C’est toujours inspirant de découvrir les pratiques de travail des grandes entreprises. Ils sont synonymes de succès et nous souhaitons donc nous en inspirer, en espérant, à terme, avoir le même succès.
Nous avons déjà parlé des conseils de Mark Zuckerberg pour améliorer l’efficacité des réunions chez Facebook, mais il existe d’autres pratiques empruntées à Google, Apple et Amazon, qui peuvent certainement vous aider à organiser des réunions efficaces.
Bases d’une réunion réussie
Tout d’abord, voici une liste des bonnes pratiques recommandées par la majorité des grandes entreprises :
• Il est essentiel de rédiger un ordre du jour de la réunion. Si vous voulez avoir des réunions productives, c’est la clé. En envoyant l’ordre du jour à l’avance, préparez les participants qui connaissent le but de la réunion. * Les réunions doivent avoir une fin planifiée. Lorsqu’une réunion n’a pas de fin prévue, il est facile de parler de plusieurs sujets qui ne sont pas nécessairement pertinents. Il est donc tout aussi pertinent de déterminer quand il devrait prendre fin. Les gens n’auront pas l’impression d’avoir perdu leur temps.
Maintenant que nous avons examiné les bases, voici quelques règles plus spécifiques que certaines entreprises ont mises en place.
Les 8 Règles d’or des réunions réussies chez Google
Chez Google, avoir une bonne réunion signifie donner aux gens les moyens de prendre des décisions, de résoudre des problèmes et de partager des informations. Surtout, ils ne veulent pas que leurs employés soient démoralisés par la perte de temps et d’énergie causée par de mauvaises réunions.
1. Chaque réunion doit avoir un leader: une personne en charge des décisions qui seront prises.
2. La réunion doit avoir un but et une structure clairs: contenu intéressant, objectifs prédéterminés, participants pertinents et partager l’agenda 24 heures à l’avance, si possible.
3. Les réunions qui partagent des informations ou des réunions de brainstorming doivent avoir un leader, sinon, elles sont une perte de temps.
4. Ne tenir une réunion que lorsque cela est nécessaire: Les réunions doivent avoir un but, pas seulement être une habitude.
5. 8 personnes doivent assister à une réunion, pas plus; envoyez les résultats finaux à ceux (followers) qui peuvent bénéficier de l’information.
6. N’incluez que les personnes qui doivent prendre un poste
7. Suivez l’heure prévue concernant l’ordre du jour de la réunion.
8. Soyez présent, totalement. Ce n’est pas le moment de faire d’autres tâches sur votre smartphone.
Les règles de l’équipe à deux Pizzas chez Amazon
Cela peut sembler assez drôle, mais sachez qu’Amazon a interdit l’utilisation de PowerPoint lors des réunions. Les dirigeants estiment que PowerPoint ne permet pas de discussions approfondies.
De plus, les réunions commencent par un moment de silence pour lire les notes de service appelées » Récit de la réunion. » Ces notes de quatre à six pages sous forme de discours sont lues au début, suivies de questions et de discussions.
Aussi si vous ne pouvez pas nourrir votre équipe de réunion avec 2 grandes pizzas, repensez vos réunions! « Nous essayons de créer des équipes qui ne sont pas plus grandes que ce que nous pouvons nourrir de deux pizzas », a déclaré Bezos. « Nous appelons la règle de l’équipe à deux pizzas. »Trop de gens, trop d’opinions rendent difficile la décision finale.
Réunions hyper-productives chez Apple
Chez Apple, Steve Jobs a certainement laissé sa marque dans les réunions hyper-productives. Comment ?
1. Gardez les réunions aussi courtes que possible.
2. Il est impératif qu’une personne soit en charge de chaque sujet à l’ordre du jour.
3. Comme son homologue Amazon, les présentations PowerPoint sont interdites; les bonnes conversations en face à face sont privilégiées pour partager et défendre des idées.
Copiez-vous ces idées pour vos prochaines réunions ?
Directrice marketing de Beenote, Mélanie aime le monde du marketing qui est en constante évolution pour offrir le meilleur produit pour les besoins de ses clients. Son objectif principal est d’aider les organisations à simplifier la gouvernance de leurs conseils d’administration, comités et équipes grâce à de bonnes pratiques de gestion des réunions.