C’est une période de changement sans précédent dans l’industrie juridique, et en réponse, de nombreux avocats effectuent des changements de carrière majeurs. Des avocats chevronnés qui se diversifient indépendamment aux nouveaux avocats qui entrent dans la profession au milieu d’une pandémie, un nombre croissant de professionnels du droit ouvrent leurs propres cabinets. Mais au milieu de ces temps précaires, l’espace de bureau physique n’est peut-être pas la meilleure option. Fait correctement, un arrangement de bureau virtuel peut être tout aussi efficace tout en fournissant une couche supplémentaire de précaution.
Cet article explorera les nécessités du lancement et de la création d’un cabinet d’avocats virtuel. Des considérations administratives à la sécurisation des ressources nécessaires, continuez à lire pour 8 conseils pour démarrer votre propre pratique virtuelle.
Astuce #1 Faites un plan d’affaires
Toute entreprise réussie nécessite un plan d’action, et votre nouveau cabinet d’avocats virtuel ne fait pas exception. Que vous ouvriez un tout nouveau cabinet ou que vous quittiez un bureau physique, prenez le temps de rédiger un plan d’affaires détaillé qui vous guide tout au long du processus et aborde de manière proactive les défis. Votre plan doit inclure divers éléments, tels que:
- Un résumé qui comprend votre énoncé de mission, une description générale de l’entreprise et des informations financières.
- Une analyse de marché qui tient compte de l’offre et de la demande de vos services juridiques au sein de votre pratique et de votre ou vos zones géographiques.
- Un organigramme qui expose la structure du cabinet, y compris chacun des postes au sein de la pratique.
- Une description de service des domaines de pratique de votre cabinet, y compris les taux horaires et les barèmes d’honoraires.
- Un plan de marketing qui énonce les efforts qui seront déployés pour commercialiser l’entreprise, attirer des clients potentiels et sécuriser de nouveaux dossiers.
- Une section de projections financières qui énumère les objectifs financiers de l’entreprise, ainsi que les projections de bénéfices et de coûts.
Conseil #2 Établir un espace de travail
Vous n’avez peut-être pas de bureau physique, mais vous avez tout de même besoin d’un emplacement physique pour accomplir vos tâches professionnelles quotidiennes. Décidez où vous souhaitez localiser votre espace de travail. Avez-vous un bureau dédié dans votre maison ou allez-vous utiliser une autre zone de la maison? Quoi qu’il en soit, réfléchissez à ce dont vous aurez besoin pour rendre cet espace de travail productif. Certaines de ces considérations incluent:
- Votre bureau et votre chaise
- Éclairage
- Espace de rangement pour les fournitures de bureau
- Confidentialité et confidentialité des clients
- Accès Internet
- Votre environnement pour les réunions virtuelles
Astuce #3 Établissez Vos processus
Une circulation efficiente et efficace au sein d’un cabinet d’avocats est essentielle à la réussite. Sans les bons processus en place, les membres du cabinet peuvent perdre des heures substantielles à essayer de réinventer la roue et de déterminer les tâches administratives. Encore plus difficile est le fait que dans un environnement virtuel, les membres du cabinet ne sont pas dans le même espace pour partager facilement des idées et des informations. Pour cette raison, il est extrêmement important d’avoir des processus administratifs clairement définis en place dès le début de votre nouvelle entreprise.
Réfléchissez à la façon dont vous et votre personnel allez gérer des situations telles que:
- Consultations de clients potentiels
- Entrées de nouveaux clients
- Distribution du courrier
- Stockage de documents
- Communications internes
- Communications externes
- Suivi du temps
- Facturation client
Une fois que vous avez pris ces décisions importantes, réduisez-les à l’écriture en créant des manuels et des normes d’exploitation fermes.
Astuce #4 Promouvoir une culture d’entreprise unie
Avec des membres du cabinet travaillant à partir de divers endroits, il peut être difficile d’établir une culture d’entreprise unifiée. Lorsqu’ils travaillent à domicile, certains employés éprouvent des sentiments d’isolement et de dépression. Travaillez contre ces risques en créant des activités et des pratiques qui favorisent une culture unifiée et incluent chaque membre du cabinet. Les événements virtuels tels que les compétitions d’équipe, les déjeuners-causeries et les clubs de lecture peuvent promouvoir des environnements de travail virtuels cohérents et positifs.
