicables, y compris les lois fédérales, les lois des États et les lois locales, vous avez besoin d’un plan de conformité d’entreprise efficace, ainsi que de politiques de conformité, de programmes de formation et d’un programme de conformité efficace.

Dans cet article, nous examinerons ce qu’est un plan de conformité d’entreprise et comment vous pouvez le développer et le mettre en œuvre efficacement en tant que spécialiste de la conformité d’entreprise.

Plongeons.

Qu’est-ce qu’un Plan de conformité d’entreprise? Pourquoi est-ce important?

Le monde de la conformité est en constante évolution avec l’introduction de nouvelles lois telles que GDPR, HIPAA, False Claims Act et CCPA. Parallèlement, le niveau de contrôle sur le respect des règles et réglementations par les entreprises augmente également.

Par conséquent, chaque organisation peut lancer un programme de conformité d’entreprise pour s’assurer qu’elle est conforme à toutes les lois et réglementations pertinentes.

Avec tant de nouvelles organisations qui apparaissent chaque jour, vous ne pouvez pas vous attendre à une bonne foi et à des pratiques éthiques de la part de toutes. Par conséquent, il est essentiel d’avoir des lois locales, étatiques et fédérales régissant chaque entreprise et de maintenir une conduite éthique. Bien que la détermination des normes éthiques pour une pratique commerciale équitable puisse prendre des essais et des erreurs, il est beaucoup plus facile de maintenir un comportement éthique.

Chaque entreprise a besoin de rapports réglementaires complets pour s’assurer qu’il n’y a pas de non-conformité possible, comme des amendes, des poursuites ou d’autres problèmes de conformité. Il est essentiel de déposer certains rapports à temps, y compris les états financiers trimestriels, les rapports de facturation annuels, les alertes de sécurité relatives à la santé & et d’autres documents. Le service de conformité doit s’assurer que toutes les données sont correctes, pertinentes et classées correctement.

Pour ce faire, les agents de conformité utilisent un plan de conformité d’entreprise pour rendre le processus plus efficace. Des mesures correctives sous la forme d’un plan de conformité d’entreprise garantissent que tous les domaines de risque sont surveillés, que toutes les préoccupations en matière de conformité sont traitées et qu’il existe des mesures disciplinaires appropriées contre les violations de conformité.

Dans de tels cas, même une violation présumée des lois fédérales applicables peut être désastreuse. Par conséquent, il est crucial d’être prêt pour toute violation potentielle, audit et enquête interne.

L’importance d’un plan de conformité d’entreprise est bien plus importante que ce que la plupart des entreprises considèrent. Si vous n’êtes pas en mesure de respecter les normes de conformité (en particulier dans des domaines tels que les programmes de soins de santé tels que Medicare et Medicaid) et que votre cas atterrit au Bureau de l’Inspecteur général (OIG), votre organisation sera en grave difficulté.

Étapes pour mettre en œuvre un Plan de conformité d’entreprise efficace

Pour éviter les problèmes inutiles, vous devez également réévaluer les plans de conformité d’entreprise actuels et mettre en œuvre des plans de mesures correctives pour les gérer efficacement. Considérez dans quelle mesure le plan actuel est conçu, s’il est appliqué de manière appropriée et s’il fonctionne réellement.

Dans tous les cas, lorsque vous décidez de mettre en œuvre un plan de conformité d’entreprise efficace, vous pouvez suivre ces étapes.

1. Effectuer une Évaluation complète des Risques

L’évaluation des risques est au cœur des questions de conformité de chaque entreprise, car un plan de conformité d’entreprise sauve essentiellement l’organisation des risques. Par conséquent, il est crucial de commencer par déterminer les risques auxquels l’entreprise est confrontée. La meilleure façon de le faire est de procéder à une évaluation complète des risques.

En règle générale, lorsque vous évaluez le risque, vous devez tenir compte de l’emplacement des installations, de l’industrie, du paysage réglementaire, des clients potentiels, des partenaires commerciaux, des transactions étrangères, des paiements officiels étrangers et de la compétitivité du marché. Vous devrez peut-être également tenir compte des cadeaux que vous avez reçus, de l’utilisation de tiers, des journaux de voyage, des dépenses de divertissement et de tout don politique caritatif.

Bien que la plupart de ces facteurs ne s’appliquent pas à de nombreuses entreprises, il est préférable de les comprendre et de les connaître tous. Le but est de comprendre les normes de conduite et de les expliquer à toutes les parties prenantes concernées, y compris les employés actuels, les nouveaux employés, les membres du conseil d’administration, les conseillers juridiques, la haute direction, etc.

Il existe des cadres bien connus comme l’ISO 31000 et le COSO que la plupart des responsables de la conformité des entreprises utilisent. Cependant, la plupart des organisations adaptent le processus d’évaluation des risques pour répondre à des besoins particuliers.

Dans tous les cas, l’évaluation des risques vous permettra:

• Identifier, surveiller, analyser et prendre en charge tous les risques organisationnels.
• Fournissez les informations nécessaires pour allouer les ressources en fonction de la gravité de chaque risque.
• Vous permettent d’être flexible pour la réitération et la réévaluation régulière des risques actuels et potentiels.

Il est essentiel que le responsable de la conformité communique l’évaluation des risques au conseil d’administration et à la haute direction avant de passer à autre chose.

