Comment planifier une conférence académique

Définir la date

Nous vous suggérons d’opter pour une date qui tombe dans la durée – cela peut toujours être prolongé plus tard. N’oubliez pas de vérifier s’il y aura des conférences similaires la même année, pour éviter les chevauchements.

Choisissez un thème

Si vous envisagez d’organiser une conférence académique, vous avez probablement déjà un très bon sujet en tête. Mais si ce n’est pas le cas, essayez d’en choisir un qui donne une nouvelle tournure à un sujet populaire pour être plus sûr d’attirer des conférenciers, des délégués et des participants. Trop étroit et pas assez de personnes voudront venir, trop large et votre conférence ne sera pas suffisamment ciblée.

Obtenez de l’aide auprès de votre établissement

Si vous êtes diplômé ou membre du personnel, assurez-vous d’informer votre université de ce que vous faites! Parlez-en au personnel administratif de votre département et à l’équipe des événements de l’université, s’il y en a un. Ils sont tenus d’avoir beaucoup de conseils et seront probablement prêts à vous aider à organiser les choses.

Obtenez de l’aide professionnelle

Si vous n’êtes pas associé à une université spécifique, nous vous suggérons d’obtenir de l’aide professionnelle pour organiser le côté pratique des choses. Ensuite, vous pouvez vous concentrer sur le côté académique des choses. Qu’il s’agisse d’une équipe d’événements dédiée à l’interne comme celle que nous avons à Senate House ou d’un planificateur de conférence, leurs conseils aideront la planification de la conférence à se dérouler sans heurts.

Définissez votre budget

• Les budgets peuvent sembler assez intimidants si vous n’en avez pas géré auparavant. Voici quelques bonnes pratiques pour gérer votre budget pour la conférence:
• Sachez comment vous allez tout payer et où iront les bénéfices – utiliserez-vous votre compte ministériel, avez-vous besoin d’un code spécial?
• Ne devinez jamais les coûts, calculez toujours vos dépenses avec des devis à jour.
• Supposons toujours le pire scénario en ce qui concerne à la fois les dépenses et les revenus (cela semble pessimiste mais cela fera une budgétisation heureuse.)
• Sachez ce que vous devez payer à l’avance et ce que vous devez payer après la conférence.
• Visez à faire un profit, car cela pourrait être utilisé pour financer un autre événement.
• Assurez-vous que les frais d’inscription et tout financement couvrent vos dépenses plus une éventualité.
• Assurez-vous que les frais d’inscription reflètent ce qui est offert le jour (en particulier pour les conférences universitaires de plus d’une journée).

Comment trouver du financement pour des conférences universitaires

Un financement supplémentaire est toujours une bonne chose. Voici quelques endroits que nous vous suggérons de regarder:

• Organismes de financement départementaux
• Associations thématiques
• Bourses de développement des compétences de troisième cycle
• Éditeurs
• Académie d’enseignement supérieur
• Entreprises et organisations concernées
• Entreprises commerciales
• Entreprises locales ayant des liens à votre discipline

Conseil: N’oubliez pas de créer une adresse e-mail de conférence

Conférenciers principaux ou appel à communications?

En ce qui concerne la tâche d’amener les gens à prendre la parole lors de votre conférence, vous avez deux options principales. Vous pouvez inviter de grands noms ou des personnes de votre propre institution à présenter. Ce dernier est une excellente option si vous souhaitez contrôler le programme dès le début et si vous souhaitez suggérer les sujets abordés par vos conférenciers. Cependant, les conférenciers invités peuvent coûter cher et ils ont souvent des horaires très chargés. Soumettre un appel à communications est une autre façon de trouver des conférenciers et sert également de marketing pour votre conférence. Bien sûr, cette option a aussi des inconvénients, car vous ne pouvez pas contrôler qui propose un article.

Si vous soumettez un appel à communications, nous vous suggérons toujours:

• Utilisez de faux délais.
• Spécifiez le type de présentation que vous acceptez et le nombre de mots.
• Indiquez si vous cherchez ou non des soumissions d’une discipline spécifique uniquement.
• Mettez clairement en évidence vos coordonnées et les détails sur la façon de soumettre des articles.

Quand il s’agit de sélectionner vos articles / orateurs, assurez-vous toujours que vous:

• Confirmez vos acceptations avant d’envoyer des refus.
• Choisissez un conférencier dont le travail plaira à la majorité de votre auditoire.
• Rappeler aux délégués le temps alloué à leur communication avant la conférence.

Ne soyez pas frustré si quelqu’un abandonne ou demande un changement de jour pour son journal – ces choses se produisent. Ayez toujours une liste de réserves pour tenir compte de cela.

Rédaction d’un programme

Vous devez rédiger le programme de votre conférence en même temps que la sélection du contenu. Ne sous-estimez pas le temps que prendra la rédaction de ce processus; c’est une tâche délicate après tout!

