L’Analyse Des Écarts de Compétences – Un Guide Complet

À une époque où les entreprises éprouvent un besoin croissant de reclassement et de perfectionnement de leurs employés, l’analyse des écarts de compétences devient un outil de plus en plus pertinent. Mais par où commencez-vous ? Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est une analyse des écarts de compétences, pourquoi elle peut être un outil utile, et nous partagerons une approche en trois étapes pour effectuer une analyse des écarts de compétences.

Contenu
Qu’est-ce qu’une analyse des écarts de compétences?
Pourquoi une analyse des écarts de compétences est-elle utile ?
Comment faire une analyse des écarts de compétences
Une approche quantitative pour mener une analyse des écarts de compétences
Sur une note finale
FAQ

Qu’est-ce qu’une analyse des écarts de compétences? Une définition

Une analyse des écarts de compétences est un outil utilisé pour évaluer la différence (ou l’écart) entre l’état réel et un état objectif futur. Les organisations l’utilisent pour identifier les compétences dont un employé a besoin mais qui n’ont pas nécessairement encore à effectuer son travail ou à effectuer certaines tâches de manière efficace (Antonucci, Ovidio, 2012).

Pour les RH, l’analyse des écarts de compétences est un moyen de savoir quelles compétences et connaissances manquent parmi les employés de l’organisation. Une fois qu’ils ont ces informations, les RH peuvent combler le déficit de compétences dans l’organisation. Cela peut se faire par la mise à niveau, la requalification, les décisions d’investissement L& D, la planification de la relève, etc. Nous discuterons des différentes options plus loin dans cet article.

Si vous préférez regarder une vidéo sur la façon d’effectuer une analyse des écarts de compétences, consultez notre section d’apprentissage ci-dessous:

Pourquoi une analyse des écarts de compétences est-elle utile ?

Dans son Rapport 2018 Sur l’avenir de l’emploi, le Forum économique mondial indique que d’ici 2022, pas moins de 54% de tous les travailleurs devront mettre à jour ou remplacer leurs compétences. Ceci est le résultat de développements technologiques rapides et d’une numérisation croissante qui affectent à la fois nos vies personnelles et professionnelles.

Pour les organisations de tous les secteurs, cela signifie que certains emplois disparaîtront en raison de l’automatisation, tandis que d’autres changeront en termes de tâches et de responsabilités principales. C’est là que la refonte des tâches devient pertinente; la réorganisation de ces tâches et responsabilités pour les aligner sur la réalité changeante du travail.

Avant de passer à la refonte des emplois, il est cependant important de savoir quelles compétences et connaissances manquent actuellement à votre main-d’œuvre et lesquelles de ces compétences sont essentielles à la performance de votre organisation.

Cela m’amène aux raisons pour lesquelles il est utile de réaliser une analyse des écarts de compétences :

Utilisez 1: Il vous donne un aperçu de l’ensemble de votre main-d’œuvre

Vous serez en mesure d’identifier les employés qui ont le plus de connaissances sur des aspects particuliers de l’entreprise, ainsi que les employés ayant des lacunes de compétences (importantes).

En tant que tel, vous serez en mesure de mieux cibler les ressources (de formation) sur les compétences qui nécessitent le plus d’attention. Ceci, à son tour, conduira à une utilisation optimale des ressources en termes d’amélioration de la performance globale de l’équipe.

Utilisation 2: Il stimule l’apprentissage et le développement individuels

Les employés individuels seront en mesure de savoir quelles améliorations ils devront apporter pour acquérir ou améliorer les aptitudes et les compétences nécessaires pour être aussi performants que possible dans leur (futur) rôle. À terme, cela aura également un impact positif sur la productivité de vos employés.

Utilisation 3: Il vous aidera dans votre planification stratégique de la main-d’œuvre

La planification stratégique de la main-d’œuvre consiste, entre autres, à vous assurer que vous disposez du bon nombre de personnes possédant les bonnes compétences au bon endroit. Il est un peu difficile de commencer à planifier l’avenir, mais si vous ne savez pas exactement où vous en êtes en ce moment du point de vue des compétences

Utilisation 4: Cela peut améliorer vos efforts de recrutement

Cela va de pair avec le paragraphe précédent. Il est beaucoup plus facile de recruter de bonnes personnes si vous pouvez identifier des candidats dont les compétences correspondent mieux à celles nécessaires pour fonctionner efficacement dans un rôle particulier.

