Déménagement de bureaux ? Voici votre liste de contrôle ultime

Tout comme une famille peut dépasser une maison, les entreprises peuvent dépasser un espace de bureau. Les recherches suggérant que les entreprises déménagent en moyenne tous les sept ans, que ce soit pour la croissance de l’entreprise, la relocalisation de l’entreprise ou simplement pour changer de décor, le déménagement de bureaux peut avoir un impact considérable sur vos employés.

À la suite d’une pandémie mondiale, de nombreuses entreprises cherchent à modifier leur environnement de travail physique afin de respecter les réglementations de distanciation sociale nécessaires.

Quelle que soit votre situation organisationnelle, à mesure que votre entreprise évolue et se développe, il arrivera un moment où votre bureau actuel ne sera pas suffisant pour prendre en charge tout le personnel et la technologie dont vous avez besoin. Lorsque cela se produit, vous vous retrouverez face à un mal complexe mais nécessaire: le changement. Bien que le changement puisse être une chose précieuse dans le monde des affaires, il est également quelque chose que de nombreux employés et chefs d’entreprise ont du mal à gérer.

Nous avons élaboré notre guide de relocalisation de bureaux ultime pour vous aider à gérer votre déménagement de bureaux en douceur, à atténuer les effets néfastes du changement et à positionner votre déménagement comme un développement positif et passionnant pour votre entreprise et votre personnel.

Liste de contrôle étape par étape du déménagement de bureau

Notre liste de contrôle étape par étape vous aidera à planifier et à préparer votre déménagement de bureau et à examiner comment:

ÉTAPE 1. Tenez compte des besoins de déménagement de votre bureau

Avant de vous engager dans le grand déménagement, il est important d’évaluer les besoins de votre entreprise. Il existe de nombreuses raisons de déménager un bureau, mais identifier les raisons de déménager tôt dans le processus peut vous aider à créer un processus de déménagement de bureau plus stratégique et soigneusement réfléchi.

Le déménagement d’un bureau peut booster le moral de votre personnel, améliorer la productivité et ouvrir votre entreprise à un nouveau bassin de talents. Il y a plusieurs raisons de déménager, mais de nombreuses entreprises déménagent pour les raisons possibles suivantes:

• Croissance de l’entreprise

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il est important de planifier des expansions en fonction de votre environnement physique. La relocalisation peut vous aider à personnaliser la conception de votre bureau d’une manière qui convient à vos équipes sur le plan pratique, mais qui correspond également à votre philosophie et à vos valeurs organisationnelles. Que vous cherchiez à introduire plus de postes de travail, un espace collaboratif plus ouvert ou une plus grande accessibilité aux salles de réunion, choisir un nouvel espace de bureau qui répondra aux besoins de votre équipe à long terme est une considération clé pour les entreprises modernes à la recherche du bureau idéal pour la croissance.

• Attirer des clients

Votre espace de bureau sert de  » vitrine  » pour votre marque, il doit donc indiquer à vos clients ce que vous représentez en tant qu’organisation. Avoir un emplacement de bureau dont vous vous sentez fier et à l’aise d’inviter vos clients est important. L’espace que vous habitez en tant qu’entreprise peut avoir un impact durable sur ceux qui travaillent avec vous Le choix d’un espace de bureau dans un emplacement enviable pourrait aider à donner à votre entreprise plus de gravité et, dans certains cas, peut même vous aider à attirer de nouvelles affaires.

• Amélioration de la productivité

Choisissez un emplacement de bureau en tenant compte de la productivité de vos employés. Le bien-être du personnel est la clé de la productivité et du moral, alors assurez-vous de considérer l’équilibre travail / vie personnelle et la santé et le bien-être comme un facteur clé pour choisir un nouvel emplacement de bureau. Y a-t-il une salle de sport à proximité? Y a-t-il beaucoup d’espaces verts dans les environs? Y a-t-il des endroits à proximité où les employés peuvent acheter un déjeuner ou des collations? Des considérations encore plus petites telles que la lumière naturelle et la conception à aire ouverte peuvent avoir un impact énorme sur le moral et la productivité de votre personnel. Déménager un bureau d’affaires et déménager dans un environnement plus moderne peut améliorer la connectivité, motiver les équipes et développer l’engagement de vos employés.

