Un département des pièces rentable devrait être une priorité, peu importe ce qui se passe avec les ventes de véhicules neufs. Et en période de baisse des ventes de véhicules, c’est peut-être ce qui maintient votre concessionnaire à flot. Par conséquent, il est essentiel que vous vous assuriez qu’il fonctionne à un rendement maximal.
L’une des façons d’y parvenir est de prêter attention aux détails tout en tirant parti de la technologie.
Gestion des stocks
Les avantages des stocks gérés par les fournisseurs (VMI) sont vantés depuis plusieurs années, mais ils ne sont toujours pas utilisés par tous les concessionnaires. Et même les concessionnaires qui l’utilisent peuvent ne pas récolter toute sa valeur.
Selon Keith Ely, associé directeur, KEA Advisors, « Il est essentiel que le département des pièces s’assure que les comptages sur place sont corrects, que les pertes de ventes sont enregistrées, que les comptages de bacs sont effectués et que tous les stocks sont vérifiés pour conserver un inventaire précis et perpétuel plutôt que de simplement faire un inventaire physique une fois par an. »
Il a ajouté : « Ces choses deviennent encore plus vitales à mesure que vous passez à VMI. »Les niveaux de stockage et les commandes de pièces sont déterminés par le système VMI en fonction des informations fournies. Si des données inexactes ou incomplètes sont fournies, les avantages du système ne seront pas pleinement réalisés.
En outre, Ely estime que les fabricants essaient de passer à un processus d’inventaire juste à temps pour leurs concessionnaires, mais qu’il y a des problèmes avec le déplacement des informations de haut en bas de la chaîne d’approvisionnement.
« Certains fabricants essaient de passer à un système d’inventaire de type Wal-Mart pour leurs concessionnaires où, essentiellement, lorsqu’une pièce est vendue sur étagère, une autre apparaît le lendemain », explique Ely.
« Les fabricants ont la capacité de le faire, mais les systèmes des concessionnaires pour obtenir des informations précises et en temps opportun aux fabricants et tout au long de la chaîne d’approvisionnement, du fabricant à leurs fournisseurs, constituent le plus grand défi. »
Une partie du problème est que pour que ce type de système fonctionne, les concessionnaires doivent capturer des données de demande, y compris ce qui est vendu et ce qui n’est pas vendu, mais qui est en demande. « Les informations classiques sur les ventes perdues et d’autres données doivent être enregistrées de manière cohérente et précise », dit-il.
« Il y a une énorme idée fausse sur la façon d’enregistrer les données de demande. Lorsque vous commencez à regarder les programmes VMI, certains d’entre eux réduisent considérablement la capacité du système à suivre et à générer des ventes perdues en raison de l’incapacité de nombreux concessionnaires à enregistrer des données précises sur les ventes perdues. »Cela, à son tour, a une incidence sur la capacité du fournisseur à gérer correctement les stocks pour le concessionnaire.
Mesure de la performance
Les concessionnaires doivent connaître plusieurs indicateurs de performance importants concernant la rotation des stocks. Le premier concerne les tours d’inventaire bruts. Les tours bruts sont égaux au coût annualisé des ventes de pièces divisé par le stock total de pièces. Ely conseille aux concessionnaires de tirer pendant plus de 8 tours bruts. « Nous avons un client qui est à 8,6 tours l’année à ce jour, avec un sommet de 9,95 tours un mois. »
Le défaut des tours de pièces brutes est qu’il ne vous dit pas combien vous vendez à partir de votre inventaire.
True turns est un autre nombre clé. True turns mesure les ventes qui sortent de votre stock existant. « C’est probablement un calcul plus précis et meilleur, » dit-il, « car cela vous donne une meilleure idée de la fréquence à laquelle votre inventaire circule à travers les ventes de votre stock existant », explique-t-il.