Utilisation 5: Cela crée un avantage concurrentiel

Si vous combinez tout ce qui précède, vous pourrez créer un avantage concurrentiel et garder une longueur d’avance sur vos concurrents. Vous connaîtrez les forces et les faiblesses de votre main-d’œuvre, vous serez en mesure de planifier à l’avance en termes d’apprentissage, de développement et de recrutement et ainsi d’optimiser la performance de votre organisation.

Comment faire une analyse des écarts de compétences

Lorsqu’il s’agit de mener une analyse des écarts de compétences, nous proposons deux méthodes d’analyse des écarts de compétences, une méthode qualitative et une méthode quantitative.

La première approche est qualitative et vaguement basée sur le processus de développement organisationnel. La seconde est une méthode proposée par Antonucci et Ovidio et suit une approche quantitative. Nous allons passer en revue les deux méthodes d’analyse des écarts de compétences, en commençant par la méthode qualitative.

Portée et diagnostics

Cette première étape consiste à définir la portée du défi. Dans le cas d’une analyse des écarts de compétences, cela signifie identifier les compétences nécessaires.

Afin d’identifier les compétences dont l’organisation a besoin aujourd’hui et à l’avenir, vous devez d’abord poser certaines questions et y répondre. Par exemple:

• Quelle est la mission de l’organisation?
• Quels sont les objectifs commerciaux de l’organisation?
• Quelles compétences essentielles sont nécessaires pour être en mesure d’accomplir la mission et d’atteindre les objectifs commerciaux?

Le critère pour déterminer si une compétence est critique ou non critique est le suivant. Si un employé manque d’une certaine compétence, mais accomplit quand même une tâche de manière satisfaisante, la compétence n’est pas critique. Si, en revanche, un employé accomplit une tâche spécifique mais avec un résultat insatisfaisant, la compétence manquante est essentielle.

En ce qui concerne les compétences futures qui sont nécessaires dans votre organisation et votre industrie, vous devez savoir, entre autres choses:

• Quels emplois au sein de votre organisation/secteur sont susceptibles d’être (partiellement) automatisés ?
• Quelles compétences sont actuellement en hausse dans votre secteur d’activité ?
• De quels types d’emplois (inexistants) votre entreprise aura-t-elle besoin de plus?

Collecte et analyse des données

La deuxième étape est la collecte et l’analyse des données. L’objectif de cette phase est triple: analyser quelles tâches sont effectuées actuellement, évaluer l’importance de ces tâches et se renseigner sur les compétences requises pour effectuer le travail correctement. Dans le cas d’une analyse des lacunes en matière de compétences, les activités de collecte et d’analyse des données peuvent inclure:

– Élaborer des profils d’emploi et identifier les compétences essentielles requises pour chaque poste

• Examiner les descriptions de poste actuelles pour les besoins futurs
• Tenir compte de l’impact des changements (réglementaires) à venir ainsi que des tendances futures du travail sur le travail
• Prendre le temps d’élaborer une liste de compétences qui décrivent le plus clairement et avec précision ce qui est nécessaire pour effectuer le travail

– Effectuer un inventaire des compétences actuelles de vos employés

• Descriptions de poste
• Spécifications de la classe d’emploi
• Rendement évaluations et évaluations des employés
• Entrevues/réunions de groupes de discussion avec les superviseurs, les gestionnaires et les employés

– Identification des compétences et des niveaux de compétences de vos employés

• Mettez les informations recueillies à partir des évaluations de compétences dans une base de données unique consultable
• Base de données de tous les employés et de leurs compétences existantes
• Passer en revue les compétences essentielles nécessaires pour le présent et l’avenir

La technologie des ressources humaines peut vous aider à plusieurs égards. En particulier lorsque votre organisation est qualifiée de taille moyenne ou grande, il devient rapidement impossible de suivre manuellement chaque employé et ses compétences et niveaux de compétence.

Un système de gestion des talents, par exemple, peut être cette base de données unique et consultable qui rassemble toutes les informations provenant des évaluations de performance et des évaluations de compétences de vos employés.

Conception des interventions

Cette étape consiste à créer une intervention qui correspond aux besoins de l’organisation. Dans notre cas, cela signifie qu’une fois que vous avez découvert les lacunes en matière de compétences dans votre organisation, vous pouvez créer une stratégie pour combler au mieux ces lacunes.

