Planification de scénarios, Analyse de scénarios, analyse de portefeuilles, modélisation de portefeuilles, Analyse de scénarios. Beaucoup de noms pour ce qui est essentiellement la même chose. Un aspect essentiel de la gestion stratégique de portefeuille qui aide les organisations à s’adapter et à s’adapter efficacement aux circonstances changeantes. Les organisations doivent exceller dans la réflexion stratégique si elles veulent optimiser leurs performances. La planification de scénarios est souvent mal comprise et rarement bien exécutée.
Ce guide tentera de vous aider à surmonter les défis du développement de scénarios multiples et à créer un environnement où votre analyse stratégique est aussi efficace et efficiente que possible. Il expliquera pourquoi une approche intégrée de l’analyse de scénarios est une extension essentielle de la gestion stratégique de portefeuille, idéalement basée sur un ensemble de données commun à l’ensemble de l’entreprise, ce qui est le seul moyen de fournir de manière cohérente.
Qu’est-ce que la planification de scénarios stratégiques?
La planification de scénarios stratégiques, ou analyse de simulation, est une série d’analyses interconnectées conçues pour aider l’organisation à comprendre les choix disponibles pour ajuster ou adapter les portefeuilles organisationnels. La planification de scénarios peut être appliquée aux actifs, aux produits, aux capacités, aux programmes, aux projets et à tout autre portefeuille que l’organisation doit gérer.
Le processus de planification des scénarios repose sur l’exploitation des données existantes pour élaborer des options de mélanges de portefeuilles révisés ainsi que sur les implications de ces changements dans de multiples secteurs d’activité. Ce guide examinera chacun des types d’analyses de simulation et les considérations à prendre en compte.
La planification de scénarios stratégiques est un élément essentiel de la planification continue, du cycle d’examen régulier (souvent trimestriel) des portefeuilles d’investissements, et elle peut également être appliquée au cas par cas lorsqu’un changement, une menace ou une opportunité importants se produit.
Pourquoi la planification de scénarios stratégiques/l’analyse de simulation sont-elles importantes?
Les organisations ne peuvent pas avoir un seul plan stratégique. Dans le monde d’aujourd’hui, les choses évoluent rapidement avec les opportunités et les menaces émergentes, les nouvelles technologies favorisant l’innovation et l’évolution des priorités et des impératifs. Dans un monde en constante évolution, les organisations ont besoin d’un plan B. Et d’un plan C. Et potentiellement de nombreuses autres variantes.
Mais la seule chose pire que de ne pas changer un plan stratégique en réponse à des circonstances changeantes, c’est de faire les mauvais changements. C’est pourquoi une analyse stratégique efficace des données organisationnelles et la capacité de développer les bonnes recommandations avec un aperçu des implications, des dépendances et des limites sont si essentielles. La construction de scénarios peut faire la différence entre le succès et l’échec de l’ensemble de l’entreprise.
Les défis de l’analyse de scénarios hypothétiques
Il existe deux grandes catégories de défis que les organisations doivent surmonter pour mettre en œuvre le type de scénario qui leur permettra de réussir. Ces catégories sont:
- La disponibilité, l’exhaustivité et l’exactitude des données qui alimentent l’analyse de simulation
- Les outils d’analyse de simulation utilisés pour effectuer les analyses et élaborer des scénarios alternatifs
Examinons chacun d’eux à tour de rôle.
Défis liés aux données
Le processus de planification des scénarios repose sur la capacité d’évaluer les données organisationnelles et d’élaborer plusieurs scénarios à l’appui du processus de planification des scénarios stratégiques. Les dirigeants doivent être en mesure d’évaluer d’autres scénarios, d’équilibrer des priorités contradictoires et de comprendre les compromis impliqués dans chaque choix. Et ils doivent pouvoir le faire avec la certitude que les scénarios qu’ils examinent sont exacts et complets.
Dans de nombreuses organisations, la planification de scénarios ne peut tout simplement pas être réalisée en raison des difficultés rencontrées avec les données organisationnelles, qui constituent le carburant du processus d’analyse. Les données sont souvent stockées dans différents systèmes qui manquent d’intégration les uns avec les autres. Les formats de données sont souvent incompatibles les uns avec les autres, ce qui rend impossible la construction de scénarios pour des comparaisons de simulation. Dans de nombreux domaines de l’entreprise, il existe des lacunes dans l’exhaustivité des données et des questions importantes concernant l’intégrité des données existantes. De plus, le travail étant fourni par le biais de la réalité tri-modale, différentes approches de travail génèrent souvent des ensembles de données différents qui ne peuvent pas être facilement combinés et comparés.