• Attirer les talents

En plus d’attirer potentiellement de nouvelles entreprises, la relocalisation de vos bureaux pourrait potentiellement vous aider à attirer un meilleur bassin de talents, pour vous aider à façonner les futurs dirigeants de votre organisation. Si votre bureau d’affaires est difficile d’accès, dans une zone indésirable ou dans une zone particulièrement rurale, il peut être plus difficile pour les grands candidats d’envisager leur avenir au sein de votre organisation. En tant que visage de votre entreprise, votre emplacement de bureau devrait être choisi comme un centre accessible pour la prochaine génération de votre main-d’œuvre talentueuse, vous aidant à attirer les bonnes personnes pour jouer un rôle dans votre avenir.

ÉTAPE 2. Planifiez votre déménagement de bureau

Un plan de déménagement de bureau bien organisé est essentiel dans toute stratégie de transformation– que vous déménagiez vers un nouveau système téléphonique ou que vous passiez à un autre bureau.

Assurez-vous de suivre ces conseils pour créer un plan de déménagement de bureau:

• Créez un calendrier pour la relocalisation de votre bureau avec des dates limites sur le moment où de nouvelles technologies et systèmes doivent être établis.
• Analysez votre nouvel emplacement et assurez-vous de comprendre ses capacités informatiques, ses installations et ses utilitaires.
• Concevez votre espace de bureau et réfléchissez aux modifications que vous devrez peut-être apporter aux postes de travail, à l’infrastructure informatique et aux installations.
• Considérez comment le déménagement de votre bureau affectera tous les projets existants que vous avez en mouvement.

ÉTAPE 3: Identifier les coûts et planifier votre budget

Le déménagement de bureaux peut être coûteux et peut également être un bouleversement majeur en termes de coûts engendrés par tout temps d’arrêt. Il est important d’identifier tous les coûts possibles pour la réinstallation de votre bureau avant d’établir un budget. De cette façon, votre gestionnaire de projet de relocalisation de bureaux peut établir quel niveau de budget pourrait être raisonnable et réalisable.

Afin de commencer à rechercher les coûts et les dépenses cachées que vous pourriez rencontrer, nous avons dressé une liste des frais de déménagement typiques pour examen.

• Loyer (y compris les avis de loyer et la TVA)
• Dépôts et frais de délabrement
• Frais de rupture de contrat
• Frais d’administration / d’agence
• Sécurité
• Société de déménagement / fournisseurs de relocalisation
• Frais de stockage
• Assurance
• Frais de service
• Frais de rénovation / design d’intérieur
• Services publics
• Frais de fournisseur de connectivité et de communication
• Redirection de poste

Téléchargez votre liste de contrôle des dépenses de déménagement de bureau comme modèle de point de départ pratique pour rassembler votre clé frais de déménagement de bureau.

ÉTAPE 4: Création d’une liste de contrôle des tâches du projet

Lorsque vous décidez de changer de bureau, vous aurez besoin d’un plan en place pour ne manquer aucun détail essentiel dans votre processus de déménagement.

S’il n’est pas géré efficacement, un déménagement de bureau peut causer un certain nombre de problèmes et nuire considérablement à votre résultat net. En mettant l’accent sur le maintien de la productivité maximale et la réduction des perturbations pour votre personnel et vos clients, prendre du recul tôt pour élaborer des stratégies et planifier soigneusement vos grandes manœuvres commerciales peut éviter les frustrations du personnel, les factures manquées et les relations client endommagées.

Après avoir établi un budget et anticipé les coûts de déménagement de bureaux, vous devrez préparer une liste de contrôle complète du projet avec des buts et des objectifs clairs qui peuvent être facilement suivis par votre équipe de projet et votre personnel. Incluez des objectifs mesurables concernant les délais et la réduction des temps d’arrêt et incluez-les dans votre liste de contrôle des tâches complète et réalisable.

N’oubliez pas que vous devez vous assurer que vous pouvez tout préparer à l’avance et effectuer le déménagement le jour même avec un temps d’arrêt minimal et des perturbations minimales pour votre personnel est une considération clé lors de la gestion de projet de votre déménagement imminent.