1. Élaborer des Politiques et des procédures d’entreprise

Après votre évaluation des risques, vous devez passer à l’élaboration et à l’établissement de politiques et de procédures de conformité. À ce stade, vous devez suivre un code de conduite, mais vous pouvez également inclure des exigences légales spécifiques à l’entreprise.

Vous devrez peut-être rédiger un comité de conformité au départ pour vous assurer que les décideurs comprennent ce qu’ils font. Elle permet également d’éviter les conflits d’intérêts, les fuites d’informations confidentielles et d’améliorer les contrôles internes.

Les politiques de l’entreprise aident à élaborer des procédures normalisées pour tout problème d’éthique ou de conformité potentiel. Parfois, les politiques peuvent devoir être ajustées en fonction des dernières évaluations des risques. Par conséquent, il est également important d’offrir une formation sur la conformité pour maximiser la compréhension de chaque employé.

1. Communiquer et former avec les employés

Bien que des éléments tels que la rétention soient cruciaux pour chaque entreprise, cela est plus important lorsque vous considérez les activités de conformité. La plupart des organisations ont une condition d’emploi qui interdit aux employés de signaler directement tout problème de conformité. Cependant, pour éviter cela, de nouvelles réglementations ont été mises en place pour donner plus de pouvoir aux lanceurs d’alerte, chaque entreprise ayant pour mandat d’avoir une ligne d’assistance téléphonique pour toute plainte.

Dans de tels cas, il est crucial de maintenir une position de non-représailles pour minimiser les retours en arrière. C’est pourquoi il est essentiel de communiquer constamment avec tous les employés et de leur fournir la formation nécessaire. Les employés qui ne sont pas entièrement formés ne peuvent être tenus responsables de problèmes ou de mauvais efforts de conformité.

Habituellement, votre programme de formation devrait inclure:

• Une approche basée sur le risque – Chaque employé ayant des unités opérationnelles à haut risque devrait recevoir une formation et une attention supplémentaires. Offrez-leur des remboursements, des opportunités de référence, etc. pour assurer une communication maximale.
• Adaptation à un public spécifique – La formation doit être dispensée dans la langue maternelle et le format des employés.
• Historique des épisodes passés – La formation devrait inclure les problèmes antérieurs avec les employés et les conséquences de ces problèmes.

Il est également crucial de maintenir un canal de rétroaction bidirectionnel pour rendre le processus plus efficace.

1. Rapports et Enquêtes

Après avoir identifié les risques, élaboré des politiques d’entreprise et formé les employés, vous devez effectuer un suivi avec des rapports et des enquêtes. Cette étape vous permet de savoir si un employé a ignoré les règles, si l’organisation a manqué quelque chose ou s’il y a des problèmes supplémentaires.

Chaque organisation a un représentant désigné qui est témoin de toute violation potentielle de la conformité et les signale à la haute direction. Une fois qu’un rapport est établi, vous devez utiliser une approche systématique pour vérifier le rapport. Même entreprise, les « membres de la famille » devraient faire l’objet d’une enquête pour assurer une transparence maximale.

Les employés devraient se sentir à l’aise de signaler toute activité douteuse sans craindre de représailles. Par conséquent, un processus de dénonciation solide devrait être mis en œuvre lorsque l’anonymat est la principale préoccupation.

1. Y Compris Les Tiers

Les tiers présentent le plus de risques pour les organisations car il n’y a pas de conflits d’intérêts. Dans la plupart des cas où un tiers est impliqué, il y a eu une sorte de divergence. Les payeurs et les employés sont confrontés aux problèmes posés par l’inclusion de tiers.

Par conséquent, il est impératif d’avoir un processus de diligence raisonnable pour vérifier les tiers. Cela peut inclure des partenaires, des consultants, des fournisseurs, des clients, etc.

Votre processus de diligence raisonnable devrait:

• Adoptez une approche adaptée aux risques – Passez autant de temps que possible à enquêter sur tous les tiers avec lesquels vous travaillez pour minimiser les risques.
• Connectez–vous à un Cadre de risque plus large – Il est essentiel que le cadre de risque et le processus de diligence raisonnable aient les mêmes objectifs. Il est important de communiquer la tolérance au risque de votre entreprise, car il est crucial d’être transparent avec tous les tiers.
• Équilibrer la structure interne et les ressources – Il est essentiel d’utiliser la technologie pour identifier et gérer les signaux d’alarme dans le processus. L’automatisation peut être utilisée pour réduire considérablement les tâches redondantes dans de tels cas.

Il est particulièrement important d’éviter les tiers lors des audits et des contrôles internes.

La mise en œuvre d’un Excellent Plan de conformité d’entreprise

La conformité d’entreprise n’est plus seulement importante dans les grands centres comme New York et San Francisco. Chaque entreprise de chaque secteur doit suivre des règles et des réglementations strictes pour maintenir ses activités.

Il est important de suivre les étapes mentionnées ci-dessus pour mettre en œuvre efficacement votre plan de conformité d’entreprise. Cependant, gardez à l’esprit que chaque organisation et chaque industrie est légèrement différente et peut nécessiter des ajustements supplémentaires.

Un excellent plan de conformité d’entreprise est un plan dans lequel vous suivez les bonnes étapes tout en incluant des facteurs spécifiques à l’entreprise, garantissant une conformité complète.