Les tours réels sont égaux au coût (annualisé) des ventes de pièces, moins les achats d’urgence et les commandes des clients, divisé par l’inventaire des pièces. « Notre ligne directrice est de 6+, mais nous avons un client qui est à 7,1 tours réels », explique Ely.
Il ajoute que les concessionnaires qui ont adopté toute la technologie et mis en place des processus de suivi appropriés ont vu leurs taux de rotation réels s’améliorer considérablement.Le taux de remplissage
est également essentiel car il vous indique les ventes provenant de votre inventaire par rapport à toutes les pièces demandées. Le taux de remplissage est égal au coût des ventes de pièces, moins les achats d’urgence et les commandes des clients, divisé par le coût des ventes plus les ventes perdues. La ligne directrice d’Ely est de 90% ou plus.
« Si vous avez une demande pour une pièce 100 fois et que vous pouvez aller sur l’étagère et la tirer sans avoir à la commander 85 fois, vous avez un taux de remplissage de 85% », explique-t-il.
Un exercice d’équilibrage
Gérer correctement les stocks n’est pas le seul défi auquel le service des pièces est confronté. Équilibrer les besoins des clients externes avec ceux du client interne (le service après-vente) peut être tout un travail.
« De mon point de vue, la première responsabilité de tout service de pièces est de desservir le service après-vente en raison des marges brutes qui peuvent être produites dans l’atelier », explique Ely.
En règle générale, le département des pièces va voir une marge de 32% à 34%, tandis que les techniciens du département de service peuvent générer une marge brute de plus de 75%, selon Ely. « Et chaque fois que vous vendez de la main-d’œuvre, vous vendez probablement également des pièces avec elle. »
Il explique que les principales causes des techniciens inefficaces sont soit l’incapacité du département des pièces à remplir les commandes en magasin, soit une déconnexion de la communication entre le département des pièces et le service après-vente qui empêche la circulation ordonnée de l’information.
S’il y a une bonne communication entre le rédacteur de service et le comptoir arrière, beaucoup de planification quant au moment où les pièces sont réellement nécessaires pour une réparation peut avoir lieu.
Par exemple, le rédacteur de service peut déterminer quand la réparation sera à un certain stade, puis le service des pièces peut s’assurer que les pièces nécessaires sont disponibles en cas de besoin. Cela peut aider à éliminer le besoin de commandes de pièces d’urgence.
Cependant, le revendeur ne peut pas non plus détourner les yeux du client extérieur. » Il est important de comprendre les besoins des clients internes et externes « , explique Ely.
Mais il a ajouté que vous devez déterminer si un client a besoin d’une pièce immédiatement parce qu’il a une situation de panne de camion, ou si c’est une pièce dont il n’a pas besoin pendant un jour ou deux.
Si c’est un client de l’atelier de carrosserie qui commence tout juste à démolir le camion, il peut ne pas avoir besoin d’une pièce particulière pendant une semaine ou plus.
« J’ai un client qui vend 20 à 30 hottes par an et selon les critères classiques 3 en 12, le revendeur devrait avoir des hottes comme pièces stockées. Mais tout le monde sait qu’il n’y a aucune raison de stocker une hotte car si vous gérez les choses correctement, vous aurez le temps de commander la pièce lorsque le client en aura réellement besoin « , dit-il.
« Vous voudrez peut-être en stocker un ou deux, mais vous n’avez probablement pas besoin d’en stocker quatre ou cinq. »
Le rôle de la technologie
VMI a permis aux concessionnaires d’aller au-delà du mouvement des pièces vers des stratégies de prix, par exemple. Les concessionnaires peuvent établir des prix pour des pièces telles que les joints de roues et les filtres – des éléments très compétitifs sur leur marché – tout en fixant des prix différents pour les pièces propriétaires, ce qui leur permet des marges plus élevées.
Le contrôle à distance des stocks des clients – le déplacement des stocks gérés dans la chaîne – est activé par la technologie.
