Le solde du grand livre des comptes débiteurs d’une entreprise, y compris les dettes anciennes et les encours des ventes en jours (DSO), peut fournir un aperçu des inefficacités du processus d’encaissement des ordres qui peuvent être corrigées pour améliorer les flux de trésorerie.
Ces inefficacités proviennent généralement de processus manuels, ce qui a une incidence sur la capacité de l’équipe des comptes clients (RA) à gérer la création, la présentation et la distribution des factures. En conséquence, un processus O2C inefficace aura un impact négatif sur les délais de paiement, entraînant potentiellement une augmentation du DSO et une inhibition des flux de trésorerie.
La bonne nouvelle est qu’il existe des solutions. En automatisant l’ensemble du processus des comptes clients, de la gestion du crédit à la facturation et au rapprochement des paiements, les entreprises peuvent optimiser chaque étape du processus O2C pour améliorer les flux de trésorerie en apportant de l’argent dans votre organisation plus rapidement.
Qu’est-ce que le order-to-cash et où cela s’inscrit-il dans le cycle de trésorerie?
Le processus order-to-cash englobe toutes les étapes depuis la commande d’un client jusqu’au paiement de l’entreprise (l’argent comptant). Ces étapes incluent la gestion des commandes et l’exécution des commandes, jusqu’à la gestion du crédit, puis la facturation et finalement la collecte des paiements.
O2C a un lien implicite avec la fourniture de biens et l’exécution des commandes, ce qui rend nécessaire la mise en place de bons processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Avantages de l’optimisation du processus order-to-cash
Le plus grand obstacle à la productivité des comptes clients est le fait que les processus de RA sont souvent trop complexes, avec trop de systèmes financiers disparates, trop peu de standardisation et trop d’étapes manuelles. Ces processus sont souvent aggravés par des interruptions résultant de problèmes nécessitant une résolution rapide.
Comme tous les chefs d’entreprise le savent, les flux de trésorerie disponibles sont la mesure la plus importante pour déterminer la santé de leur entreprise. Le département AR a un rôle d’influence unique dans la facilitation des flux de trésorerie. En raccourcissant le délai entre l’achat et la livraison de la commande et de la facture, ainsi qu’en simplifiant le processus de paiement, les flux de trésorerie sont plus faciles. Par conséquent, l’évaluation et l’ajustement du processus O2C sont l’endroit le plus évident pour résoudre les problèmes de flux de trésorerie.
En plus des améliorations des flux de trésorerie, les principaux avantages de l’optimisation du processus order-to-cash sont les suivants:
- Génération de revenus ─ un processus d’achat et d’exécution simplifié, une facturation rapide et précise et une facilité de paiement améliorent la satisfaction des clients et encouragent les achats répétés ainsi que la promotion des clients. Ces facteurs peuvent avoir un impact positif sur la croissance des ventes.
- Expérience client ─ les relations clients peuvent être gagnées ou perdues grâce à l’expérience de l’exécution des commandes, de la facturation et des paiements. Un système O2C fiable pour gérer la facturation et l’exécution, en plus des litiges et du recouvrement des crédits, favorise la précision et la rapidité, contribuant ainsi à améliorer l’expérience client.
- Économies de coûts ─ Des contrôles internes renforcés grâce à un processus O2C automatisé réduisent ou éliminent considérablement les erreurs et facilitent la prise en charge des remises de paiement anticipé. Grâce à l’amélioration des processus métier, toute entreprise peut réduire ses frais généraux, ce qui se traduit par une réduction des dépenses opérationnelles et un effet de levier opérationnel.
Étapes prises dans les processus de commande d’encaissement
1. Gestion des commandes
Tout commence par une commande. Un client passe une commande via le commerce électronique, les processus de commande directe ou d’autres moyens. Une fois la commande passée, l’inventaire est vérifié par le système de traitement des commandes pour confirmer que les marchandises peuvent être expédiées. Une fois vérifié, un délai de livraison est émis. La facilité de crédit du client sera vérifiée pour déterminer si la commande a été acceptée selon les conditions de crédit existantes. La commande est alors enregistrée dans le grand livre des ventes et les marchandises sont expédiées. Enfin, une nouvelle commande automatique via le système ERP, est déclenchée dans la chaîne d’approvisionnement pour assurer le réapprovisionnement des stocks pour les ventes futures.
2. Gestion du crédit
La grande majorité des ventes B2B sont effectuées à crédit, ce qui permet de générer, d’envoyer et de payer une facture, sans ralentir l’exécution de chaque commande. Mais le crédit doit être accordé sur la base d’une évaluation de la capacité de paiement de chaque acheteur. Déterminer soigneusement le crédit à ce stade précoce évite les risques de paiement lorsque les factures sont dues.
