Vous sentez-vous frustré par des processus compliqués qui vous semblent lourds, manuels et lents ? Vous souhaitez accélérer le retour sur investissement des initiatives numériques ?
La cartographie des processus métier est une première étape importante dans les objectifs de transformation numérique de votre entreprise.
J’ai vu des initiatives de changement impliquant la transformation numérique réussir et échouer. Expliquons pourquoi la cartographie des processus est une étape importante pour éviter les échecs, comment elle influence les budgets et comment commencer à construire votre première cartographie des processus.
Aux États-Unis, nous avons un dicton: « s’il n’est pas cassé, ne le réparez pas. »En vérité, vous avez probablement de nombreux processus dans votre organisation qui ne sont pas littéralement brisés, mais qui sont totalement inefficaces et empêchent votre entreprise d’augmenter ses revenus, ses bénéfices, sa satisfaction client et le bonheur des employés.
Qu’est-ce que la cartographie des processus métier ? Pourquoi est-ce important?
La cartographie des processus métier consiste à rendre les flux de travail de votre équipe ou de votre organisation visuels pour rationaliser un processus global et réduire considérablement les temps de cycle ou supprimer les gains d’efficacité mineurs et les étapes redondantes.
Les exemples de mappage des processus métier les plus courants sont les organigrammes ou les diagrammes de flux de travail, avec tout ce qui est inclus, des entrées et sorties aux points d’approbation et aux décisions conditionnelles, aux documents introduits ou modifiés, aux rappels des parties prenantes, etc.
(trouvé sur conceptdraw.com)
Le niveau de détail que vous mettez dans une carte de processus dépend de la quantité d’inefficacité et des coûts que vous souhaitez retirer.
L’une des raisons pour lesquelles il est important de cartographier vos processus avant même de mettre en œuvre des modifications à gain rapide qui sont évidentes pour vous est que le processus même d’esquisse de votre flux de travail rassemble plusieurs parties prenantes. Lorsque vous faites participer d’autres membres de l’équipe à la cartographie des processus, vous êtes plus susceptible de vous assurer que chaque étape est couverte, que chaque coût est capturé et que chaque décision est également décrite. Tout le monde est à bord.
Une autre raison pour laquelle le mappage de processus est important est que cela vous permet d’identifier tous les coûts de votre état actuel, afin que vous puissiez identifier les coûts associés à l’obtention de l’état souhaité.
Comment la cartographie des processus Influence les budgets
Il peut y avoir des coûts difficiles associés à l’exécution du travail comme vous le faites actuellement — par exemple, les coûts de main—d’œuvre, les coûts d’impression ou les coûts d’expédition — et il y a toujours des coûts souples associés – par exemple, le temps passé à effectuer des tâches individuelles, le temps passé à saisir à nouveau les données du travail terminé, le temps passé à évaluer les données et à prendre des décisions, etc. Enfin, il y a des coûts d’opportunité — par exemple, la capacité (ou le manque de capacité) de prendre des décisions en temps réel en attendant que le travail terminé soit signalé.
Le logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) peut aider à identifier les coûts difficiles dans les environnements de production et de fabrication. Les coûts indirects sont cependant plus difficiles à identifier de cette manière, et pourtant, ils jouent un rôle crucial pour influencer les budgets à allouer aux initiatives de transformation numérique où les processus seront considérablement rationalisés.
Imaginez que vous partagiez avec un responsable de département ou un parrain exécutif que vous avez identifié chaque étape d’un processus, et que le coût actuel d’exécution de l’ensemble de ce processus coûte 17 000 USD. Et disons que ce processus est effectué 100 fois par an. Ce processus coûte à l’organisation 1 700 000 USD par an.
Imaginez maintenant être en mesure de présenter une approche alternative qui peut coûter 80 000 USD à mettre en œuvre, mais qui supprimera 4 000 USD de ce processus chaque fois qu’il est exécuté. C’est un investissement de 80 000 USD pour économiser 400 000 USD, soit un rendement 5x.
C’est ainsi que la cartographie des processus influence les budgets.
Comment construire Votre Première Carte de processus
- Identifiez un flux de travail spécifique qui est manuel, peut-être sur papier, ou qui comporte de nombreuses étapes avant l’achèvement (par exemple, un travail important ou des documents devant être examinés et / ou approuvés). Donnez à ce processus un nom simple.
- Avec votre équipe, réfléchissez à chaque étape du processus impliqué :
- Qu’est-ce qui initie le processus ? Qui est impliqué dans le processus? Qui prend une décision ? Qui examine le travail pour la qualité? Qui saisit les données du travail? Qui marque le travail comme terminé? Qui archive ou touche des documents liés à l’œuvre ?
- Comprennent les étapes à valeur ajoutée et non à valeur ajoutée qui nécessitent du temps et / ou une décision.
- Placez chaque étape dans le bon ordre.
- Mettez en surbrillance les » points d’arrêt » ou les goulots d’étranglement dans le processus :
- Étapes où le processus est mis en pause en raison de l’attente d’autres que le processus soit signalé comme terminé ou qu’un document soit terminé.
- Étapes où le processus est bloqué parce qu’une personne doit examiner la qualité du travail effectué.
- Étapes où le travail en double se produit — les données sont saisies à nouveau, les documents sont numérisés à nouveau.
- Calculez le coût de chaque étape en coûts durs ou en coûts souples / de main-d’œuvre.
- Projetez les coûts annuels en fonction de la fréquence du processus au cours d’un exercice financier.
La cartographie des processus est une première étape importante dans les efforts de transformation numérique. Il ne nécessite pas de logiciel coûteux ou ne vous engage pas à réviser un processus, mais il peut fournir des informations financières cruciales. Vous devrez gagner en engagement d’équipe, obtenir des fonds budgétaires, parrainer des cadres et atteindre vos objectifs de transformation des processus manuels en processus numériques pour une entreprise plus rationalisée et efficace.