Les ventes de pièces sur Internet augmentent également. Cela peut être aussi simple que de prendre des demandes sur Internet de quelqu’un disant qu’il a besoin d’une pompe à eau, à quelqu’un entrant le numéro de pièce et commandant réellement la pièce.
» Je pense que plus vous êtes averti sur le plan technologique, meilleur sera le travail que vous ferez pour gérer efficacement le département des pièces », explique Ely.
Ceci étant dit, ajoute-t-il, » Tout le succès du département pièces revient à la capacité du responsable pièces et de son personnel à gérer l’inventaire pour qu’il tourne rapidement et pour que le taux de remplissage soit élevé. Ce sont des fondamentaux de blocage et d’attaque. »
Les personnes toujours clés
Malgré la technologie, un département des pièces correctement géré demande encore beaucoup de main-d’œuvre. « Ce n’est pas comme si vous pouviez compter sur la technologie pour sortir et compter les bacs ou déplacer les pièces en mouvement rapide vers le comptoir arrière », explique Ely.
Cela signifie que vous devez avoir le département des pièces correctement doté. Selon Ely, la chose la plus importante à rechercher dans un gestionnaire de pièces est quelqu’un en qui vous pouvez avoir confiance. Vous devez avoir confiance que la personne ne commande pas une quantité excessive de pièces afin d’obtenir un cadeau spécial d’un fournisseur et avoir confiance qu’elle sait ce qu’elle fait en termes de prix des produits.
En ce qui concerne les compétences que vous devriez rechercher, Ely dit que cela dépend en partie de la taille de votre opération. Si vous avez un département de 25 à 30 personnes, votre responsable des pièces peut être plus un généraliste qui comprend la vue d’ensemble mais n’a pas à creuser dans les détails car il en a d’autres qui peuvent le faire pour lui.
« Lorsque vous entrez dans des magasins plus petits, vous devez avoir quelqu’un qui a la capacité de comprendre les détails en termes de mouvement des stocks et les bases du coût des stocks, etc. », dit Ely.
Une personne de l’organisation des pièces doit également posséder des compétences en service à la clientèle. « Si vous avez une force de vente extérieure puissante et un très bon comptoir avant ou une salle téléphonique capable de gérer les clients, vous devez probablement ajouter une personne plus soucieuse des détails qui peut gérer la paperasse. Et si vous avez une personne dans le département qui gère bien les stocks, mais qui n’est pas si bonne avec les clients, il vaut mieux avoir quelqu’un qui comprend comment traiter avec les clients « , conseille-t-il.
Avoir des vendeurs extérieurs est un bon moyen de rester en contact avec les clients et, selon Ely, est extrêmement important car s’il est fait correctement, générera des ventes dans d’autres domaines du concessionnaire. Cependant, si cela est mal fait, cela vous coûtera de l’argent.
Selon Derek Jarboe, responsable des pièces, Vanguard Trucks de Houston, « La fonction principale des vendeurs de pièces externes est d’être un intermédiaire entre le concessionnaire et les clients. Ils doivent s’assurer que tout se passe bien et vérifier si les clients ont des problèmes ou des problèmes avec leurs camions. »
L’un des éléments pour le faire correctement est de se concentrer sur la zone immédiatement autour du concessionnaire. Ely suggère aux vendeurs extérieurs de commencer par les clients qui se trouvent dans un rayon de 10 miles du concessionnaire. « Certains concessionnaires qui n’ont pas eu autant de succès avec les ventes extérieures partent des confins de leur zone de marché et y retournent plutôt que de regarder où se trouve la concentration de leurs clients et de déplacer cette sonnerie. »
Un autre facteur de succès des pièces extérieures le vend pour s’assurer que vos vendeurs ne deviennent pas des agents de livraison. « Allez-vous les faire livrer? Absolument, ils devront livrer parfois, mais plus vous pourrez les vendre, mieux ils seront. »
Ely suggère également de faire équipe avec une personne extérieure avec une personne intérieure afin qu’il y ait également une confiance du client envers la personne interne. Après un certain temps, la personne interne peut devenir proactive dans la vente.
