Départ des employés: Qu’est-ce que le départ (Définition) avec la liste de contrôle du départ

Le départ des employés est un processus de séparation formel que votre entreprise peut utiliser pour s’adresser aux employés qui quittent l’entreprise par démission, mise à pied, licenciement ou retraite. Cela implique une série d’étapes pour transférer les connaissances et les responsabilités professionnelles des employés, désactiver les mots de passe et les droits d’accès, remettre l’équipement et recueillir des commentaires lors d’un entretien de sortie.

Le retrait des employés implique la récupération d’équipements appartenant à l’entreprise tels que des ordinateurs, des badges d’identification et des téléphones. Cela implique également de prévenir les problèmes de sécurité informatique en désactivant les mots de passe et en limitant l’accès au réseau aux systèmes de l’entreprise pour éviter le vol ou l’utilisation abusive des données. Le licenciement des employés garantit également un traitement rapide et précis de la paie finale.

Pour une liste complète des étapes, consultez la liste de contrôle ci-dessous.

Quel est l’avantage du offboarding pour votre entreprise?

Le départ d’un employé met votre entreprise en danger de plusieurs façons. Suivre une liste de contrôle officielle de départ des employés garantit que votre entreprise peut mettre fin proprement à la relation avec un employé sortant.

Sécurité améliorée

Une déconnexion appropriée permet d’assurer la sécurité en empêchant l’accès non autorisé aux informations et aux données critiques. En restreignant l’accès aux sites Web de l’entreprise, aux documents internes et aux logiciels tiers, vous vous assurez que les informations confidentielles de l’entreprise restent confidentielles. La mise hors service empêche également le vol ou l’utilisation abusive d’équipements émis par l’entreprise.

Cela peut être particulièrement important si un employé est mis à pied ou licencié. Imaginez l’impact potentiel sur les revenus de votre entreprise si un vendeur licencié télécharge une liste complète de ses prospects et prend ensuite un nouvel emploi chez un concurrent.

Il empêche également les situations où un employé mécontent peut empêcher ses collègues d’accéder à des logiciels critiques ou à un accès au réseau, par exemple lorsqu’un ingénieur réseau de la ville de San Francisco a refusé de remettre ses mots de passe réseau et a exclu ses collègues du réseau de la ville. Dans ce cas, l’ingénieur a été contraint de payer 1,5 million de dollars en dédommagement, dont la majeure partie était destinée à indemniser son employeur pour les efforts qu’il avait déployés pour rétablir l’accès au réseau.

Le fait d’avoir un processus d’embarquement officiel aidera à éviter que de telles situations ne se produisent.

Transfert de connaissances institutionnelles

Lorsqu’un employé part, des années d’expérience et de connaissances institutionnelles sortent souvent avec lui. Cette « fuite des cerveaux » peut avoir un impact significatif sur les opérations quotidiennes. Cela est particulièrement vrai pour les employés de longue date ayant des années (voire des décennies) de connaissances tribales sur votre entreprise qui ne sont pas saisies sous forme écrite.

Il est essentiel que votre entreprise dispose de procédures formelles pour documenter et transférer les connaissances aux employés restants afin de minimiser les perturbations causées par le roulement du personnel. La documentation formelle permet à votre entreprise de continuer à fonctionner aussi bien que possible une fois qu’un employé quitte, et peut aider à accélérer l’intégration d’un travailleur de remplacement pour ce rôle.

Commentaires honnêtes et constructifs

Les entretiens de départ appropriés sont également une partie importante de la cessation d’emploi, en particulier pour les employés qui partent volontairement. Obtenir des commentaires honnêtes lors d’un entretien de sortie peut vous aider à mieux comprendre à la fois les aspects positifs et les défis auxquels votre entreprise est confrontée afin que vous puissiez essayer d’améliorer continuellement la satisfaction des employés et de réduire le roulement supplémentaire.

Les entretiens de sortie peuvent également exposer des problèmes que les propriétaires d’entreprise et les équipes RH peuvent ne pas connaître. Alors que les employés actuels peuvent se méfier de discuter de choses comme de mauvais gestionnaires, de collègues problématiques ou de failles dans la stratégie commerciale, un employé qui quitte l’entreprise n’est plus incité à garder ces informations pour lui.

L’entretien de sortie vous donne également l’occasion de mieux comprendre les aspects positifs du travail pour votre entreprise. Savoir ce qui est important pour les employés — et quels efforts fonctionnent — vous aidera à valider les initiatives en cours afin que vous puissiez continuer à améliorer la culture de votre entreprise.

Essayez d’aborder les entretiens de sortie avec des questions calmes et ouvertes conçues pour obtenir des commentaires honnêtes – même pour les employés qui semblaient trop négatifs ou qui pourraient partir dans des circonstances douteuses. Prendre les commentaires au sérieux peut aider à améliorer la culture de votre entreprise et peut également aider à garder la porte ouverte pour que des employés de haute qualité reviennent dans votre entreprise à l’avenir.

Il est important que vous communiquiez clairement les nouvelles du départ d’un employé. Cela peut empêcher la propagation de faux ragots qui peuvent avoir un impact sur le moral de vos employés restants, et contribue à favoriser une culture d’ouverture qui conduit à une meilleure satisfaction des employés.