Les lacunes potentielles de compétences que vous pourriez rencontrer peuvent, par exemple, être une pénurie de compétences numériques – comme le montre un rapport aux Pays-Bas qui a montré que 50% des travailleurs doivent être non qualifiés dans les compétences numériques.

Un autre exemple est le manque d’employés possédant des compétences numériques douces (telles que l’orientation client et la passion pour l’apprentissage); selon un rapport de Capgemini et LinkedIn, 59% des employeurs en font l’expérience.

Et puis il y a, bien sûr, des exemples de compétences sectorielles et spécifiques à l’emploi que les entreprises peuvent manquer. Dans leur étude sur les écarts de compétences de 2018, par exemple, Deloitte et le Manufacturing Institute ont révélé que le déficit de compétences dans l’industrie manufacturière américaine pourrait laisser environ 2,4 millions de postes vacants entre 2018 et 2028.

La même étude a montré que les postes liés à la production qualifiée, aux talents numériques et aux gestionnaires opérationnels, en particulier, peuvent être difficiles à combler – jusqu’à trois fois plus.

Interventions d’analyse des écarts de compétences

Selon les compétences qui vous manquent et les capacités de votre main-d’œuvre actuelle, il existe plusieurs  » interventions  » que vous pouvez mettre en place:

• Formation et perfectionnement des employés existants
• Refonte de l’emploi
• Recrutement de personnes ayant des compétences critiques
• Une combinaison d’une ou plusieurs des options ci-dessus

Examinons chacune de ces options une par une.

Formation et perfectionnement des employés existants

Les résultats de votre analyse des lacunes en matière de compétences peuvent mener à l’élaboration de programmes d’apprentissage et de perfectionnement qui permettront à vos employés d’acquérir les compétences nouvellement requises ou manquantes.

Refonte des emplois

Les questions sur la mission de l’entreprise, les objectifs commerciaux et les compétences nécessaires pour atteindre ces objectifs – aujourd’hui et à l’avenir – peuvent conduire à la conclusion que les tâches et les responsabilités de certains emplois doivent être réorganisées. C’est ce que nous appelons la refonte des emplois et cela peut également entraîner la requalification des employés en compétences nouvellement requises.

Recrutement de personnes ayant des compétences critiques

Les résultats de votre analyse des écarts de compétences sont susceptibles de modifier les critères selon lesquels les personnes sont également embauchées. Parce que même si vous êtes en mesure de reclasser ou de perfectionner vos employés actuels, à un moment donné, vous devrez recruter de nouvelles personnes (en raison du départ des employés, de la retraite, etc.).

Embaucher directement une personne ayant des compétences critiques vous fera gagner du temps pour la former à ces compétences. Cela les aidera également à devenir opérationnels et productifs plus rapidement. Si vous ne trouvez pas de personnes assez rapidement, vous pouvez puiser dans la main-d’œuvre contingente et embaucher un pigiste ou un entrepreneur pour vous aider (temporairement) à combler un manque de compétences.

Une approche quantitative pour effectuer une analyse des écarts de compétences

Une autre méthode de mesure des écarts de compétences est proposée par Antonucci et Ovidio. Leur approche quantitative mesure l’écart de chaque compétence pour chaque sujet examiné. L’algorithme qu’ils ont conçu ne prend en compte que la situation dans laquelle un écart dit négatif a été trouvé. Cela signifie que les compétences de l’employé sont inférieures à celles nécessaires.

Selon que l’écart est petit ou grand, les entreprises peuvent organiser des activités d’autoformation ou elles devront se tourner vers un programme de formation. Une autre distinction qui doit être faite ici est celle entre un écart de compétences de compétences souvent utilisées et un écart de compétences rarement utilisées.

Tout comme avec la méthode précédente que nous avons décrite, le point de départ est la cartographie des compétences nécessaires pour chaque profil de travail. L’indice de référence pour chaque compétence requise peut être déterminé soit par un processus descendant (des gestionnaires aux employés), soit par un processus ascendant (des employés aux gestionnaires).

