Pour le secteur des services sur le terrain moderne, on ne peut s’éloigner du fait que les feuilles de travail électroniques sont la voie à suivre. Si votre entreprise utilise toujours des feuilles de travail papier obsolètes, il est peut-être temps de commencer à réfléchir à la gestion des données dans votre organisation et à la manière dont vous pouvez les intégrer au 21e siècle. La centralisation des informations est la clé du succès pour les entreprises de services sur le terrain à l’ère numérique, et dans cet article, nous allons examiner comment les logiciels de fiches d’emploi peuvent apporter de nombreux avantages à votre entreprise aujourd’hui.
Que sont les fiches d’emploi ?
Mais d’abord, commençons par les bases: que sont exactement les feuilles de travail? En termes simples, il s’agit d’une page qui donne à un ingénieur de service sur le terrain toutes les informations dont il a besoin pour terminer un travail, et c’est là qu’il peut enregistrer le travail terminé lorsqu’il a été effectué. Ils comporteront des informations importantes telles que les matériaux utilisés, le nom de l’ingénieur et l’emplacement du site, et ils sont indispensables pour le secteur de la gestion des services sur site, car ils sont à la base de chaque appel. Pour faciliter les choses, de nombreuses options logicielles d’ingénieur de terrain utilisent désormais un logiciel de feuille de travail pour créer des feuilles de travail, en utilisant des modèles pour accélérer encore les choses.
Feuilles de travail papier vs feuilles de travail mobiles
Les feuilles de travail papier ne sont que cela: un morceau de papier avec les détails du travail écrits dessus. Une fiche d’emploi mobile ou numérique a le potentiel d’être bien plus que cela. Lorsqu’elles sont intégrées à un logiciel de gestion des services sur site tel que Call2Field de RedZebra, vos feuilles de travail peuvent être intégrées de manière transparente à vos processus, ce qui vous permet de les créer dans le cadre du processus de planification des appels, puis de suivre l’emplacement d’un ingénieur, de voir l’état du travail et d’accéder aux informations client.
Les inconvénients des feuilles de travail en papier
Les feuilles de travail mobiles ou numériques offrent un certain nombre d’avantages évidents par rapport à leurs homologues en papier, et au fil des ans, la liste des raisons de se débarrasser des feuilles de travail en papier s’est allongée à mesure que des solutions plus efficaces sont devenues disponibles. Jetons un coup d’œil à certains des inconvénients de l’utilisation de feuilles de travail papier obsolètes.
Temps
Il est fastidieux de saisir manuellement des informations sur une feuille de travail papier, car cela signifie que les mêmes informations client doivent être saisies à chaque fois. Cette duplication est évitée en utilisant un logiciel qui remplit automatiquement une feuille de travail avec des informations client à partir d’une base de données centrale.
Désinformation
Cela ne fait aucun doute – les factures papier sont naturellement plus sujettes aux erreurs humaines, et il a été démontré que c’est le cas. Cela est dû à l’absence d’un système en place, laissant à l’individu le soin de remplir une feuille de travail. Cela conduit à la possibilité que les ingénieurs se dirigent vers un travail avec les mauvaises informations entre leurs mains, ou que les mauvaises informations soient enregistrées lorsque le travail est terminé.
Manque de cohérence
Les feuilles de travail papier étant sujettes aux erreurs humaines, cela ouvre également la voie à un manque de cohérence. Il y a probablement plus de divergences dans les informations fournies sur les feuilles de travail papier que sur un système numérisé, car un ingénieur peut renseigner des détails tels que le nom du client d’une manière différente de ses collègues, par exemple.
Double saisie des données
En plus d’être plus longue à remplir en premier lieu, les feuilles de travail papier peuvent nécessiter la duplication des informations pour les autres membres du personnel de l’entreprise, tels que les cadres et la direction, car chaque département peut exiger une copie. Ce travail peut coûter à une entreprise des heures de temps précieux qui pourraient être dépensées ailleurs.
Les avantages du logiciel de feuille de travail mobile
Comme nous l’avons déjà évoqué, il y a des avantages évidents à passer au logiciel de feuille de travail mobile, et ils vont au-delà de la réduction des lacunes des feuilles de travail papier. Il y a deux avantages clés à passer aux feuilles de travail électroniques, et ils sont liés à la mobilité de la main-d’œuvre – particulièrement important pour le monde de la gestion des services sur site, où cela fait partie de l’industrie depuis un certain temps.
Améliorer la Gestion de la Relation Client (CRM)
Avant tout, un système numérisé de création de fiches d’emploi peut vous aider à améliorer la relation client. Au lieu d’attendre des jours, voire des semaines, que des factures plus traditionnelles leur parviennent, comme c’est le cas pour les feuilles de travail papier, les clients peuvent recevoir leurs factures presque instantanément avec un système numérisé. Un système de feuille de travail mobile coupe les processus internes inefficaces et les facteurs externes tels que la livraison postale, permettant des relations fluides et efficaces avec vos clients du début à la fin – un excellent moyen de faire bonne impression.
Améliorer l’engagement des employés
Lorsque des systèmes obsolètes sont encore utilisés, les ingénieurs peuvent devenir moins motivés au fil du temps, ce qui les oblige à se précipiter pour remplir les feuilles de travail à la fin de la journée. Cela peut entraîner un stress et des conflits inutiles au sein des organisations, ainsi que des feuilles de travail qui ne sont pas remplies correctement.
Grâce à la modernisation, il est souvent possible d’améliorer l’engagement des employés, car ils reconnaîtront les efforts de leur employeur pour leur permettre de faire leur travail au mieux de leurs capacités. Et les avantages d’une modernisation complète dans le secteur des services sur site vont bien au-delà, comme nous l’avons discuté dans notre récent article sur la transformation numérique.
Le logiciel de facturation des tâches de RedZebra
Avec le logiciel de facturation des tâches Call2Field, vous pouvez numériser vos feuilles de travail et générer automatiquement des factures une fois le travail terminé. Cela rationalise vos processus, ce qui permet d’économiser un temps précieux et finalement de l’argent. C’est une solution hautement adaptable qui peut être personnalisée pour répondre aux exigences spécifiques de votre entreprise.
Contactez-nous
Les fiches d’emploi font partie intégrante de toute activité de service sur site, et disposer d’une base de données en ligne solide est un excellent point de départ si vous souhaitez rationaliser le processus de facturation. Pourquoi ne pas essayer le logiciel et voir par vous-même comment il pourrait bénéficier à votre entreprise? Réservez une consultation avec un expert RedZebra dès aujourd’hui et nous vous donnerons une démonstration en ligne pour vous montrer ce que notre logiciel de facturation peut faire pour vous. Vous pouvez également envoyer vos questions par courriel à [email protected] ou appelez le 01296 350350.