Succès ultime
Quelle est la chose la plus importante à faire pour aboutir à un département des pièces rentable et fonctionnel?
» Le plus important est d’y plonger tous les jours. Vérifiez constamment divers rapports et restez au courant des mises à jour, des changements de numéros de pièces et des prix « , explique John Still, responsable des pièces chez Vanguard Trucks d’Atlanta.
Une perspective de crédit-bail
Les sociétés de crédit-bail sont également confrontées à des défis dans la gestion de leurs opérations de pièces. Selon Roger Welling, vice-président principal des opérations de crédit-bail pour NationaLease, l’arrêt des achats non-conformistes est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les sociétés de crédit-bail. La plupart des sociétés de crédit-bail ont mis en place des programmes avec des fournisseurs qui reposent sur la mise en place de certains niveaux de rabais sur les prix en fonction de certains montants dépensés. Si vous avez plusieurs emplacements, vous devez vous assurer que les pièces sont achetées selon les fournisseurs approuvés désignés afin de maximiser les remises et les remises sur les prix.
« Il y a une tendance au niveau local à ce qu’un concessionnaire de pneus ou un distributeur de lubrifiants local, par exemple, arrive avec un prix qui peut sembler meilleur à la surface pour le responsable local des pièces », explique Welling.
Cependant, le gestionnaire local peut ne pas être au courant de ce qui a été négocié au niveau national et peut ne pas connaître les rabais et les incitations supplémentaires et peut donc finir par payer plus pour une partie.
Un autre défi est d’avoir trop de fournisseurs pour un produit particulier. » Idéalement, vous ne voulez pas avoir un seul fournisseur, mais vous n’avez pas besoin d’en avoir quatre ou cinq. Vous voulez concentrer vos achats dans quelques endroits différents seulement « , dit-il.
La technologie joue un rôle important dans la gestion réussie des pièces dans les sociétés de leasing. En fait, NationaLease se lance dans une initiative qui permettra à ses membres de voir ce qui se passe au quotidien dans leur organisation. Ils seront en mesure de voir les tendances d’achat et de surveiller des choses comme le nombre de pneus achetés, le moment de leur achat, la fréquence à laquelle ils sont achetés, la taille des lots achetés, etc. « Ils peuvent ensuite prendre ces informations en temps réel et les utiliser pour maximiser les prix, les remises, etc. », explique Welling.
L’une des autres initiatives sur lesquelles NationaLease travaille est un programme de facturation et de paiement électroniques. À l’aide de la présentation et du paiement électroniques des factures, les entreprises présentent des factures via Internet et se paient mutuellement des biens et des services. « Nous vivons dans un monde numérisé et la technologie joue un rôle plus important. Si vous pouvez obtenir toutes vos informations par voie électronique, cela réduit les coûts de traitement, les coûts de paiement des factures, etc. », dit-il.
La technologie aura également un impact sur le type de personne dont la société de leasing a besoin pour gérer son département des pièces. « Avant que la technologie n’entre en jeu, il fallait quelqu’un qui était un bon mécanicien et qui comprenait quels produits étaient meilleurs que les autres et quelqu’un qui pouvait regarder quand l’inventaire d’une pièce atteignait le niveau où il fallait le réorganiser », explique Welling.
« À l’avenir, vous avez besoin de quelqu’un capable de développer et de gérer un processus qui utilise la technologie pour maximiser l’efficacité de l’achat de pièces. Vous avez besoin d’une personne avertie des camions qui comprend les fournisseurs et les fournisseurs, mais qui comprend également le rôle que la technologie peut jouer pour l’aider à gérer tout cela. »
Cette histoire a été rééditée de nos archives.