Les principales choses pratiques à considérer sont:

• Le format: combien de machines à sous avez-vous? Aurez-vous un seul volet de conférenciers ou des sessions parallèles? Il y a des avantages et des inconvénients aux deux, les sessions parallèles permettent d’accueillir plus de conférenciers, mais peuvent être frustrantes pour les délégués s’ils manquent des sessions clés.
• Assurez-vous que la conférence est bien rythmée, mais qu’il y a encore beaucoup de pauses rafraîchissements et de chances pour les délégués de socialiser.
• Si vous avez des sessions de panel, assurez-vous de clarifier le format de session et les règles de calendrier avec les présidents de panel que vous avez choisis.
• Qui présidera? Faire présider la conférence par le dernier orateur de la journée est un excellent moyen de s’assurer que la journée se déroule selon les horaires.

N’oubliez pas de prendre en compte les dispositions de voyage et les temps de trajet de vos délégués lors de la planification des sessions.

Avant de finaliser le programme, assurez-vous de le parcourir du point de vue de vos participants. Des articles de qualité et un bon conférencier principal sont le squelette de votre conférence, mais assurez-vous d’avoir créé de nombreuses opportunités pour vos participants de réseauter, d’échanger des idées et de s’amuser autour des choses intellectuelles.

Choisir un lieu de conférence académique

Choisir un lieu idéal pour votre conférence est une autre partie importante du processus de planification. Voici les principales choses à considérer:

• Emplacement: choisissez un emplacement facile et pratique pour les voyageurs.
• Liaisons de transport: assurez-vous de sélectionner un lieu proche des liaisons de transport en commun.
• Installations: assurez-vous que le lieu dispose de la technologie audiovisuelle et du WiFi à jour. Une équipe de support technique interne est également une aide précieuse.
• Taille: gardez à l’esprit combien de personnes vous devez accueillir lors du choix de votre lieu; une pièce surpeuplée ou à moitié vide n’est pas idéale.
• Restauration: un lieu avec restauration en interne signifie une chose de moins à organiser après tout.
• Hébergement: si votre conférence dure plus d’une journée, assurez-vous qu’il y a beaucoup d’hébergement à proximité.

Autres éléments importants à considérerSecurity

Sécurité – avez-vous besoin d’embaucher une sécurité pour votre événement?

Hébergement

Si votre conférence doit durer plus d’une journée, demandez-vous si vous devez organiser un hébergement pour l’un des participants. Si vous ne payez pas pour leur hébergement, assurez-vous de fournir une liste d’hôtels suggérés et de B & Bs dans différentes tranches de prix.

Restauration

N’oubliez pas les exigences alimentaires particulières lors de l’organisation de la nourriture. Nous vous recommandons toujours de goûter le menu pour en assurer la qualité.

Tarification et billetterie

En matière de tarification, vous souhaitez couvrir vos coûts, mais attention à ne pas trop facturer les billets.

Si vous envisagez de vendre des billets pour votre conférence en ligne, voici quelques considérations clés à prendre en compte lors du choix d’une plateforme de billetterie en ligne:

Assurez-vous qu’il est…

• Facile à utiliser – idéalement, les participants devraient pouvoir s’inscrire et acheter des billets sur la même page
• Personnalisable – afin que vous puissiez créer une page personnalisée pour votre conférence (vous devriez également avoir une URL personnalisée)
• Mobile friendly – car les gens sont tout aussi susceptibles de s’inscrire via mobile que sur un ordinateur de bureau

Assurez-vous qu’il a…

• Bon support client
• Bons outils de reporting et de capture de données – pour que vous puissiez suivre facilement le nombre d’inscriptions / billets vendus
• Options de prix multiples – idéal pour définir différents niveaux de prix et offrir différents types de billets

N’oubliez pas que vous souhaitez rendre le OUI aussi rapide et facile que possible, n’incluez donc que les champs essentiels dans votre processus d’inscription. Il est de bonne pratique de donner aux délégués un délai avant lequel ils peuvent se retirer de la conférence et recevoir un remboursement.

Conseils sur la vente de billets – offres spéciales et réductions

Offrir des offres spéciales (en particulier pour les réservations de groupe) et une réduction anticipée sensible au temps est un excellent moyen d’assurer des ventes de billets constantes.

Comment promouvoir votre conférence académique

Vous avez travaillé dur pour organiser votre conférence académique jusqu’à présent; maintenant, vous voulez vous assurer que le travail acharné porte ses fruits en mettant des clochards sur les sièges. Il est important de commencer à promouvoir votre conférence tôt. Votre programme n’a pas besoin d’être finalisé avant de commencer à faire passer le mot.