Paie et documents précis

Vous devrez également finaliser la paie et remplir d’autres documents de sortie. Il est important d’obtenir une lettre de démission officielle et vous devez vous assurer de mettre à jour votre système de paie en conséquence. Dans certains cas, les employeurs qui ne le font pas finissent par payer inconsciemment des employés par erreur, comme dans le cas de l’employé qui a perçu plus de 250 000 $ après avoir été licencié.

L’entrevue de départ devrait comporter une discussion rapide sur le moment et le montant du dernier chèque de paie de l’employé. Vous devriez également examiner le maintien des avantages, y compris la couverture COBRA ou toute autre protection qui s’étend après la date de résiliation.

Qui participe au licenciement des employés?

Pour de nombreuses entreprises de taille moyenne, votre équipe RH agira généralement en tant que coordinatrice du départ des employés. Il est important que le processus d’intégration inclue les responsables informatiques, les gestionnaires d’installations et les gestionnaires départementaux.

Pour les petites entreprises qui n’ont pas d’équipes RH dédiées, le processus peut être géré par le propriétaire de l’entreprise, le chef de bureau ou le superviseur de l’employé. Dans ces cas, il est essentiel qu’il existe une liste de contrôle officielle pour s’assurer que les étapes ne sont pas manquées.

Le logiciel RH pour petites entreprises peut vous aider à automatiser le processus de départ pour éviter de manquer des étapes critiques. Le logiciel RH peut également rationaliser d’autres tâches RH chronophages telles que le recrutement des employés, l’embauche, l’intégration, la paie et la conformité aux lois du travail.

Liste de contrôle du départ des employés

Utilisez cette liste de contrôle du départ des employés pour vous aider à vous assurer que votre entreprise ne rate aucune étape critique du départ:

• Sécurité
  • Demander aux employés de se rendre dans tout bien appartenant à l’entreprise
    • Ordinateurs portables et sacs d’ordinateur
    • Téléphones portables
    • Identifiants et badges d’accès des employés
    • Laissez-passer de stationnement
    • Véhicules de l’entreprise
  • Restreindre l’accès à la connexion
    • Accès au réseau et à l’ordinateur
    • Comptes de messagerie électronique, de conférence téléphonique et de messagerie instantanée
    • Mots de passe de logiciels tiers (Accès aux systèmes critiques de l’entreprise, Intranet, Salesforce, Marketo, CMS de site Web, Analytics, etc.)
    • Accès aux documents sensibles de l’entreprise
• Paie et autres documents
  • Mettre à jour le système de paie avec la date de cessation d’emploi
  • Discuter du dernier chèque de paie de l’employé, y compris le paiement des jours de vacances inutilisés ou de l’indemnité de départ de l’employé
  • Faire signer une lettre de cessation d’emploi à l’employé
  • Signer des formulaires de non-concurrence ou de non-divulgation
  • Documentation sur les avantages sociaux: continuation des prestations de soins de santé (COBRA), plan de retraite, assurance-chômage, etc.
• Transfert des connaissances
  • Documentation priorisée des tâches de routine, avec des instructions étape par étape si nécessaire
  • Mises à jour de l’état des projets en cours et prévus
  • Demandez aux employés existants de former leurs collègues sur la façon de faire ces tâches
  • Transférez l’accès aux fichiers ou aux systèmes
  • Obtenez la liste des contacts à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation
• Entretien de sortie
  • Obtenir des commentaires sur les raisons pour lesquelles l’employé quitte
  • Poser des questions sur les domaines que l’entreprise peut améliorer
  • Discuter si l’employé a eu le soutien et ressources nécessaires pour faire leur travail
  • Déterminer la relation de l’employé avec son gestionnaire
  • Demandez ce qui aurait pu être fait pour les faire rester
  • Essayez de garder la porte ouverte pour que les travailleurs valorisés retournent dans l’entreprise
• Communication
  • Envoyer un e-mail ou notifier verbalement les collègues
  • Notifier les contacts externes (tels que les clients avec lesquels l’employé a travaillé, les fournisseurs avec lesquels il a travaillé, etc.)

Certaines entreprises et industries ont des besoins uniques qui nécessitent l’ajout d’étapes supplémentaires à leur liste de contrôle de départ en plus de celles ci-dessus. Nous vous recommandons de mettre à jour votre liste de contrôle avec ces éléments pour assurer un processus de déconnexion cohérent dans l’ensemble de votre entreprise.

Le logiciel RH peut vous aider à automatiser bon nombre de ces étapes afin de simplifier le processus et de vous assurer de suivre les meilleures pratiques de départ.

Si vous constatez que le temps passé à gérer les tâches RH vous éloigne des autres domaines critiques de votre entreprise, envisagez de vous associer à un fournisseur de services RH qui peut vous aider à gérer tous les aspects des RH, y compris la paie, les avantages sociaux, la conformité, l’embauche, le processus d’intégration et le départ.

Résumé

Départ des employés (définition) : un processus formel pour gérer les employés qui quittent votre entreprise.

L’utilisation d’une liste de contrôle peut aider votre entreprise à améliorer la sécurité, à traiter les formalités administratives nécessaires, à minimiser la perte de connaissances institutionnelles et à obtenir des commentaires pour améliorer votre environnement de travail.

Si vous cherchez plus d’informations sur la façon de réduire les risques pour votre entreprise et d’améliorer la façon dont vous trouvez, embauchez, intégrez et délocalisez des employés, découvrez comment un partenariat avec un fournisseur de services RH peut vous aider.