Tout le monde connaît l’expression « poubelle, poubelle » pour une raison. Si les données organisationnelles ne sont pas intégrées, cohérentes et de haute qualité, une planification efficace des scénarios stratégiques n’est tout simplement pas possible.
Défis de l’outil
Commençons par l’évidence. Excel n’est pas un outil de planification stratégique. Microsoft Excel peut avoir une fonction d’analyse de simulation, mais cela ne signifie pas que vous devriez l’utiliser pour déterminer le sort de vos investissements organisationnels. Pourtant, c’est exactement ce que font de nombreuses organisations. Ils aggravent les problèmes de données décrits ci-dessus en copiant et collant ces données dans des feuilles de calcul, puis en les manipulant manuellement avec des formules, ou en utilisant un modèle de planification de scénario téléchargeable.
Mais les défis liés aux outils ne consistent pas simplement à s’appuyer sur des feuilles de calcul manuelles. Les projets de planification de scénarios sont multidimensionnels – vous ne pouvez pas simplement effectuer une analyse de scénario et vous attendre à prendre les bonnes décisions. Au lieu de cela, plusieurs scénarios sont nécessaires, développant plusieurs perspectives pour chacun des scénarios à l’étude. Ce n’est qu’alors qu’une image complète des avantages et des limites de chaque plan d’action possible pourra être développée.
De nombreuses organisations n’ont pas les outils pour le faire. Ils disposent d’un outil qui soutient la gestion des ressources et permet de prendre en compte différents scénarios futurs d’allocation des ressources. Ou ils ont des outils d’analyse financière qui permettent de comparer les différents modèles de financement. Mais ils n’ont pas tout ce dont ils ont besoin (nous examinerons les différents types d’analyses plus loin dans le guide). De plus, les outils d’analyse dont ils disposent ne sont souvent pas intégrés les uns aux autres ou à la plate-forme de gestion de portefeuille stratégique, ce qui rend l’analyse complète encore plus difficile.
L’impact des défis
La combinaison des défis liés aux données et aux outils laisse les organisations dans l’incapacité totale de développer des scénarios efficaces et de choisir entre eux avec un degré de confiance. Le personnel finit par rester en retard pour croquer des chiffres peu fiables dans des outils inappropriés pour essayer de développer des options qui seront toujours insatisfaisantes.
Et même s’il existe finalement un scénario dont l’organisation est quelque peu confiante, le processus pour atteindre ce point n’est ni évolutif ni reproductible. L’environnement dans lequel évoluent les organisations est en constante évolution, ce qui signifie qu’une analyse complète des scénarios doit avoir lieu au moins tous les trimestres. Et il doit y avoir la capacité d’exécuter rapidement et facilement une analyse ad hoc chaque fois qu’un événement important se produit qui a le potentiel de conduire des ajustements aux investissements de portefeuille.
Types d’analyse de scénarios hypothétiques
Quel type d’analyse les organisations doivent-elles prendre en compte? Et quelles formes conviennent à quelles situations? Dans cette section, nous allons identifier et explorer certaines des formes les plus courantes de techniques d’analyse qui soutiennent l’analyse de scénarios stratégiques. Mais rappelez-vous, une analyse et une modélisation de simulation efficaces nécessitent la prise en compte de plusieurs dimensions pour chaque scénario. Une amélioration d’un élément peut entraîner une aggravation d’un autre. Un changement motivé par une analyse peut enfreindre une contrainte dans un autre élément de l’entreprise.
Il est donc essentiel de veiller à ce que le plus grand nombre possible de scénarios de simulation pertinents soient exécutés et que les résultats de ces analyses soient pris en compte dans leur intégralité. Cela nécessite bien sûr la bonne suite d’outils pour prendre en charge cela. Nous avons déjà discuté des défis autour de cela, et plus tard, nous examinerons l’approche la plus appropriée, mais pour l’instant, concentrons-nous sur les formes d’analyse suivantes.
