En utilisant les règles de transport dans Exchange Server 2010, vous pouvez ajouter des disclaimers de fantaisie à vos messages électroniques sortants.
Les informations de règle de transport sont stockées dans Active Directory et partagées entre tous les serveurs de transport Hub de l’organisation. De cette façon, un comportement cohérent peut être obtenu.
Pour créer une règle de transport qui ajoute un avertissement, ouvrez la Console de gestion Exchange, accédez au Conteneur de configuration de l’organisation et sélectionnez le conteneur de transport Hub.
Dans le volet Actions, cliquez sur « Nouvelle règle de transport… » et suivez l’assistant.
La première consiste à sélectionner la condition. Pour une clause de non-responsabilité, celle-ci sera « Envoyée aux utilisateurs extérieurs à l’organisation ou aux partenaires ». Dans le champ Description de la règle, sélectionnez » en dehors de l’organisation » au lieu de » à l’intérieur de l’organisation » qui est la valeur par défaut.
Dans la fenêtre d’action, cochez la case » Ajouter le texte de l’avertissement et revenir à l’action en cas d’impossibilité d’appliquer « . Dans le champ Description de la règle, cliquez sur « texte de l’avertissement » et entrez le texte de l’avertissement. Pour ajouter l’icône ÉCOLOGIQUE verte avec le texte « ne pas imprimer » et un texte d’avertissement standard en HTML, vous pouvez utiliser quelque chose comme ceci:
J’ai délibérément utilisé une capture d’écran du bloc-notes pour afficher ces informations. Lorsque vous le mettez sous forme de texte dans cet article de blog, votre navigateur réagirait de manière très erratique sur le code HTML 😉
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La dernière étape consiste à définir des exceptions. Pour empêcher 6 avertissements identiques dans le même message lors d’une menace de message (i.e. lorsqu’un message est envoyé et répondu plusieurs fois entre deux destinataires), vous pouvez utiliser du texte de la clause de non-responsabilité dans les exceptions.
Cochez la case » sauf lorsque le champ objet ou le corps du message contient des mots spécifiques » et cliquez sur » mots spécifiques » dans le champ Description des règles. Ces mots peuvent être quelque chose comme:
« Cet e-mail peut contenir du matériel confidentiel et privilégié »
Lorsque la règle traite un message et que le message contient déjà cette phrase (lorsque l’expéditeur répond à un message précédent), l’avertissement n’est pas ajouté. Si vous ne voulez pas que cela se produise, laissez l’exception vide.
Terminez l’assistant et la règle de transport sera stockée dans Active Directory. Chaque serveur de transport Hub de l’ensemble de l’organisation Active Directory vérifiera les règles de transport lorsqu’un message est traité et lorsqu’un message est maintenant envoyé sur Internet, l’avertissement sera ajouté.
Lorsqu’un message est envoyé à un destinataire externe, il ressemblera à ceci:
