La menace du coronavirus a nécessité un programme de conformité des entreprises plus strict et plus strict. Il est donc plus important que jamais d’améliorer les normes réglementaires et de renouveler les efforts d’application.
Dans cet article de blog, nous aborderons donc les questions les plus courantes liées à la conformité d’entreprise et tout ce que vous devez savoir sur la création du meilleur programme de conformité pour votre organisation.
Qu’est-ce que la conformité?
Dans notre récent article sur la conformité des entreprises, nous avons défini la conformité comme une action et une norme. La conformité en tant qu’action implique la nécessité de se conformer aux réglementations et politiques établies. Il parle également des devoirs et des responsabilités d’une entreprise envers ses employés et la société. Comprenant ses obligations, une entreprise doit prendre les mesures et les mesures nécessaires pour satisfaire aux exigences légales et / ou gouvernementales afin de rester conforme en tant qu’organisation.
D’autre part, la conformité devient une norme lorsqu’une entreprise va au-delà et ne traite pas la conformité comme une simple exigence mais plutôt comme un code de conduite ou une boussole éthique pour les employés.
Donc, dans l’ensemble, la conformité des entreprises est à la fois une action qui réduit les risques juridiques et de sécurité. Mais c’est aussi une norme qui conduit les gens à un comportement approprié.
Pour mieux comprendre le sens de la conformité des entreprises, il faut la considérer à la fois comme une action et une norme. Si elle est considérée comme une action seule, elle peut être réduite à un ensemble de règles. De même, il ne peut servir de décoration de marque que s’il est simplement considéré comme un standard.
Toutes les entreprises ont-elles besoin d’un programme de conformité d’entreprise?
Toutes les entreprises ont besoin d’un programme de conformité d’entreprise. Indépendamment de sa taille, de sa portée ou de son secteur d’activité, une entreprise doit disposer d’un programme de conformité défini ou structuré qui spécifie ses politiques, procédures et actions.
Selon une étude de 2017, il est rentable d’investir dans la conformité compte tenu du coût d’avoir plus d’activités de conformité (p. ex., audits, formation et personnel d’experts) est inférieur au coût des entreprises qui ne respectent pas les normes de l’industrie.
La même étude indique également que le coût de la non-conformité est 2,71 fois supérieur au coût de la conformité. Voici quelques impacts de la non-conformité:
- Perturbation des activités
- Pertes de productivité
- Pertes de revenus
- Amendes, pénalités et frais de règlement
Ainsi, prendre des mesures préventives pour respecter les exigences de conformité peut vous éviter des ennuis et vous aider à économiser une quantité importante de coûts organisationnels.
Quels éléments les programmes de conformité des entreprises devraient-ils inclure?
De nombreuses entreprises ne savent pas ce qu’un programme de formation à la conformité devrait couvrir. Et bien, tout dépend des règles que vous souhaitez adopter et des problèmes que vous souhaitez résoudre. Mais en général, la conformité des entreprises se concentre sur ces préoccupations principales:
Corruption
Construire une culture forte de la conformité commence par un engagement à faire des affaires de manière honnête, éthique et légale. Mais différentes formes de corruption comme la corruption, le truquage d’offres et d’autres pratiques commerciales illégales ruinent parfois la fibre morale de certains employés. Par conséquent, la création de politiques de conformité axées sur l’élaboration de normes élevées d’intégrité minimise la survenue de ce problème.
Comportement des employés
Le comportement des employés a une corrélation directe avec la productivité, l’engagement et l’efficacité sur le lieu de travail. Et toute action considérée comme non professionnelle ou contraire à l’éthique perturbe le bon déroulement des processus de l’entreprise. Pour éviter ces problèmes, des programmes de conformité tels que des politiques anti-harcèlement et anti-discrimination devraient être inclus.
Santé et sécurité au travail
Les employeurs ont le devoir légal et la responsabilité morale d’assurer la sécurité et la protection de leurs employés au travail. Par conséquent, les entreprises doivent disposer d’un ensemble de politiques, de plans et de procédures qui aident à gérer la santé et la sécurité au travail. Son but est de minimiser le risque de blessure ou de maladie chez les employés et est donc tout aussi important à inclure.
L’Administration de la sécurité et de la santé au travail ou OSHA est l’une des principales agences de réglementation au monde qui fournissent des directives standard sur la gestion de la santé et de la sécurité au travail.
Conformité environnementale
Certaines entreprises considèrent la conformité environnementale comme facultative. Mais étant donné que les problèmes écologiques tels que le changement climatique et la pollution ont un impact négatif sur les entreprises, la conformité environnementale devrait être une considération sérieuse pour chaque programme de conformité.
Gestion des données
Toute personne qui entre en contact avec votre entreprise apporte des tonnes d’informations personnelles identifiables. Et il est de l’obligation de votre entreprise de protéger toute information sensible pouvant entraîner des problèmes de confidentialité des données. Pour être conforme dans ce domaine, il faut définir les politiques et les processus qui garantissent la protection des données. Ce processus peut inclure la mise en œuvre d’un Système de Gestion de la Sécurité de l’information ou d’un SMSI.
Conformité des produits
Il est impératif que les produits commerciaux répondent aux exigences légales essentielles. Ainsi, la conformité devrait fournir la preuve qu’un produit répond à ces exigences réglementaires. N’oubliez pas que prendre la responsabilité de vos produits et services est une entreprise intelligente.
