Les quatre fonctions de gestion sont la planification, la direction, l’organisation et le contrôle. Les entreprises utilisent divers mécanismes de contrôle — plan d’affaires, évaluation des besoins, budgets, audits, tarification, communications, formation, examens de performance et incitations pour les employés — pour optimiser les performances dans chacun de ces domaines.
Quels sont les Mécanismes de contrôle en Entreprise?
Le contrôle peut être défini par sa fonction: il favorise la continuité des activités. Une entreprise peut continuer à exister, mais si l’entreprise n’est pas rentable, elle n’a pas de mission claire. Afin de maintenir une entreprise, les gestionnaires peuvent avoir besoin de modifier les aspects monétaires, employés ou opérationnels de celle-ci. Les gestionnaires ont tendance à utiliser des mécanismes de contrôle pour surveiller la performance dans les quatre domaines de la gestion afin de s’assurer que l’entreprise peut performer avec succès.
Types de mécanismes de contrôle en entreprise
Les mécanismes de contrôle sont nécessairement subjectifs. Ce sont les mécanismes et les procédures utilisés pour fournir des informations pertinentes sur chaque aspect de l’entreprise, ainsi que des instructions et des récompenses pour atteindre une norme ou un objectif particulier. Le choix de ces mécanismes de contrôle dépend en grande partie de l’industrie de l’entreprise et du type de produit ou de service qu’elle fournit.
Les meilleurs mécanismes de contrôle fournissent une rétroaction aux gestionnaires, afin qu’ils puissent continuellement maximiser l’efficacité, la productivité et les profits. Un système de contrôle doit être basé sur une mesure efficace, qui est utilisée pour les décisions et les jugements basés sur des faits. Cela peut impliquer le recours à des contrôles formels et informels.
Mécanismes de contrôle dans les affaires
Comme les affaires sont menées par des individus et des groupes, les gestionnaires doivent exercer certains types de contrôle qui garantissent que les activités et les objectifs de l’entreprise sont atteints.
Mécanismes de contrôle dans la planification des activités
La planification est le contrôle le plus important pour les entreprises. Ceci est subjectif et dépend des conditions de l’industrie, de l’histoire de l’entreprise et du niveau de risque auquel l’entreprise est confrontée.
Un plan d’affaires décrit les conditions de réussite d’une entreprise à l’aide d’une analyse SWOT — qui signifie forces, faiblesses, opportunités et menaces — et d’un état financier. Le plan d’affaires donne une orientation à l’entreprise en fournissant une feuille de route à la direction et sert de mécanisme de communication.
Mécanismes de contrôle dans la direction des entreprises
La gestion est également nécessaire à l’utilisation efficace des ressources disponibles, ce qui est souvent déterminé par les rôles de leadership dans les entreprises.
Le leadership en entreprise est subjectif et dépend de la taille d’une entreprise, de la complexité de ses opérations, de l’infrastructure de l’entreprise et des ressources financières et humaines de l’entreprise.
Diriger implique de motiver et de diriger les employés et les membres d’une entreprise à travailler vers des objectifs communs.
Quelques bons gestionnaires ont la capacité d’inspirer leurs employés à atteindre leurs objectifs et sont le cœur et l’âme de toute entreprise prospère.
Les moyens les plus courants de développer de tels leaders consistent à utiliser des programmes de formation officiels et à établir des relations de mentorat.
Mécanismes de contrôle dans le contrôle de l’entreprise
Les mécanismes de contrôle sont nécessaires pour maintenir les employés et les membres d’une entreprise sur la bonne voie.
Ces mécanismes de contrôle aident les gestionnaires à corriger les erreurs et à éviter les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
De nombreux aspects d’une entreprise qui peuvent nécessiter des contrôles ne sont pas mesurables et ne sont pas formalisés, comme les conditions du marché. Parce qu’ils sont subjectifs, ces contrôles varient d’une entreprise à l’autre; cependant, ils contribuent tous à l’amélioration et au succès d’une entreprise.
