La fraude à la paie est le vol d’espèces d’une entreprise via le système de traitement de la paie. Il existe plusieurs façons dont les employés peuvent commettre une fraude à la paie, comme indiqué ci-dessous. Parmi les types les plus courants de fraude à la paie, il y a le non-remboursement d’une avance, le poinçonnage de copains et le remplissage de la feuille de temps.
Fraude à la rétention anticipée
Le type de fraude le plus passif est lorsqu’un employé demande une avance sur sa rémunération et ne la rembourse jamais. Cela fonctionne mieux lorsque le personnel comptable n’enregistre pas les avances en tant qu’actifs (au lieu de les imputer directement aux dépenses) ou ne surveille jamais le remboursement. Ainsi, le non-paiement des avances nécessite l’inactivité du destinataire et une comptabilisation et un suivi inadéquats des transactions par le personnel comptable. Une procédure mensuelle d’examen des avances éliminera ce problème.
Fraude par poinçonnage de copains
Un employé s’arrange avec ses collègues pour qu’ils insèrent ses heures dans l’horloge de l’entreprise pendant qu’il prend son jour de congé. Les examens prudentiels et la menace de résiliation sont les meilleurs moyens d’éviter ce risque. Une alternative plus coûteuse consiste à utiliser des horloges biométriques, qui identifient de manière unique chaque personne qui se connecte au système de chronométrage.
Fraude d’employé fantôme
Le personnel de la paie crée un faux employé dans les dossiers de paie ou prolonge la rémunération d’un employé qui vient de quitter l’entreprise et modifie le dossier de paiement afin que le paiement par dépôt direct ou le chèque de paie leur soit versé. Cela fonctionne mieux dans les grandes entreprises où les superviseurs ont un personnel très important et ne suivent donc pas la rémunération de manière suffisamment détaillée. Cela fonctionne également bien lorsqu’un superviseur a quitté l’entreprise et n’a pas encore été remplacé, de sorte que des employés fantômes peuvent être insérés dans leurs services jusqu’à la nomination d’un nouveau superviseur. Un audit périodique des registres de paie est nécessaire pour repérer les employés fantômes. Une autre façon de repérer un employé fantôme est lorsqu’il n’y a pas de déductions sur un chèque de paie, car l’auteur veut recevoir le montant maximum d’argent.
Fraude au détournement de chèque de paie
Les employés pourraient prendre le chèque de paie d’un autre employé absent, puis encaisser le chèque pour eux-mêmes. Cela peut être évité en demandant au payeur de conserver tous les chèques non réclamés dans un coffre-fort verrouillé et en exigeant que toute personne recevant un chèque de paie prouve son identité avec un permis de conduire ou un document similaire.
Fraude à la modification du taux de rémunération
Les employés collaborent avec le préposé à la paie pour augmenter le montant de leur rémunération horaire dans le système de paie. Un commis plus intelligent ramènera alors le taux de rémunération à son niveau initial après avoir commis cette fraude pendant seulement quelques périodes de paie, de sorte que le problème est moins facile à repérer. Cela peut être détecté en faisant correspondre les documents d’autorisation de taux de rémunération au registre de la paie.
Fraude aux heures non autorisées
Le type de fraude à la paie le plus courant est peut-être le remplissage des feuilles de temps par les employés, généralement par tranches suffisamment petites pour échapper à l’avis des superviseurs. C’est un problème particulier lorsque les superviseurs sont connus pour ne faire que des examens sommaires des feuilles de temps. Le meilleur contrôle sur ce type de fraude est l’examen prudentiel.
En bref, il existe de nombreuses façons d’augmenter frauduleusement le montant de la paie payée. C’est difficile à repérer lorsque les montants en jeu sont faibles, vous devez donc considérer le coût des activités de prévention par rapport au montant des économies qui seront générées.
Cours connexes
Stratagèmes de fraude
Gestion de la paie