Messagerie :

Votre messagerie doit être claire, convaincante et axée sur les avantages. Incluez toujours le sujet, le lieu et l’heure ainsi qu’en indiquant à qui s’adresse la conférence.

Images

Les images envoient un message plus fort sur votre événement que n’importe quel mot intelligent. Assurez-vous donc de les choisir avec soin!

Appel à l’action

Assurez-vous qu’un appel à l’action est évident et bien visible sur tous les supports marketing.

Comment promouvoir votre conférence en ligne

Il existe de nombreuses méthodes en ligne et hors ligne que vous pouvez utiliser pour promouvoir votre conférence académique. Les moyens de promotion se divisent en trois catégories principales: les médias détenus, les médias gagnés et les médias payants. Utiliser un mélange des trois est la meilleure façon de vraiment parler de votre événement à vos pairs.

Médias détenus (canaux que vous possédez ou contrôlez directement)

Profiter de tous les canaux que vous possédez (comme un site Web, un blog ou une liste de diffusion) pour promouvoir votre conférence est une bonne idée car vous n’avez pas besoin d’autorisation et c’est gratuit.

Médias gagnés

Médias gagnés est une promotion gratuite hébergée sur un site tiers. La promotion de votre conférence académique par le biais des médias acquis vous donne le potentiel de commercialiser votre conférence auprès d’un public beaucoup plus large que votre cercle d’influence direct.

Les canaux de médias gagnés à considérer incluent:

Médias sociaux

Il est important d’être authentique, engageant et transparent si vous voulez attirer l’attention des gens sur les médias sociaux. Choisissez le site social que la majorité de votre public utilise pour concentrer vos efforts plutôt que de lancer plusieurs pages sociales pour votre événement. Ceci est important pour deux raisons: une, cela encourage plus d’interaction à un endroit et deux, l’exécution d’un compte de médias sociaux prend beaucoup de temps. Si vous êtes prêt à consacrer du temps, c’est une façon vraiment enrichissante de promouvoir votre conférence académique. Nos 28 règles pour la commercialisation de votre événement sur Twitter (ajouter un lien hypertexte) sont un excellent point de départ pour plus de conseils.

Blogueurs et influenceurs

Si vous avez une bonne relation avec des blogueurs ou des influenceurs au sein de votre industrie, ils peuvent peut-être vous aider à promouvoir votre événement. Ne contactez pas les blogueurs pour la première fois dans le seul but de les amener à promouvoir votre événement. Une façon beaucoup plus agréable de construire une relation pourrait être de les inviter gratuitement.

Médias payants

Médias payants peut-être moins économiques, mais c’est un moyen beaucoup plus efficace de promouvoir votre événement. Les canaux médiatiques payants à considérer incluent:

• Publicité PPC – vous pouvez configurer des publicités textuelles payantes au clic en utilisant les moteurs de recherche Google et Bing pour cibler les personnes recherchant des conférences académiques ou des termes liés à votre domaine d’études.
• Affichage – vous pouvez également créer des publicités visuelles affichées sur le réseau de Google pour les sites Web. Vous pouvez filtrer les types de sites sur lesquels Google affiche vos annonces en fonction d’un certain nombre de facteurs pour vous assurer d’atteindre les bonnes personnes.
• Messages sponsorisés (sur les médias sociaux et autres sites Web)
• Publicité dans les revues académiques

Autres outils promotionnels

N’oubliez pas de créer des affiches pour votre conférence académique afin de faire passer le mot dans votre établissement.

Obtenir la participation de grands noms

Si vous souhaitez attirer des chercheurs de haut niveau à votre conférence, assurez-vous de commencer à en faire la promotion bien à l’avance. Il est également important que vous ayez un programme solide et que les avantages d’assister à votre conférence académique soient vraiment clairs dans tout votre marketing.

Comment organiser une conférence académique

Le conseil le plus important que nous pouvons vous donner pour organiser une conférence académique est le suivant: n’essayez pas de tout faire vous-même. Faites appel à l’équipe d’événements de votre établissement ou organisez une équipe de bénévoles. Vous serez très occupé à la veille de la conférence, alors essayez de déléguer des tâches telles que la gestion du bureau d’inscription et la préparation des packs de conférence.

Assurez-vous de ne pas avoir oublié d’organiser:

• Packs d’inscription
• Badges nominatifs
• Thé et café en abondance

Le jour même:

• Arrivez tôt
• Familiarisez-vous avec le bâtiment
• Vérifiez que vous avez suffisamment de chaises
• Vérifiez que vous avez suffisamment de thé et de café.
• Vérifiez que votre logiciel est compatible avec les sites
• Apportez des sauvegardes pour toutes les technologies (clés USB, fiches de rechange, câbles, etc.)
• Présentez-vous à n’importe quel personnel interne
• Gardez une trace du temps
• Respirez, détendez-vous et profitez des efforts de votre travail acharné.