- Priorisation du portefeuille
- Optimisation des coûts/valeur et analyse de sensibilité
- Planification et utilisation de la capacité des ressources
- Optimisation de la feuille de route à court terme et pluriannuelle
- Planification des immobilisations à court terme et pluriannuelle
- Suffisance/optimisation des avantages
- Modélisation de scénarios ad hoc
Priorisation du portefeuille
Qu’est-ce que c’est ?
La priorisation du portefeuille est le processus de détermination des actifs dans lesquels investir, dans quel ordre. Il doit examiner comment ces investissements s’harmonisent avec les priorités stratégiques pour s’assurer que les ressources sont concentrées sur les éléments de travail qui profiteront le plus à l’entreprise. Bien que les modifications apportées aux priorités soient potentiellement perturbatrices, car elles peuvent entraîner un abandon du travail déjà en cours, il est essentiel de s’assurer que le travail effectué est toujours aligné de manière optimale avec les besoins en constante évolution de l’entreprise.
Où est-il appliqué?
La priorisation des portefeuilles devrait être prise en compte pour tous les portefeuilles, mais en particulier ceux qui sont directement alignés sur les travaux visant à soutenir les buts et objectifs actuels de l’organisation – le portefeuille stratégique, les programmes, les projets, les produits, etc.
Qui l’utilise ?
La priorisation du portefeuille est essentielle pour tous les propriétaires de portefeuille et dirigeants.
Optimisation coût/valeur et analyse de sensibilité
Qu’est-ce que c’est?
L’optimisation coût/ valeur vise à garantir que le retour sur investissement (ROI) de tous les investissements organisationnels soit aussi élevé que possible. Il s’agit avant tout d’une mesure financière (nous examinerons d’autres avantages plus loin dans cette section) et permet de s’assurer que les fonds disponibles pour l’investissement sont répartis entre ces investissements d’une manière qui optimise la performance financière.
L’analyse de sensibilité est une partie importante de ce processus. Il tient compte de la mesure dans laquelle le retour sur investissement répond à un changement de cet investissement.
- Plus de valeur est-elle gagnée et/ou la valeur est-elle atteinte plus tôt si l’investissement est augmenté?
- Si oui, où est le point de diminution des rendements?
- La plus grande valeur vaut-elle mieux que de détourner ces fonds vers un autre investissement?
- Quels investissements peuvent être réduits avec un impact minimal ou nul sur le rendement?
Où est-il appliqué?
L’optimisation des coûts et de la valeur et l’analyse de sensibilité sont une considération importante pour chaque portefeuille et doivent être la pierre angulaire de chaque examen de portefeuille afin d’examiner les options et les répercussions de tout ajustement de la répartition des fonds.
Qui l’utilise ?
Bien qu’il s’agisse d’une analyse axée sur le plan financier, elle n’est pas seulement importante pour la fonction financière. Il est également essentiel pour les propriétaires de portefeuille de s’assurer que leurs investissements génèrent le meilleur rendement et pour les détenteurs d’avantages sociaux pour la même raison.
Planification et utilisation de la capacité des ressources
Qu’est-ce que c’est?
La planification et l’utilisation de la capacité des ressources sont principalement axées sur les personnes. La gestion des ressources est un élément distinct et essentiel de la gestion stratégique du portefeuille et a son propre guide. Cependant, dans le domaine de l’analyse de scénarios, il est envisagé d’optimiser la façon dont les ressources existantes sont utilisées – le pourcentage de temps alloué; l’utilisation de différents ensembles de compétences, niveaux d’expérience, fonctions, etc.
Les considérations dans ce scénario particulier incluent également la facilité avec laquelle des ajustements aux ressources peuvent être apportés.
- Où sont les goulots d’étranglement à venir et dans quelle mesure peuvent-ils être facilement atténués?
- Où existe actuellement une capacité excédentaire, cela persistera-t-il et, dans l’affirmative, comment ces personnes peuvent-elles être requalifiées ou repositionnées?
- Quelles sont les stratégies appropriées pour changer les ressources – embauche, formation, externalisation ou passation de marchés?
Où est-il appliqué?