Astuce #5 Pensez à vos clients
Vous et les membres de votre cabinet ne êtes pas les seuls à vivre votre cabinet d’une manière nouvelle ou différente. Vos clients doivent également faire face à des situations qui sont loin de leurs attentes quant à la collaboration avec un avocat. Assurez-vous que la nature virtuelle de votre cabinet ne diminue pas l’expérience client ou la capacité de votre cabinet à fournir aux clients des services juridiques exceptionnels. Considérez des circonstances comme:
- Comment organiserez-vous les réunions avec les clients
- Comment les documents seront-ils livrés en toute sécurité aux clients
- Comment garderez-vous les clients constamment à jour?
- De quelles ressources techniques avez-vous besoin pour répondre aux besoins des clients dans un environnement virtuel ?
Astuce #6 Utilisez une technologie efficace
La technologie est importante dans tout cabinet d’avocats, mais elle devient cruciale pour les cabinets d’avocats opérant virtuellement. Vous avez besoin d’outils en place qui peuvent être consultés et utilisés par les membres appropriés de l’entreprise lorsqu’ils travaillent à partir de divers endroits. Certaines options techniques juridiques courantes incluent:
- Logiciel de gestion de cabinet
- Stockage de documents en nuage
- Outils de recherche en ligne
- Logiciel de suivi du temps
- Plateforme de facturation juridique en nuage
- Logiciel de gestion client
Offres de logiciel de facturation juridique TimeSolv une variété de fonctionnalités pour aider les dirigeants de cabinets d’avocats à gérer leurs pratiques, à suivre le temps, à créer des factures et à collecter efficacement les paiements. Avec sa technologie basée sur le cloud et ses nombreuses intégrations, TimeSolv aide les cabinets d’avocats virtuels à rester sur la bonne voie et rentables.
Astuce #7 Interne & Communications externes
Si votre nouveau cabinet d’avocats virtuel comprendra une équipe d’avocats et de personnel de soutien, vous aurez besoin d’outils de communication internes permettant à tous les membres d’interagir rapidement et facilement tout au long de la journée. L’essor des environnements de travail virtuels a ouvert la voie à de nombreuses options de communication, notamment des applications de chat telles que Slack et des outils de collaboration tels que Microsoft Meetings. Faites un peu de recherche pour trouver la meilleure option pour votre entreprise.
Il est également important de considérer les outils que vous utiliserez pour les communications externes avec les clients et les autres professionnels du droit. Avec tout le monde travaillant à partir de différents endroits, l’utilisation de divers téléphones domestiques et cellulaires peut faire paraître un cabinet d’avocats non professionnel aux clients potentiels et existants.
Les technologies VoIP permettent aux cabinets d’avocats de communiquer de manière transparente avec leurs clients et collègues dans un environnement virtuel. Les appels sont acheminés sur des réseaux de protocole Internet. Par conséquent, peu importe où les membres de l’entreprise lancent des appels, le destinataire voit un numéro de téléphone cohérent pour l’entreprise. De plus, lorsque les clients font appel au cabinet, ils utilisent un numéro standard qui peut être acheminé aux membres du cabinet, peu importe où ils travaillent physiquement.
Un portail client peut également faciliter les communications externes en fournissant un outil de diffusion d’informations et de mises à jour aux clients de manière sécurisée et virtuelle. Grâce à cette technologie, vos clients peuvent se connecter indépendamment à leurs comptes sécurisés pour consulter les mises à jour, examiner les factures et payer leurs factures légales.
Astuce #8 Options de paiement en ligne
Un cabinet d’avocats virtuel a besoin d’outils pour collecter les paiements en ligne. À l’ère de la distanciation sociale, de nombreux consommateurs préfèrent les transactions en ligne parce qu’ils n’ont pas de déplacement à un bureau ou de chèque par la poste. Que vous acceptiez des paiements via votre portail client ou que vous incluiez un bouton de paiement sur votre site Web, les options de paiement en ligne se traduisent par une compensation plus rapide pour votre entreprise et une réduction des ressources consacrées au recouvrement des factures impayées. Le personnel de votre cabinet d’avocats envoie simplement les factures par voie électronique et les clients peuvent les payer dès réception.