Cinq éléments de base d’un programme de conformité d’entreprise efficace
Vous connaissez maintenant les éléments de base d’un programme de conformité d’entreprise. Mais une chose est de décider du contenu. Une autre chose est la façon dont vous construisez votre programme et assurez-vous qu’il est efficace dès le départ.
Plus la gestion de la conformité est complexe, plus elle est difficile à transmettre. Ainsi, un programme de conformité réussi est quelque chose qui est ciblé, bien défini et simple. Pour y parvenir, assurez-vous d’avoir ces cinq éléments de base:
Normes et procédures
Votre programme de conformité devrait comporter un ensemble clair de politiques et de procédures pour définir le cadre dans lequel votre entreprise opère. Les lois ou directives doivent être concrètes, pratiques et, surtout, accessibles. Lorsque nous disons accessible, nous voulons dire que vos politiques de conformité d’entreprise doivent être transmises régulièrement, en particulier lorsque des modifications sont apportées.
Autorité
L’initiative ou le soutien pour un programme de conformité complet et complet doit provenir de la haute direction. Si les gestionnaires ou les superviseurs n’autorisent pas la planification et la mise en œuvre de la conformité, le programme apparaîtra comme un ensemble de règles inutiles et sans dents.
De plus, l’entreprise doit avoir un Chef de la conformité officiel, qui peut servir de superviseur de toutes les activités de conformité.
Formation et éducation
Pour éduquer officiellement vos employés sur les lois et politiques liées à l’industrie ou spécifiques au gouvernement, vous devriez avoir un programme de formation à la conformité dédié pour simplifier le processus.
Comme toute autre activité de développement des employés au sein de votre académie de formation, les objectifs de la formation à la conformité doivent être INTELLIGENTS. Avoir des buts et objectifs de conformité INTELLIGENTS peut rationaliser vos activités d’apprentissage. Il vous aide également à identifier les bons outils et la meilleure approche pour réussir vos initiatives de formation.
Avec des objectifs INTELLIGENTS, vous trouverez des moyens de rendre le processus d’apprentissage plus attrayant et adapté aux employés. Possédant le bon état d’esprit et la bonne perspicacité, vous pouvez explorer différentes stratégies, comme l’utilisation d’un système de gestion de l’apprentissage pour l’apprentissage en ligne ou la formation à la conformité en ligne.
Audit et surveillance
Une façon pour les organisations de ne jamais perdre la surveillance de leur programme de conformité consiste à surveiller et à auditer constamment. Un bon système de surveillance et d’audit de la conformité donne aux entreprises un ensemble cohérent de protocoles et facilite le processus de vérification et de détection des problèmes sur une base régulière.
Chaque fois que des écarts sont constatés dans la conformité, la surveillance et l’audit facilitent la conduite d’une analyse immédiate et d’une réponse appropriée pour prévenir les défaillances.
Les politiques de surveillance de la conformité comprennent l’enregistrement des modifications réglementaires actuelles, l’élaboration de procédures de contrôle interne pour se conformer à ces modifications et l’information de l’ensemble de l’organisation sur les mises à jour importantes.
D’autre part, la vérification de la conformité implique l’examen et la vérification de l’efficacité des processus de surveillance continue. Une action liée aux audits de conformité consiste à valider si le système de surveillance existant atteint les résultats souhaités.
Dans tous les cas, le Chef de la conformité devrait s’assurer que les départements d’audit et de surveillance travaillent main dans la main pour atténuer les risques de conformité possibles.
Procédures de mesures correctives
La conformité est à la fois une réponse proactive et réactive. Ainsi, votre système de gestion de la conformité doit non seulement inclure des directives concrètes, mais également des mesures correctives claires. Cela signifie que chaque fois qu’un problème de non-conformité ou d’irrégularité est rencontré, vous savez comment réagir avec des mesures contre-actives appropriées.
Mais n’oubliez pas que les actions correctives n’existent pas dans le vide. Aucune réponse contre-active ne doit être dissociée des domaines pertinents des lois ou réglementations sur la conformité. En d’autres termes, les actions qui devraient résoudre les problèmes de non-conformité devraient être liées à des sources appropriées telles que:
- Résultats de l’audit
- Incidents réels ou erreurs humaines
- Plaintes des clients
- Agents non conformes
Normalement, une procédure corrective suit ces six phases: identification, évaluation, analyse des causes profondes, réponse corrective et suivi.
Numérisez votre programme de conformité d’entreprise
La transformation numérique est presque incontournable en matière de processus d’entreprise, même en matière de conformité. Malheureusement, les entreprises voient la transformation numérique comme une opportunité de renforcer uniquement les relations avec les clients, de rationaliser les opérations et d’améliorer leurs activités. En conséquence, la conformité des entreprises devient une réflexion après coup.
Cependant, la technologie numérique incite les organisations à réinventer leurs systèmes de conformité d’entreprise. Et la première étape vers la modernisation des programmes de conformité des entreprises consiste à identifier les obstacles qui entravent la transformation numérique.
Et nous voulons vous aider à briser ces barrières! En savoir plus sur nos services et laissez-nous vous aider à démarrer votre processus de transformation numérique. Cliquez sur ce lien pour savoir comment numériser votre programme de conformité. Ou contactez-nous pour avoir une idée de la façon dont vous pouvez créer votre propre solution de formation à la conformité.