Les employés ont besoin de commentaires pour savoir comment ils vont et s’ils répondent aux attentes de leur manager. Tout le monde aime une critique lorsque vous offrez des éloges et de la satisfaction; c’est plus difficile lorsque vous devez discuter de l’amélioration des performances.
L’utilité des évaluations du rendement
Les organisations organisent une évaluation du rendement pour fournir une rétroaction, encourager le perfectionnement des employés et évaluer les progrès et la contribution des employés. La question de savoir si un employé répond et dépasse les attentes de son poste est un élément essentiel de la rétroaction sur l’évaluation du rendement.
Un examen officiel du rendement remet en question les compétences de communication du gestionnaire parce que l’employé comprend que l’examen du rendement aura une incidence sur sa rémunération. Cela peut provoquer des conflits, de l’anxiété et des sentiments blessés. Quelle que soit la façon dont votre organisation pratique la rétroaction sur les performances, lorsque vous avez besoin de tenir une conversation difficile, ces phrases et approches vous aideront. Voici quelques tactiques pour fournir des commentaires.
Vos performances sont exceptionnelles
Cette communication est facile, mais vous pouvez améliorer son impact et son effet. Mentionnez pourquoi et donnez des exemples des raisons pour lesquelles le rendement de l’employé a été jugé exceptionnel. L’employée apprendra de vos exemples, et vous pouvez l’encourager à faire plus d’actions identifiées comme dignes de mention.
Votre performance peut être améliorée
Communiquez que l’employé est performant et répond aux attentes des exigences du poste, mais qu’il a la possibilité d’améliorer sa performance et de viser à devenir un contributeur exceptionnel. Décrivez les domaines qui nécessitent une attention particulière.
Indiquez que même si son rendement le qualifie pour une augmentation parce qu’il remplit avec succès les exigences essentielles du poste, vous aimeriez voir une amélioration dans des domaines spécifiques.
Soulignez que si l’employé doit obtenir la plus grande augmentation de salaire possible chaque année, il doit améliorer son rendement actuel pour atteindre cet objectif. Discutez des domaines dans lesquels il a la plus grande opportunité d’amélioration.
Votre Performance Ne Répond pas aux attentes
Notez que bien que nous ayons discuté de sa performance lors de réunions hebdomadaires, elle ne s’améliore pas et il est temps de parler d’un plan d’action. Tous les employés doivent au minimum remplir leurs attentes en matière de travail.
Indiquez les domaines de performance critiques qui doivent être améliorés avant de pouvoir déterminer que son rendement répond aux attentes minimales du poste.
Faites remarquer que l’employé ne remplit pas les attentes minimales en matière d’emploi dont vous avez parlé pour l’année. Vous pourriez ajouter: « Peut-être que je ne communique pas cette information clairement afin que vous compreniez les implications de votre mauvaise performance continue. J’ai décidé que notre prochaine étape est un plan d’amélioration de la performance dans lequel nous fixons des objectifs, concluons des accords, fixons des délais et des dates d’échéance et nous nous réunissons fréquemment pour évaluer vos progrès. »
Aider les employés à comprendre
Ne continuez pas à répéter les mêmes informations lorsqu’un employé ne semble pas comprendre ce que vous essayez de communiquer. Trouvez d’autres façons de dire la même chose et espérez que l’une d’elles communiquera vos préoccupations. (Gardez à l’esprit que parfois un manque de clarté signale un désaccord.)
Dites à l’employé que vous êtes ouvert à toutes les questions qui pourraient aider à clarifier les points qu’il ne comprend pas. Enfin, demandez-lui de résumer sa compréhension de vos principaux domaines de préoccupation. (Vous pouvez alors déterminer ce qui n’est pas compris et à quelle distance vous êtes en communication.)
Lorsque l’employé n’est pas d’accord
Lorsque vous avez essayé de communiquer les problèmes, vous notez le rendement d’un employé et que l’employé n’est pas d’accord, le questionnement est une approche recommandée.
- Pouvez-vous fournir des exemples qui me montreront ce qui ne va pas dans mon évaluation de votre performance?
- Que pensez-vous que je me méprends sur la performance que j’ai régulièrement observée ce trimestre?
Les commentaires que j’ai reçus de vos collègues, membres de l’équipe et autres gestionnaires sont conformes à mes observations. Par conséquent, je sais que vous n’êtes pas d’accord avec mon évaluation, mais je n’ai rien entendu aujourd’hui qui me donne envie de la modifier. Pour l’instant, mon évaluation sera maintenue. Je serai heureux de discuter davantage de votre performance dans un mois lors de notre réunion hebdomadaire après avoir constaté des preuves d’amélioration dans ces domaines.
Résumant l’examen du rendement
Dites à l’employé : » John, voulez-vous résumer notre discussion ici aujourd’hui pour que je sache que vous et moi sommes sur la même longueur d’onde? »Exprimez votre confiance dans la capacité de l’employé à apprendre, à grandir, à changer ou à s’améliorer: « Je suis convaincu que vous serez en mesure d’apporter les changements dont nous avons discuté aujourd’hui. Je crois que vous serez en mesure d’apporter ces améliorations parce que vous avez le talent et les compétences nécessaires pour des performances supérieures à la moyenne. Je suis disponible pour vous aider lorsque vous rencontrez des obstacles à votre succès ou si vous pensez manquer une date d’échéance ou une date limite. Faites-moi savoir quand cela se produit dès que vous en êtes conscient. »
Créez un plan de suivi
Déclarons : » Faisons un plan ensemble pour poursuivre ces améliorations. Je veux avoir des points de rétroaction assez fréquemment pour que nous sachions quand un problème se produit. Prenez le temps d’ici à jeudi d’élaborer un plan pour apporter ces changements. Jeudi, vous et moi pourrons nous entendre sur les objectifs et les échéanciers du plan. Je vais y réfléchir aussi et me préparer avec mes idées. »
Parvenir à un accord sur un plan d’action
Demandez à l’employé : » Êtes-vous d’accord pour dire qu’il s’agit d’un plan réalisable? Nous avons élaboré ce plan et je suis convaincu que vous serez en mesure d’apporter les améliorations nécessaires dans les délais que nous avons établis. Tu es d’accord? De quelles préoccupations avez-vous dont nous pouvons parler aujourd’hui? »
Annonçant une décision de rémunération impopulaire
Dites à l’employé: « En fonction de votre rendement cette année, j’ai déterminé que vous n’êtes pas admissible à une augmentation de salaire. Comme vous n’avez pas atteint vos attentes en matière d’emploi, vous ne recevrez pas d’augmentation au cours de ce cycle. Je serai heureux d’en discuter plus avant dans 4 à 6 mois après avoir constaté une amélioration soutenue de vos performances. »
Indiquez le montant de l’augmentation de salaire et le montant de la rémunération que l’augmentation apportera au salaire de l’employé avec une nouvelle augmentation de salaire. Les pourcentages ne sont pas toujours motivants. Bien que l’employé fasse probablement le calcul, votre objectif est de le sensibiliser au changement de salaire. Exemple: « Votre augmentation de salaire est de 500 $, ce qui porte votre salaire total à 55 000 $. »
Lorsque vous communiquez clairement et évitez une réaction défensive, vous pouvez exprimer vos attentes d’une manière que l’employé entend. Parlez pour que l’employé écoute, comprenne et s’améliore. Après tout, n’est-ce pas le but ?