Tous les portefeuilles utilisent des ressources pour exécuter le travail dans lequel ils sont investis, mais il s’agit d’une considération particulièrement importante pour les portefeuilles où l’allocation des ressources est plus fluide – programmes, projets, etc. C’est également un domaine qu’il est extrêmement important de comprendre chaque fois que les résultats d’autres analyses indiquent que des ajustements de fond sont nécessaires.
Qui l’utilise ?
Le logiciel de gestion des ressources est le plus utile pour l’un des plus grands groupes de parties prenantes. En plus des propriétaires de portefeuille, il est requis par les propriétaires de ressources afin qu’ils puissent équilibrer les besoins de leur propre travail avec l’allocation à ces investissements. Il est essentiel pour les propriétaires d’éléments de travail individuels au sein de chaque portefeuille, car il a une incidence sur la façon dont ils peuvent planifier et exécuter ce travail (indépendamment de la structure et de l’approche de travail). Et il est essentiel pour les fonctions de RH, de leadership et de développement et d’approvisionnement afin qu’ils puissent planifier les changements de ressources nécessaires. Enfin, les finances doivent être impliquées pour comprendre les implications financières de tout ajustement des ressources.
Optimisation de la feuille de route à court terme et pluriannuelle
Qu’est-ce que c’est ?
La feuille de route est un autre impératif stratégique essentiel à la réussite organisationnelle et qui a son propre guide. Dans le contexte de l’analyse de scénarios, il s’agit de l’élément échelonné dans le temps, qui aide l’organisation à comprendre comment les changements apportés à la stratégie actuelle de l’entreprise ont un impact sur les plans à court et à long terme. L’optimisation de ce domaine nécessite de prendre en compte les dépendances entre les investissements, l’impact en aval des changements de portée, de calendrier ou d’approche dans les investissements actuels, etc. Les outils de cartographie routière aident à y parvenir.
Les feuilles de route sont devenues un outil de gestion stratégique important ces dernières années et elles doivent être intégrées à l’ensemble de l’approche de gestion de portefeuille stratégique de l’organisation. Par conséquent, elles doivent également faire partie des analyses effectuées dans le cadre de la planification de scénarios pour s’assurer que l’organisation n’hypothèque pas son avenir afin d’améliorer ses performances aujourd’hui.
Où est-il appliqué?
Si une organisation dispose d’une feuille de route pour un portefeuille ou un secteur d’activité (et que ces feuilles de route doivent être en place pour chaque portefeuille, secteur d’activité, département, etc.), puis une analyse d’optimisation doit être effectuée sur cette feuille de route.
Qui l’utilise ?
L’optimisation de la feuille de route à court terme et pluriannuelle est avant tout une considération pour les propriétaires de ces feuilles de route afin que tout impact sur les plans futurs soit compris et corrigé.
Planification des immobilisations à court terme et pluriannuelle
Qu’est-ce que c’est?
La planification des immobilisations à court terme et pluriannuelle est l’équivalent financier de l’optimisation de la feuille de route que nous venons d’examiner. Il examine les implications financières à court et à long terme des ajustements qui sont effectués aujourd’hui. Cela inclut des questions fondamentales telles que les investissements futurs, mais aussi la combinaison prévue des dépenses d’investissement et de fonctionnement, les implications pour les flux de trésorerie, etc.
Avec une telle planification des investissements basée sur la capacité financière et les capacités de l’organisation, il s’agit d’une analyse qu’il est essentiel de compléter et de bien faire. Des erreurs ou des lacunes dans cette analyse peuvent entraîner l’incapacité de l’organisation à livrer à l’avenir, et peuvent compromettre l’existence même de l’organisation. C’est pourquoi il est essentiel que le logiciel de planification des immobilisations d’une organisation puisse s’intégrer à divers ensembles de données et effectuer une analyse de scénarios hypothétiques.
Où est-il appliqué?
Tout comme la feuille de route, cette analyse devrait être entreprise pour chaque portefeuille qui fait l’objet d’un examen et d’un ajustement.
Qui l’utilise ?
Les services financiers sont les principaux consommateurs des résultats de cette analyse, mais leur interprétation des résultats et les recommandations qu’ils formulent à la suite de cette interprétation sont essentielles pour tous les intervenants de chaque portefeuille.
Réalisation / optimisation des avantages
Qu’est-ce que c’est?