Les mécanismes de contrôle les plus fréquemment utilisés sont:
- Structure organisationnelle
- Ressources humaines
- Ressources économiques
- Horaires
- Procédures opérationnelles
- Fixation d’objectifs
- Formation
- Publicité et promotions
- Incitatifs monétaires
- Évaluations du rendement
Mécanismes de contrôle dans les examens du rendement de l’entreprise
Les deux principales raisons pour mener des examens du rendement sont de reconnaître les employés productifs et d’identifier le rendement qui n’est pas à la hauteur des exigences. Les évaluations du rendement peuvent être formelles ou informelles et peuvent inclure des entretiens structurés ainsi que des procédures opérationnelles normalisées. L’objectif d’un examen du rendement est d’élaborer les plans appropriés pour accroître la productivité.
Les évaluations du rendement doivent être menées de manière objective et avec des lignes directrices spécifiques pour répondre aux besoins de tous les employés. La responsabilité de mener de tels examens devrait être confiée à des employés expérimentés et objectifs.
Les évaluations du rendement sont de nature subjective.
L’efficacité organisationnelle dépend de la haute performance et de la motivation des employés. L’utilisation d’outils d’évaluation du rendement permet de mesurer le rendement au travail des employés et d’évaluer leur avenir.
L’évaluation du rendement est un processus de collecte systématique d’informations sur le rendement des employés et de prévision du comportement futur et peut constituer un mécanisme efficace pour motiver les employés.
Des mesures objectives telles que les enregistrements de production, les indices de productivité et les enquêtes auprès des clients peuvent être utilisées comme source de données pour l’évaluation du rendement.
Ces mesures peuvent fournir une rétroaction sur le rendement au travail, mais elles ne tiennent pas compte de tous les facteurs qui contribuent à la qualité du travail.
En plus de l’évaluation du rendement par les superviseurs, les employés devraient avoir la possibilité d’évaluer leur propre rendement.
Mécanismes de contrôle dans l’établissement des objectifs de l’entreprise
De nombreux gestionnaires disent que l’étape la plus importante dans le contrôle d’une entreprise consiste à fixer des objectifs et à mesurer la réalisation de ces objectifs. Les gestionnaires doivent également avoir un plan d’action en vue des objectifs qui ne sont pas atteints.
Tant qu’il y a un écart entre les objectifs et la performance réelle, il n’y a pas lieu de s’inquiéter. Le véritable test d’une bonne gestion est lorsqu’il est convenu que les objectifs sont atteints et que les résultats financiers sont solides.
L’utilisation de l’établissement d’objectifs favorise l’efficacité et la productivité, qui sont essentielles au fonctionnement efficace de toute organisation. Les objectifs sont la pierre angulaire de toute opération.
Les objectifs sont utilisés comme un mécanisme de contrôle efficace car ils donnent une direction à une organisation.
Les objectifs de rendement doivent donner lieu à des objectifs et à des critères précis. Les objectifs sont des normes mesurables qui doivent être respectées pour obtenir de bons résultats. Des critères sont utilisés pour déterminer comment les objectifs seront utilisés et s’ils sont utilisés efficacement. Les critères sont des mesures sous-développées utilisées pour évaluer une situation.
Mécanismes de contrôle de la formation en entreprise
Un programme de formation complet pour les membres d’une organisation est essentiel à la croissance et à la stabilité de toute entreprise.
Les mécanismes de contrôle de la formation sont utilisés pour préparer les employés, développer leurs compétences et les sensibiliser à leurs responsabilités professionnelles et aux avantages qu’ils peuvent tirer de leur emploi.
Les programmes de formation contribuent à créer un environnement de travail positif qui stimule l’efficacité et la productivité.
Les programmes de formation pour tous les employés ne peuvent pas dépasser ce qui est nécessaire aux gestionnaires pour exercer leurs fonctions.
