L’externalisation de la paie est une option pour payer les travailleurs dans un lieu national ou étranger en faisant appel à un fournisseur de paie tiers. Nous avons élaboré ce guide rapide de l’externalisation de la paie, pour décrire les avantages et les inconvénients et les principales raisons d’externaliser votre paie pour les employés en mission.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie?
L’externalisation de la paie est simplement l’utilisation d’un fournisseur de services pour gérer les fonctions administratives et de conformité des employés payants. Il est important de noter que les services de paie ne sont que cela et ne proposent pas un employeur local enregistré pour l’entreprise étrangère. Cela signifie que l’incorporation locale est toujours nécessaire et que les autres aspects de l’emploi des travailleurs doivent être traités par BRICOLAGE ou par d’autres experts.
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Quand externaliser la paie?
La question de savoir quand externaliser la paie dépend de plusieurs facteurs, tels que le nombre d’employés en mission, si une entreprise a une entité locale et la complexité des lois du pays d’accueil en matière d’emploi et de retenue à la source. Dans de nombreux cas, le temps et le coût de la mise en place et de l’administration d’une paie locale ne peuvent être justifiés, de sorte que les fonctions de paie sont externalisées à une autre entreprise du pays hôte.
Alors que de nombreuses petites entreprises utilisent régulièrement l’externalisation de la paie, les grandes entreprises peuvent également bénéficier de cette externalisation de la paie internationale lorsqu’elles envoient des travailleurs en affectation internationale sur un nouveau marché. Dans ce cas, une entreprise peut choisir d’utiliser un fournisseur de paie local ou un service GEO, qui offre un soutien complet à l’emploi à ses clients, y compris une paie conforme pour tous les employés de ce pays.
Selon ses besoins, une entreprise peut personnaliser les services de paie qu’elle sous-traite, tout en conservant le contrôle d’autres aspects. Les fonctions de paie généralement externalisées à un fournisseur tiers comprennent:
- Gérer la paie et effectuer les calculs de la rémunération des employés et des retenues à la source
- Déposer des fonds directement ou émettre des chèques aux employés
- Calculer les taxes sur les salaires des États et du gouvernement fédéral et effectuer les retenues à la source
- Produire les rapports gouvernementaux requis
- Administrer les avantages sociaux des employés
- Retenir les cotisations de sécurité sociale et de pension
Pourquoi Externaliser la Paie ?
Gérer une paie interne peut être un défi pour les petites entreprises ou une entreprise sans personnel de professionnels des ressources humaines et de la comptabilité. L’externalisation est une méthode pour éviter d’embaucher des employés supplémentaires ou de passer des contrats avec des spécialistes.
Les entreprises choisissent d’externaliser la paie pour plusieurs raisons principales:
- Économies de coûts en évitant d’avoir à utiliser des ressources internes pour se conformer à des exigences de paie complexes
- Facilité d’administration continue de la paie par des changements de personnel, une réduction ou une augmentation de la structure de rémunération et le dépôt de rapports aux autorités gouvernementales
- Éviter les erreurs et les pénalités de conformité fiscale
- Si vous utilisez un service GEO dans un pays étranger, pas besoin d’établir une entité juridique pour gérer une paie conforme
Quelles Fonctions De Paie Peuvent Être Externalisées ?
Selon ses besoins, une entreprise peut personnaliser les services de paie qu’elle sous-traite, tout en conservant le contrôle d’autres aspects. Les fonctions de paie généralement externalisées à un fournisseur tiers comprennent:
- Gérer la paie et effectuer les calculs de la rémunération des employés et des retenues à la source
- Déposer des fonds directement ou émettre des chèques aux employés
- Calculer les taxes sur les salaires des États et du gouvernement fédéral et effectuer les retenues à la source
- Produire les rapports gouvernementaux requis
- Administrer les avantages sociaux des employés
- Retenir les cotisations de sécurité sociale et de pension
Avantages de l’externalisation de la paie
Les avantages de l’externalisation de la paie pour les petites et les grandes entreprises sont nombreux, et un pourcentage élevé d’entreprises l’utilisent type de service à l’étranger. Les avantages des économies de temps et de coûts, du dépôt de rapports et de la prévention des problèmes de conformité font de l’externalisation de la paie internationale un service populaire. Ces avantages sont multipliés sur les marchés étrangers où les règles de paie et les lois fiscales sont inconnues d’une nouvelle entreprise, et un fournisseur de paie local peut être un partenaire précieux.
Inconvénients de l’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie est une solution administrative limitée pour l’emploi à l’étranger et ne garantit pas le respect des lois fiscales, d’immigration ou du travail dans le pays d’accueil. Le fournisseur de paie international n’offre pas à la société étrangère une entité d’emploi locale, de sorte que l’incorporation est toujours requise avec l’enregistrement et d’autres mesures de conformité.
D’autres inconvénients pratiques comprennent la perte de contrôle des données sur la rémunération et les employés, les problèmes de sécurité et le manque de qualité du service ou de rapports en temps opportun. Ceux-ci peuvent être compensés par une recherche approfondie des fournisseurs de paie dans le pays et la sélection de la meilleure entreprise disponible.
Que demander lors de l’externalisation de la paie
Il y a quelques questions clés à poser à tout fournisseur de paie avant l’externalisation, afin de minimiser les problèmes de qualité de service:
Quels sont les services de base et / ou complémentaires offerts?
Comment sécurisent-ils les données confidentielles des employés et de la paie?
Combien de clients ont-ils et pour combien de temps?
Calculez-vous la retenue d’impôt pour chaque employé?
Quels tarifs facturez-vous pour la gestion de la paie par employé, et existe-t-il des prix différents pour un volume plus élevé?
Aidez-vous à générer des formulaires fiscaux à des fins de déclaration de revenus locales?
Une étape au-delà de l’externalisation de la paie: Solution d’employeur enregistré
Il existe une solution plus complète pour gérer une paie étrangère via un employeur enregistré GEO. L ‘ » employeur officiel » (EOR), parfois appelé employeur local officiel, est un tiers engagé pour assumer la responsabilité de toutes les tâches formelles de l’emploi, et pas seulement de la paie. L’EOR est chargé de remplir les exigences légales et réglementaires en matière d’immigration, d’emploi et de paie, mais ne participe pas à l’activité de travail quotidienne de l’employé.
Plus précisément, l’employeur inscrit est la personne morale qui ::
- Arrange tous les visas et permis de travail pour l’employé, en évitant les retards ou les refus
- Fournit une entité enregistrée pour gérer une paie locale conforme à l’intérieur du pays
- Respecte toutes les lois du travail du pays d’accueil relatives aux contrats locaux et aux protections des travailleurs
- Informe le client des délais de préavis requis, des règles de licenciement et des indemnités de départ
- Est l’interface du pays d’accueil entre l’employé et les autorités gouvernementales
Les avantages d’une solution EOR complète telle qu’proposée par Shield GEO sont évidents, car le client la société n’a pas à établir une entité locale ni à s’inquiéter des nombreuses exigences de conformité dans le pays d’accueil. Un EOR fait tout ce qu’un fournisseur de services de paie peut, mais aussi beaucoup plus, pour qu’une multinationale dispose d’une véritable solution d’emploi de bout en bout sur un ou plusieurs marchés étrangers.
L’externalisation de la paie pourrait avoir sa place pour les entreprises qui ont un engagement dans un pays, des ressources abondantes et qui ont déjà établi une entité locale. Mais pour d’autres entreprises qui viennent d’entrer sur un marché ou avec des ressources humaines limitées, la solution EOR est idéale pour assurer le plein emploi et la conformité de la paie.
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