3. Système de facturation client
Les clients sont facturés pour chaque commande afin de demander le paiement, dans un délai déterminé, des marchandises qu’ils ont achetées. Les meilleurs systèmes de facturation client génèrent et livrent automatiquement les factures aux clients lors de leur achat. Cependant, l’automatisation de la facturation doit prendre en compte un grand nombre de nuances et de variables, notamment le format de la facture, le mécanisme de livraison et le support, le destinataire, le processus d’approbation, la documentation associée et de nombreux autres facteurs.
4. Comptes débiteurs
Une fois qu’une vente est effectuée et que les marchandises sont expédiées, le processus des comptes débiteurs s’enclenche. Cela comprend la génération et la livraison de factures, le suivi et le rapprochement des paiements avec le grand livre.
Des équipes averties des comptes clients automatiseront l’envoi de rappels de paiement, ou de relevés, avant l’échéance des factures. Il est de la responsabilité de l’équipe des comptes clients d’enquêter et de résoudre les erreurs de facturation, en réémettant les factures au montant correct si des erreurs se sont produites.
5. Encaissement des paiements
Le processus de paiement des clients doit être précisé au moment de l’achat et dans la facture (ou les documents d’accompagnement). La collecte des paiements se fait alors par le biais de clients effectuant des paiements en ligne, des virements bancaires ou soumettant des paiements dans un autre format. Un numéro de bon de commande est une référence de suivi typique qui garantit que chaque paiement correspond correctement à la commande correspondante. Les factures impayées sont poursuivies directement jusqu’à un point prédéfini, moment auquel elles sont soit radiées comme créances irrécouvrables, soit transmises à une agence de recouvrement tierce.
6. Gestion des données
Tout au long du processus O2C, une bonne gestion des données est essentielle. Le système de gestion des commandes doit se connecter, en temps réel, à la gestion des stocks via un système de planification des ressources d’entreprise (ou ERP). De cette façon, l’organisation peut travailler sur plusieurs systèmes pour déterminer les niveaux de stock et exécuter les commandes ou déclencher des réorganisations.
Le système de facturation doit accepter un déclencheur pour créer une facture lorsque les commandes sont exécutées, le système récupère ensuite les données relatives à la commande, vérifie les limites de crédit du client et les conditions de paiement convenues, avant de générer et de remettre une facture au contact correct.
Le processus de recouvrement des paiements doit ensuite être lié au grand livre des achats pour s’assurer que les paiements sont rapprochés de la commande correcte. Chaque étape peut et doit être automatisée pour améliorer l’efficacité et la précision.
Optimiser le order-to-cash avec l’automatisation
Une approche globale pour optimiser le processus O2C combinera technologie, services consultatifs et services financiers. De nombreuses organisations tirent parti de la technologie car elle peut automatiser la décision de crédit des clients ou les processus de RA et de trésorerie dans le cycle O2C. L’automatisation réduit ou élimine les processus manuels et papier. Les économies de coûts et la réduction des erreurs qui en découlent présentent généralement un retour sur investissement positif. L’automatisation du processus O2C apporte de nombreux avantages, notamment les suivants :
Gain de temps: La création et la livraison des factures peuvent être des processus très manuels, nécessitant de précieuses heures de personnel qualifié. En automatisant l’impression et la livraison postale, ou l’envoi par e-mail de factures et la livraison de communications de suivi à chase payments, l’équipe de RA peut se concentrer sur des questions plus axées sur les affaires. L’automatisation peut même prendre la sortie d’un système ERP et la connecter directement aux portails de facturation des comptes fournisseurs des acheteurs – sans avoir besoin de reclasser manuellement ou de copier-coller des factures dans ceux-ci.
Amélioration des flux de trésorerie: L’automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps dans les processus, elle évite les goulots d’étranglement dans la livraison des factures, le traitement des paiements et le rapprochement. Ces facteurs réduisent les frictions dans l’apport de liquidités dans l’entreprise, améliorant ainsi les flux de trésorerie.
Précision améliorée : L’automatisation a un impact positif sur la précision dans l’ensemble du processus O2C. Lorsque les systèmes de machines se parlent, par transfert direct de données, il n’y a aucun risque de copier-coller ou d’autres erreurs humaines.
Réduction des coûts: Les gains de temps liés à l’automatisation des processus, ainsi que la réduction des requêtes et des appels au service d’assistance, peuvent être si importants qu’ils font souvent des investissements dans des aspects de l’automatisation O2C, tels que l’automatisation de la RA, qui se rentabilisent en quelques mois.
Améliorer l’expérience client : Les relations clients bénéficient des améliorations apportées par l’automatisation à la cohérence des processus, à la fiabilité de l’exécution, à la perception de la marque et à la facilité de paiement.
Gagnez en visibilité en temps réel: L’automatisation des processus order-to-cash signifie que chaque étape est gérée numériquement, donc facilement suivie et présentée en un coup d’œil via des tableaux de bord d’informations de gestion ou d’autres méthodes.
Simplifiez le reporting et les audits : En automatisant le processus O2C, toutes les actions et données sont disponibles pour le regroupement et l’analyse sous forme de rapports ou de pistes d’audit en appuyant simplement sur un bouton.