Choses à faire et à ne pas faire à inclure dans votre liste de contrôle:

Choses à faire:

Nommez votre gestionnaire de déménagement de bureau

Vous devez nommer une personne qui peut diriger votre projet de déménagement de bureau. Alors que vous aurez besoin de l’adhésion de toute votre équipe et que votre gestionnaire aura besoin de personnes à qui déléguer, votre déménagement de bureau aura besoin d’une personne de référence qui peut être responsable de la budgétisation, de la planification et de la réponse à toute demande concernant votre déménagement de bureau.

Prévoyez suffisamment de temps pour le processus de planification

Le processus de planification de votre déménagement devrait vraiment commencer environ 3 à 6 mois avant la date limite de votre déménagement. Assurez-vous de vous laisser suffisamment de temps pour budgétiser, rechercher, déléguer des tâches et vous assurer que toute votre logistique est réalisable dans ce délai.

Établissez vos priorités (mais pas seulement au sein de l’équipe de direction)

Assurez-vous de savoir ce que vous recherchez avec votre déménagement. Vous voudrez peut-être vous concentrer simplement sur la réduction de vos coûts de location, tandis que vos employés pourraient avoir besoin d’un meilleur stationnement ou d’un environnement plus sûr lorsqu’ils partent tard le soir. Mener un sondage auprès de vos employés peut vous aider à sentir plus d’employés engagés et impliqués dans le projet, alors assurez-vous de prendre en compte leurs besoins lorsque vous rassemblez vos priorités.

Décrivez vos critères budgétaires

Une fois que vous avez une idée générale de ce que tout devrait coûter, il devrait être plus facile d’établir ce que devrait être votre budget global. N’oubliez pas de toujours surestimer votre budget afin d’avoir une petite marge de manœuvre au cas où les choses s’additionneraient un peu plus que prévu.

Créez un calendrier réaliste et respectez-le

Définissez un calendrier raisonnable en décrivant clairement les délais et en nommant les membres de votre équipe de projet à des tâches spécifiques. Essayez de ne pas manquer les délais; plus vous réussirez à cocher la liste de contrôle tôt, moins votre journée de déménagement (et les semaines qui la précèdent) sera stressante.

Ne pas:

N’essayez pas de faire le déménagement vous-même

Bien qu’il puisse être tentant de réduire les coûts d’une entreprise de déménagement de bureaux ou de gérer le projet uniquement par vous-même, assurez-vous de partager la charge. Ne sous-estimez pas l’ampleur d’un projet de déménagement de bureaux. Assurez-vous de déléguer et d’embaucher une entreprise de déménagement digne de confiance pour vous aider à faire le gros du travail.

Ne sous-estimez pas votre budget

Ne vous dites pas que vous pourriez être en mesure de réduire les détails les plus fins de votre déménagement de bureau. On ne peut nier que ce sera coûteux. Acceptez cela et laissez-vous une petite marge de manœuvre pour que si les choses se révèlent plus chères, vous ayez un tampon. Si ce n’est pas le cas, offrez à votre équipe un petit quelque chose en plus pour aider tout le monde à célébrer son nouvel environnement de travail.

Ne laissez pas tout jusqu’à la dernière minute

Tergiverser en ce qui concerne votre processus de réinstallation n’est pas une bonne idée. Comme le dit le proverbe, le déménagement est l’événement de vie le plus stressant que nous devons surmonter. Le déménagement de bureaux ne se fait certainement pas sans stress important non plus, mais si vous respectez vos horaires et ne vous encombrez pas de votre logistique à la fin, votre journée de déménagement pourrait se dérouler plus facilement que prévu.

N’excluez pas votre personnel ou vos clients

Partager vos plans et faire savoir à votre personnel comment il peut contribuer peut avoir un impact énorme sur le moral de votre personnel. L’implication de vos employés dans le déménagement des bureaux fait partie intégrante de l’engagement de vos employés, ce qui est très important pour obtenir l’adhésion massive de votre main-d’œuvre. De la même manière, communiquer tôt avec vos clients et leur faire part de votre déménagement pourrait contribuer à renforcer votre relation client à long terme.