Les avantages de l’analyse comparative de cette façon sont:

• la procédure ne change pas si l’approche descendante ou ascendante est utilisée
• vous obtenez des estimations quantitatives de l’écart de compétences, en tenant compte de l’importance et de la fréquence d’utilisation
• il permet un processus semi-automatique flexible pour la planification des cours de formation

Il en résulte l’indicateur d’écart de compétences suivant:

Dans cette formule, l’indicateur G de l’écart de la j-th compétence est calculé. Les autres variables de la formule représentent:

• N – indique le score de nécessité attribué à la
• i-th personne interrogée pour la
• j-th compétence
• P – indique le score attribué au niveau de la compétence possédée par l’employé
• F indique la fréquence d’utilisation de la compétence par le même employé
• c – est une constante pour réduire l’effet des écarts faibles ou négatifs (i.e. zéro ou un)
• F indique la fréquence d’utilisation qui, dans le repère idéal de l’entreprise, représente le seuil au-dessus duquel la pénurie de compétences représente un problème à résoudre (tout en tenant compte des coûts de formation).
• K permet de ne prendre en compte que les lacunes positives (lorsqu’une certaine compétence relativement fréquemment utilisée n’est pas suffisamment possédée)

Maintenant, cela soulève plusieurs questions, à commencer par, comment les données pertinentes sont-elles collectées? D’une manière générale, cela peut être fait soit en utilisant des évaluations sur papier et des entretiens d’accompagnement, soit en utilisant un logiciel de gestion des compétences. Surtout lorsque vous effectuez une analyse des écarts de compétences parmi un grand nombre d’employés, cette dernière devient l’option la plus évidente.

Des entreprises comme Skills Base, AG5 et Avilar fournissent un logiciel de gestion des compétences qui vous permet d’identifier facilement les besoins en compétences (futurs) et d’enregistrer les niveaux de compétences et d’intérêt de l’ensemble de votre personnel.

Une autre question qui me vient à l’esprit est de savoir quel type d’évaluation vous pouvez utiliser pour obtenir les informations requises? Des informations sur, par exemple, les besoins de l’entreprise en termes de compétences, la fréquence d’utilisation de certaines compétences et le stock de compétences spécifiques à chaque rôle peuvent être collectées via des enquêtes d’auto-évaluation ou via des évaluations à 360 degrés. Ce dernier étant des évaluations entre collègues et supérieurs.

Ici aussi, la technologie des ressources humaines peut aider, soit dit en passant. Vous pouvez utiliser des outils de feedback tels que ceux fournis par Impraise, 15Five et Reflektive pour recueillir et analyser les feedbacks de et à propos de vos employés.

Une troisième question porterait sur la notation elle-même, comment fonctionne la notation? Dans l’exemple mentionné par Antonucci et Ovidio, les évaluations de compétences sont exprimées sur une échelle de 1 à 5, 1 étant le niveau le plus bas et 5 le plus élevé. Pour chaque niveau, chaque personne interrogée donne une note au niveau de compétences réellement possédées et au niveau de compétences qu’elle juge nécessaire. La même méthode de notation est utilisée pour indiquer l’intensité avec laquelle un seuil est utilisé dans l’entreprise.

Une fois que vous aurez rassemblé toutes les données pertinentes, vous pourrez examiner les écarts entre le niveau de compétences possédées et nécessaires par les employés individuels ainsi que la fréquence à laquelle ils sont utilisés dans l’entreprise. Cela vous permettra ensuite de prendre des mesures aboutissant à une ou plusieurs des interventions de déficit de compétences que nous avons décrites ci-dessus.

Sur une note finale

À une époque où les entreprises cherchent de plus en plus à préparer leurs employés pour l’avenir, il est important de savoir quelles compétences et compétences possèdent actuellement votre main-d’œuvre. Une analyse des écarts de compétences peut être un bon outil à utiliser pour cela; lorsqu’elle est bien menée, elle vous donne des informations précieuses sur l’ensemble de votre effectif, peut vous aider dans la planification stratégique des effectifs et améliorer vos efforts de recrutement. Une analyse efficace des écarts de compétences vous permettra également d’optimiser vos programmes d’apprentissage et de développement afin de reclasser vos employés en cas de besoin.

À l’Academy to Innovate HR (AIHR), nous aidons les professionnels des ressources humaines avec leurs compétences – afin qu’ils puissent éviter de faire face à un déficit de compétences qui leur est propre. En tant que tel, tout professionnel des ressources humaines engagé dans l’apprentissage tout au long de la vie peut élargir son ensemble de compétences avec des compétences pertinentes et en demande.

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