Formation des managers
La formation fait partie intégrante des efforts de l’entreprise pour être un leader reconnu dans son industrie. Ceci est accompli en comprenant la responsabilité de gestion de l’entreprise.
Bien que les pratiques de gestion viennent du sommet, il appartient aux gestionnaires intermédiaires de mettre ces pratiques en pratique. Ceci est réalisé grâce à des programmes de formation de qualité pour tous les membres d’une organisation.
Mécanismes de contrôle dans la Recherche et le développement des entreprises
La recherche et le développement (R & D) est une tâche majeure pour toutes les organisations.
Cette stratégie permet à l’organisation d’être en avance sur la concurrence en fournissant des stratégies adéquates pour répondre aux besoins des clients. La stratégie permet également de réaliser des économies en améliorant les méthodes de production et en réduisant les coûts.
Le mécanisme de contrôle de R &D doit être utilisé pour mesurer les performances réelles par rapport aux prévisions. Parce que R& D est innovant et sujet à l’incertitude, l’allocation des ressources n’est pas toujours certaine. Cela rend difficile le développement d’un mécanisme de contrôle pour cette zone.
Un mécanisme de commande détendu, pas trop strict, est avantageux pour que R &D circule librement. Cependant, afin d’atteindre les objectifs commerciaux et de mesurer la performance, il est nécessaire d’avoir un mécanisme de contrôle plus précis et formalisé pour R & D.
Mécanismes de contrôle en administration des affaires
La gestion des systèmes est un mécanisme de contrôle utile pour l’administration d’une entreprise. De nombreux rapports et formulaires peuvent être générés pour surveiller et mesurer les performances d’une entreprise en général, ainsi que dans des domaines d’activité spécifiques.
Des mécanismes de contrôle en administration sont également nécessaires pour contrôler les différents types de transactions d’une entreprise, tels que la préparation des budgets, les audits, la paie, la facturation, les créances, etc.
L’utilisation d’un mécanisme de contrôle dans l’administration permet à une entreprise d’agir et de réagir à son environnement de manière ordonnée et prévisible.
Mécanismes de contrôle en comptabilité d’entreprise
L’utilisation d’un mécanisme de contrôle en comptabilité permet à une organisation de déterminer la situation financière de l’entreprise. Grâce à une surveillance minutieuse et systématique, une organisation peut mieux contrôler ses finances pour une budgétisation, des projections et des prévisions appropriées.
Les mécanismes de contrôle en comptabilité aident à la mise en œuvre des politiques et pratiques comptables ainsi que des transactions financières, en veillant à ce que tous les documents comptables soient exacts et à jour. Des dossiers précis permettent également à l’entreprise de prendre des décisions éclairées sur l’avenir de l’organisation.
Les mécanismes de contrôle en comptabilité aident à évaluer la crédibilité de l’entreprise. Ces mécanismes garantissent également que les niveaux interne et externe de l’entreprise sont en accord les uns avec les autres.
Mécanismes de contrôle dans les entreprises Contrôles externes et internes
Les mécanismes de contrôle dans les entreprises servent à atténuer les risques et les incertitudes résultant de l’exploitation dans un environnement complexe et dynamique.
Les contrôles externes sont utilisés pour atténuer les activités indésirables et incontrôlées à la limite externe d’un système, ce qui peut constituer une menace pour un système.
ou les produits sont infectés par des défauts.
Les contrôles internes sont utilisés pour atténuer les activités indésirables et incontrôlées à la limite interne d’un système, ce qui peut réduire l’efficience et l’efficacité d’un système.
Les contrôles externes et internes sont complémentaires, chacun jouant un rôle nettement différent.
Les contrôles externes servent à protéger une organisation contre les dommages. Les contrôles internes servent à protéger et à gérer les ressources d’une organisation.
Les mécanismes de contrôle en entreprise peuvent être classés en trois catégories de base:
- Régulation et contrôle
- Comptabilité et contrôle;
- Contrôle opérationnel.