N’oubliez pas les détails les plus fins

S’assurer de faire un brainstorming avec votre équipe de projet peut être la clé pour vous assurer d’avoir pensé à tous les détails les plus fins. Par exemple, dressez une liste des fournitures générales dont vous pourriez avoir besoin, telles que les suivantes:

• Boîtes de rangement de différentes tailles
• Papiers d’emballage et papier à bulles
• Une table d’emballage / un bureau d’emballage dédié
• Marqueurs et étiquettes permanents
• Rembourrage rempli d’air

Votre liste de contrôle ultime pour le déménagement au bureau

Première étape: poser les bases

• Nommer votre chef de projet de déménagement de bureau et votre équipe de projet
• Examiner votre bail actuel et établir les coûts de rupture anticipée
• Définir vos critères et mener les enquêtes nécessaires auprès du personnel
• Coûts de recherche et fixer votre budget
• Établir la date limite de déménagement de votre bureau
• Entreprises de déménagement de bureau de recherche et coûts de l’assurance déménagement
• Commencez à rechercher en ligne des espaces de bureau qui répondent aux besoins de votre entreprise
• Documentez votre plan et votre calendrier
• Présélectionnez, discutez et choisissez votre nouveau deuxième étape : communiquer
  • Assurez-vous que vos listes de clients actuelles sont à jour
  • Effectuez un audit détaillé de tous les contenus en ligne et hors ligne et répertoriez les contenus nécessitant une mise à jour à l’adresse
  • Informez le bureau de poste de votre nouvelle adresse
  • Collaborez avec vos équipes juridiques pour mettre à jour les contrats nécessaires avec la nouvelle adresse
  • Met à jour vos comptes de réseaux sociaux et en ligne (y compris Google Business, etc.) avec la nouvelle adresse
  • Examiner les listes des partenaires et des parties prenantes pour les informer du changement d’adresse (mettre à jour les listes si nécessaire)
  • Effectuer un audit sur la papeterie et le matériel de marque pour mettre à jour les adresses si nécessaire
  • Examiner et mettre à jour tous les abonnements à la livraison
  • Communiquer vos plans à votre personnel (leur faire savoir comment / s’ils peuvent s’impliquer)
  • Aviser le propriétaire actuel / gestionnaire d’immeuble
  • Fixez une date dans l’agenda pour que le personnel mette à jour l’adresse dans les signatures électroniques
  • Réservez votre entreprise de déménagement de bureau choisie
  • Commencez à coordonner la logistique de votre déménagement de bureau avec votre équipe informatique pour discuter des besoins en systèmes et équipements informatiques
  • Envoyez des avis de changement d’adresse aux clients, clients, partenaires, organismes industriels et publications médiatiques dont vous êtes membre ou abonné
  • Informez vos fournisseurs de services Internet de votre déménagement de bureau et discutez des besoins de connexion Internet
  • Informez votre fournisseur de télécommunications de votre déménagement de bureau et prenez les dispositions nécessaires pour les mises à jour de votre numéro de téléphone, de vos systèmes téléphoniques ou de vos besoins en câblage

  Troisième étape: préparez votre logistique

  • Effectuez un audit de votre mobilier de bureau actuel et identifiez tout nouveau mobilier dont vous pourriez avoir besoin
  • Tracez la conception de votre nouveau bureau avec un plan d’étage détaillé et des dimensions
  • Planifiez votre nouvel espace en fonction de l’espace de bureau et des blocs de bureaux
  • Identifiez les espaces de salle de réunion et les espaces communs dans la nouvelle disposition des bureaux
  • Organisez toute entreposage temporaire au besoin
  • Planifier toute papeterie et tout équipement pour le nouveau bureau
  • Établir tous les besoins de sécurité pour le nouveau bureau
  • Organiser / nommer des services de nettoyage (à la fois pour le check-out de l’ancien bureau et le nettoyage régulier du nouvel espace)
  • Check-out et réserver des quais de chargement ou un parking dédié pour le jour du déménagement
  • Finaliser tous les nouveaux documents contractuels
  • Discuter et prendre les dispositions nécessaires pour tout nouvel équipement informatique pour le nouvel espace de bureau et les nouvelles salles de réunion
  • Check-in avec Internet / télécoms et d’autres fournisseurs nécessaires pour assurer la journée se déroule sans problème et sans temps d’arrêt excessif

  ÉTAPE 5: Préparez votre équipement de bureau lors du déménagement de bureaux

  

  Que comptez-vous faire avec votre matériel physique lorsque vous déménagez dans un nouveau bureau? Si vous envisagez de passer aux communications cloud ou si vous disposez déjà d’un système hébergé, il vous suffit de transporter vos téléphones de bureau et autres terminaux vers votre nouvel emplacement. Si vous avez un système de communication d’entreprise complet en place, vous devrez peut-être vous demander s’il est temps de mettre à niveau ou s’il vaut la peine de l’emporter avec vous.