Plus tôt dans cette section, nous avons examiné l’optimisation des coûts et de la valeur, mais les avantages et les résultats ne sont pas limités aux seules mesures financières. Les investissements génèrent également des avantages en termes de part de marché, de satisfaction des clients et des employés, de réduction des risques, d’amélioration de la réputation, etc. Tous ces avantages sont touchés lorsque des changements se produisent au sein d’un portefeuille et tous doivent être pris en compte dans le cadre de l’analyse de scénarios.
L’analyse ici doit examiner non seulement si l’environnement changeant ou les ajustements proposés aux portefeuilles d’investissement ont une incidence sur les avantages, mais aussi si les priorités changeantes des entreprises font que les catégories d’avantages individuelles deviennent plus ou moins pertinentes. De plus, les organisations doivent faire plus que s’assurer que les objectifs en matière d’avantages sont atteints, elles doivent s’assurer que les avantages sont optimisés – que le meilleur rendement possible est obtenu pour l’investissement qui est fait. Disposer d’un logiciel de réalisation des avantages qui offre une planification de scénarios de simulation est essentiel à la gestion stratégique du portefeuille.
Où est-il appliqué?
Chaque portefeuille est censé offrir des avantages à l’organisation, de sorte que cette analyse doit être appliquée dans toutes les situations. Souvent, les écarts d’exécution qui indiquent que les avantages attendus ne sont peut-être plus réalisables, sont une invite pour des cycles d’analyse ad hoc, mais cette analyse est un élément essentiel de tous les examens.
Qui l’utilise ?
Il y a plusieurs intervenants dans cette analyse. Les dirigeants et les propriétaires de portefeuille utilisent l’information comme l’un des principaux éléments de leur prise de décision concernant les ajustements de portefeuille; les propriétaires de travail utilisent les extrants pour comprendre l’évolution de leurs livrables et des résultats attendus; et les représentants des clients doivent comprendre comment leur responsabilité à l’égard des résultats commerciaux est affectée.
Modélisation ad hoc
Qu’est-ce que c’est ?
Parfois, les scénarios futurs sont dictés par un investissement, une initiative ou une circonstance spécifique. Il peut y avoir une opportunité inattendue dans un segment de marché, une défaillance majeure des systèmes affectant un élément des opérations, etc. Ces scénarios nécessitent une réponse, mais ils nécessitent la bonne réponse. C’est là qu’intervient la modélisation ad hoc.
Il s’agit de la prise en compte d’un ajustement spécifique – annuler une initiative, ajouter un nouvel investissement, retarder ou accélérer un travail, etc. Ce type d’analyse doit toujours être effectué en conjonction avec les autres éléments de l’analyse de scénario, mais ces analyses ad hoc fournissent à l’équipe de scénario un contexte spécifique au cycle d’analyse auquel elle fait partie.
Où est-il appliqué?
Comme son nom l’indique, la modélisation ad hoc est appliquée partout où elle est nécessaire sur une base ponctuelle.
Qui l’utilise ?
Les intervenants du secteur d’investissement ou d’activité directement touchés seront les principaux utilisateurs, mais selon l’impact et les ajustements potentiels, il peut y avoir un ensemble beaucoup plus large d’intervenants organisationnels dans des analyses ad hoc.
Planification de scénarios multidimensionnels
Nous avons mentionné à plusieurs reprises le fait que la planification de scénarios est multidimensionnelle, et maintenant nous voulons explorer cet aspect plus en détail. Lorsqu’il est nécessaire ou souhaitable d’apporter des ajustements à un portefeuille d’entreprise, ces changements doivent être effectués avec la compréhension la plus complète possible. Il ne suffit pas de savoir comment améliorer les avantages ou comment améliorer l’utilisation des ressources. Les scénarios de simulation doivent permettre aux décideurs d’examiner et de répondre à des questions telles que:
- Quel est le coût dans d’autres domaines (financement, plans à long terme, capacité de ressources, etc.) du choix optimal de prestations ?
- Quelles sont les options de compromis disponibles qui équilibrent les impacts sur tous les domaines?
- Où sont les seuils où la performance devient marginale / cesse de s’améliorer / atteint un niveau non viable?
- Quelles sont les différences, aujourd’hui et à l’avenir, entre les options les plus privilégiées ?
