Définition
Un journal des reçus de caisse est un journal spécial dans le journal général qui est utilisé spécifiquement pour enregistrer tous les reçus de caisse. Il contient un enregistrement total de toutes les encaissements au cours d’une période comptable.
Les ventes à crédit effectuées par les personnes occupées ne sont pas enregistrées dans le journal de caisse car aucune somme n’est reçue pendant que ces transactions de vente se produisent. Ces opérations sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice. Les ventes au comptant, en revanche sur une base de comptabilité de caisse et sont donc enregistrées au journal de caisse.
Explication
Étant donné que le Journal des encaissements consiste à enregistrer toutes les opérations en espèces uniquement, ces encaissements peuvent provenir de plusieurs sources. Les principales sources de rentrées de fonds enregistrées dans un journal de caisse comprennent généralement:
- Capital d’investissement par le propriétaire de l’entreprise ou le propriétaire
- Ventes en espèces
- Espèces reçues de la vente d’actifs
- Espèces reçues de la vente à crédit
- Espèces reçues d’intérêts, de dividendes ou de loyers
- Espèces reçues sous forme de prêt d’un particulier, d’une banque ou de toute autre institution.
- Un journal des ventes au comptant est utilisé pour enregistrer toutes les transactions impliquant des espèces, qu’il s’agisse de ventes de biens, d’un prêt ou des espèces générées par la vente d’un actif.
Trois principaux types de rentrées de fonds se produisent en général pendant les opérations régulières de l’entreprise, qui comprennent essentiellement:
- Réception d’espèces provenant de Ventes au comptant
- Réception d’Espèces de Clients Créditeurs
- Réception d’Espèces provenant d’Autres Sources
Le journal de trésorerie se compose essentiellement de deux côtés, un côté débit ayant des colonnes de débit et un côté crédit ayant des colonnes de crédit. Un journal de caisse peut comporter plusieurs colonnes. Celles-ci peuvent varier d’une entreprise à l’autre en fonction de l’opération en espèces habituelle enregistrée par l’entreprise. Cependant, les colonnes que l’on trouve généralement dans les journaux de trésorerie comprennent:
- Date : La date de réception des espèces est inscrite dans cette colonne
- Compte crédité : Le compte crédité à la réception des espèces est mentionné dans cette colonne
- Référence : Le numéro de référence du compte mentionné est inscrit dans cette colonne pour usage interne uniquement.
- Explication: L’explication ou la courte narration pour la réception d’argent liquide est écrite ici.
- Cash DR : Le montant des espèces reçues est inscrit dans cette colonne.
- Réduction des ventes DR: Lors de la vente, l’entreprise peut autoriser un escompte en espèces aux acheteurs. Cette remise autorisée sur les ventes est inscrite dans cette colonne.
- Comptes débiteurs CR: Lorsque les clients effectuent des paiements à crédit pour des marchandises qui leur sont vendues, ce montant est radié par l’entreprise dans le Compte Débiteur et, par conséquent, lorsque cet argent sera reçu, l’entreprise inscrira le montant reçu du client dans les Comptes débiteurs CR.
- Ventes CR: Lorsque l’entreprise effectue une vente au comptant, le montant en espèces reçu de la vente doit être inscrit dans cette colonne.
- Autres CR: Lorsqu’une entreprise reçoit de l’argent provenant de la vente d’actifs, de loyers, d’intérêts, de dividendes ou de toute autre source, ce montant doit être inscrit dans cette colonne.
Format
Les entreprises peuvent utiliser différents formats de journal des encaissements pour s’adapter à leurs transactions quotidiennes. Cependant, le journal des encaissements ci-dessous montre l’un des formats d’un journal des encaissements que les entreprises pourraient utiliser:
| Date | Compte crédité | Réf. | Explication | Cash Dr | Disque de vente. Dr | A. Créance Cr. | Ventes Cr. | Autres Cr. | |
| xx | xx | xx | xx | xx | xx | xx | xx | xx | xx |
| Total |
Exemple
Le journal des encaissements ci-dessous montre un exemple de la façon dont les transactions y sont enregistrées:
- Espèces reçues sur des ventes de 1000 on le 5 juin 2020
- Espèces reçues sur des ventes à crédit effectuées à la Société ABC pour 500 after après avoir permis une remise en espèces de 20 on le 6 juin 2020.
- Espèces provenant de la vente de mobilier de bureau usagé pour 100 on le 8 juin 2020.
| Date | Compte crédité | Réf. | Explication | Cash Dr | Disque de vente. Dr | A. Créance Cr. | Ventes Cr. | Autres Cr. |
| 5 Juin | Soldes | Ventes au comptant | 1,000 | 1,000 | ||||
| 6 Juin | Société ABC | 480 | 20 | 500 | ||||
| 8 Juin | Mobilier de bureau | Vente de meubles anciens | 100 | 100 | ||||
| Total | $1,580 | $20 | $500 | $1,000 | $100 |
Avantages et inconvénients d’un journal de réception de caisse
Le journal de réception de caisse présente de nombreux avantages quant à son utilisation dans les méthodes comptables courantes. Un journal des encaissements fournit un moyen simple et organisé d’enregistrer toutes les encaissements au cours de la période. Par conséquent, il permet un moyen plus rapide et précis de préparer le grand livre de trésorerie et un état des flux de trésorerie pour l’entreprise pour une période comptable.
Il veille également à ce que l’entreprise puisse garder une trace de tous les comptes débiteurs et créances anciennes. De même, il fournit également un moyen facile de suivre tous les paiements impayés des fournisseurs et des fournisseurs en permettant à l’entreprise de voir rapidement quels espèces ont été reçues et payées au cours de ladite période.
L’utilisation d’un journal des encaissements présente principalement un inconvénient majeur : puisqu’il utilise la comptabilité de caisse, il ne permet pas à l’entreprise de suivre les transactions sur la base des charges à payer, ce qui est l’un des principes comptables les plus importants et la base du système de comptabilité en partie double.
Preuve d’affichage pour le Journal des encaissements
Deux tests sont disponibles pour prouver les affichages effectués dans le journal des encaissements. Ces contrôles de preuve comprennent les éléments suivants:
- Le total des soldes des comptes clients dans le grand livre des comptes débiteurs, également appelé grand livre subsidiaire dans ce cas, doit être égal au solde du compte de contrôle du grand livre subsidiaire dans le grand livre général.
- Le grand livre général doit être en solde ce qui peut être prouvé par une balance de vérification c’est-à-dire que tous les soldes débiteurs doivent être égaux au total des soldes créditeurs à la fin de la période comptable. Cela aidera à s’assurer que toutes les entrées ont été effectuées correctement et que les montants des deux côtés crédit et débit correspondent, lorsqu’ils sont enregistrés.