  N’oubliez pas de tenir compte de ces éléments lors de la préparation de votre équipement de bureau avant le déménagement de vos bureaux:

  • Faites une liste de tous les actifs informatiques et de télécommunications que vous souhaitez apporter à votre nouveau bureau.
  • Déterminez si tous vos actifs fonctionneront bien avec l’infrastructure informatique de votre nouvel emplacement.
  • Décidez s’il est temps de mettre à niveau différentes parties de votre stratégie de communication en passant au cloud.
  • Considérez toute acquisition ou mise à niveau informatique / télécoms à venir et déterminez si elles peuvent être réalisées en même temps que le déménagement.

  ÉTAPE 6: Adressez votre système de télécommunications

  

  Comme mentionné ci-dessus, le matériel de votre système de télécommunications n’est qu’un composant à adresser lors du déménagement de votre bureau. Vous devrez également réfléchir à diverses autres parties de votre stratégie de communication d’entreprise.

  Considérez cette liste de vérification du déménagement du bureau du système de télécommunications:

  • Évaluez ce que vous devez faire concernant les données vocales de votre nouveau système. Allez-vous adopter les nouvelles technologies et les solutions cloud?
  • Déterminez le nombre de lignes téléphoniques dont vous avez besoin et informez votre fournisseur de télécommunications si vous souhaitez rester avec eux.
  • Décidez de ce que vous allez faire avec vos numéros de téléphone existants. Si vos clients les connaissent déjà, il peut être utile de les garder les mêmes.
  • Explorez toutes les améliorations qui pourraient être disponibles dans le cadre de votre déménagement. La bande passante supplémentaire rend-elle de nouvelles options de communication disponibles?
  • Effectuez des sauvegardes de toutes les données vocales ou de communication que vous emporterez avec vous. Le stockage en nuage vous permettra de vous remettre rapidement en marche de l’autre côté.

  ÉTAPE 7: Gérez Votre Sécurité Lors du déménagement de Bureaux

  

  Enfin, n’oubliez pas de ne pas négliger les détails administratifs lors du déménagement de votre bureau. C’est maintenant l’occasion idéale de considérer la sécurité de votre réseau et de vous assurer que tout est en sécurité.

  Choses à retenir lors de la gestion de la sécurité de votre réseau avant un déménagement de bureau:

  • Créez un inventaire de tous vos biens et ressources et élaborez un plan de protection de vos informations en transit.
  • Créez une liste d’employés et les droits d’accès au réseau qu’ils devraient avoir.
  • Détaillez et mettez à jour vos politiques de sécurité si nécessaire avant le déménagement du bureau.
  • Évaluez les contrats avec les fournisseurs de sécurité et examinez les solutions de sécurité disponibles auprès de votre fournisseur de télécommunications.

  Le déménagement de bureaux peut être une expérience compliquée dans le meilleur des cas. Heureusement, avec les systèmes de communication flexibles basés sur le cloud de RingCentral, vous pouvez minimiser le stress de votre déménagement et réduire les perturbations de votre entreprise.

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  Auteur

  Sunny Dhami est Directeur principal, Marketing produit EMEA & GTM pour RingCentral, le leader des solutions de communication cloud, et est responsable de la conduite et de la mise en œuvre de la stratégie de messagerie, de la GTM et du positionnement dans l’ensemble des activités et des partenaires stratégiques de la région EMEA. Sunny a la passion de créer de la différenciation et de la valeur pour le client et de partager cela à travers la messagerie et le positionnement, pendant son temps chez RingCentral, il a dirigé avec succès des lancements de produits majeurs dans la région EMEA et la région APAC.

  Sunny possède une vaste expérience en marketing dans les secteurs SaaS, des télécommunications et de la technologie au sein d’entreprises telles que Vodafone, Reed Elsevier, Calor Gas et SapientNitro. Dhami est un étudiant en marketing ayant obtenu son baccalauréat en Gestion d’entreprise et suivi d’une maîtrise en Publicité et Marketing.

  Dans ses temps libres, Sunny aime apprendre la technologie, faire du sport et voyager.