Sans ce niveau de connaissance, il est impossible de prendre des décisions avec la certitude que les meilleurs choix possibles sont faits. Cela risque de nécessiter de revenir sur les décisions au cours du prochain cycle d’examen, ce qui pourrait compromettre la capacité globale de livrer.
Bien sûr, atteindre ce niveau d’analyse nécessite les bons outils de planification de scénarios de simulation pour vous aider. Nous avons abordé cela dans la section défis ci-dessus, mais explorons-le maintenant plus en détail.
Évolution de la gestion des placements
De nombreuses organisations ont fait évoluer leur approche de la planification stratégique au cours des dernières années. La planification annuelle a cédé la place à la planification trimestrielle, qui évolue à son tour en planification continue et adaptative. C’est pourquoi la planification de scénarios est devenue si importante dans le monde incertain d’aujourd’hui. Mais il ne suffit pas d’accélérer simplement la fréquence des cycles de planification et d’examen.
Pour créer un environnement où toutes les données nécessaires à une analyse de simulation efficace peuvent être créées, maintenues et gérées de manière cohérente, les organisations doivent modifier leur planification en créant leurs propres scénarios. Leur approche de gestion des investissements doit évoluer, passant de l’utilisation des projets comme principal véhicule d’exécution du travail à une approche qui englobe la gestion des investissements au niveau des programmes et des produits. Cela permet d’élever les décisions de financement et de gouvernance à un niveau plus stratégique et garantit que toute la planification et l’exécution restent un exercice descendant, ce qui contribue à maintenir l’alignement entre les priorités, l’exécution et les avantages.
De plus, les organisations devraient chercher à évoluer au-delà des programmes et des produits, en adoptant des méthodes émergentes comme la planification et la prestation axées sur les capacités. En liant directement ce qu’une organisation fait à ses besoins, l’ensemble du processus de planification, de gestion et d’analyse est rendu plus efficace et efficient – et donc plus susceptible de réussir.
Logiciel de planification de scénarios de simulation stratégique
Vous avez déjà vu que des outils de planification de scénarios performants font partie intégrante de la gestion stratégique de portefeuille. La réflexion stratégique doit être gérée du haut de l’organisation vers le bas, en fournissant des informations significatives et une aide à la décision pratique à travers tous les types d’investissement, toutes les structures de travail et à travers la réalité tri-modale. La planification des scénarios ne peut être séparée des autres impératifs stratégiques et soutient en fait la capacité de répondre à bon nombre de ces impératifs.
Cependant, ce niveau d’analyse et de connaissance repose sur des données précises, complètes et opportunes. Et cela signifie qu’il doit également y avoir une intégration avec la gestion de projet adaptative – les aspects axés sur l’exécution de la gestion de portefeuille. À moins qu’il n’y ait une capacité à capturer et à gérer des données à partir des lignes de front, il n’y a pas de capacité à effectuer une analyse de simulation significative. Et ces données doivent provenir de toutes les lignes de front – projets, programmes, produits, capacités, etc. Il doit inclure chacune des réalités tri-modales et avoir une base de référence commune pour la comparaison des données entre les types d’actifs et les méthodes de travail.
Enfin, l’analyse doit couvrir chacun des types communs dont nous avons discuté ici. Si vos outils sont axés uniquement sur la gestion des ressources ou uniquement sur l’analyse financière, vous prenez des décisions avec des informations incomplètes et au moins certaines de ces décisions se révéleront erronées. Chez UMT360, nous sommes fiers que notre logiciel de gestion de portefeuille stratégique inclut une fonctionnalité de planification de scénarios de simulation capable de fournir tout cela.
En résumé
Les organisations ne peuvent optimiser leurs performances que si elles sont en mesure d’obtenir le meilleur rendement possible sur chaque investissement sans compromettre d’autres domaines de leur activité – aujourd’hui et à l’avenir. C’est ce qui rend la planification de scénarios stratégiques, l’analyse de simulation ou le nom que vous choisissez d’utiliser si important.
Mais ce n’est qu’un des impératifs d’une approche de gestion de portefeuille stratégique complète pour assurer le succès de manière cohérente et de haut en bas. La performance durable exige un engagement envers tous ces impératifs.