La lettre qui est écrite en réponse à la lettre d’enquête, elle est appelée lettre de réponse à l’enquête. D’une manière plus large, lorsque le destinataire d’une lettre d’enquête écrit une lettre de réponse à l’expéditeur d’origine, elle est appelée lettre de réponse à l’enquête. Cette lettre fournit au lecteur ou à l’enquêteur des informations relatives aux personnes, aux produits et aux entreprises. La lettre de réponse peut contenir des nouvelles favorables (informations positives) ou défavorables (informations négatives).
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Selon Quibe, « Les lettres de réponse aux demandes de renseignements sont des messages qui fournissent au lecteur des informations sur les produits, les services et les personnes.
La réponse à une lettre d’enquête doit être opportune. Le retard dans la réponse peut réduire l’utilité de l’information. Toutefois, si la réponse ne peut être fournie immédiatement, une lettre d’accusé de réception peut être envoyée mentionnant la date de réponse attendue.
Contenu ou éléments de la lettre de réponse à une demande personnelle ou, facteurs à prendre en compte lors de la rédaction de la réponse à la lettre de demande de statut personnel.
La réponse à la lettre de demande personnelle peut contenir des informations positives ou négatives. Quelle que soit la nature de la réponse, elle contient un contenu général ainsi qu’une opinion positive ou négative particulière. Les contenus suivants sont généralement inclus dans la réponse à la lettre de demande de statut personnel:
- Accusé réception de la lettre de l’enquêteur. Cela signifie que l’acceptation de la lettre d’enquête doit être mentionnée.
- Nom, adresse et autres renseignements de la personne dont les renseignements sont fournis.
- Fournir des informations spécifiques à la demande de l’enquêteur. Les informations fournies doivent être exactes et pertinentes, qu’elles soient positives ou négatives.
- Fournir des informations supplémentaires qui peuvent aider le demandeur à prendre une meilleure décision.
- Le répondant ne doit pas mettre ses propres hypothèses avec les faits.
- Une déclaration exprimant l’intention de ne prendre aucune responsabilité résultant de transactions futures avec la personne.
- Demandant au demandeur de garder l’information secrète.
- Donnant l’assurance de fournir une aide supplémentaire à l’avenir.
- Exprimer une douleur si les informations fournies vont à l’encontre du candidat potentiel.
- En utilisant des mots et des phrases simples et sans ambiguïté.
- Souhaitant la prospérité de l’entreprise de l’enquêteur avec merci.
- Mentionnant le nom, le poste et l’adresse du fournisseur d’informations.
