Les calendriers sont des outils utiles pour suivre les réunions, les échéances et les jalons à venir. Ils peuvent vous aider à visualiser votre emploi du temps et vous rappeler des événements importants, tels que les vacances et les vacances.
Il n’est pas étonnant que les gens aient souvent le choix entre une variété d’outils de calendrier, allant d’un calendrier papier sur le mur de leur bureau à un outil de gestion de calendrier, tel que Calendly.
Le problème est que les gens gèrent trop souvent plusieurs calendriers à la fois. Lorsque ces calendriers ne sont pas intégrés à votre travail et synchronisés les uns avec les autres, cela peut entraîner une confusion de masse, des maux de tête et des délais manqués.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet calendrier
Si vous gérez et mettez déjà à jour un ou plusieurs calendriers, il se peut que vous ne considériez pas la fonctionnalité de calendrier comme une caractéristique importante du logiciel de gestion de projet. Cependant, une solution logicielle de gestion de projet qui inclut des calendriers offre plusieurs avantages que les autres options de calendrier ne présentent pas.
Par exemple, les calendriers traditionnels sont parfaits pour planifier votre journée, mais terribles pour planifier, visualiser et partager le travail de projet.
Bien que votre calendrier en ligne puisse vous rappeler une date limite à venir, il n’est pas conçu pour vous indiquer quelles tâches sont nécessaires pour respecter la date limite, qui y travaille et quel est leur état d’achèvement actuel. Vous devrez sortir de ce programme (ou envoyer une demande par e-mail) pour trouver ces informations critiques.
Les calendriers des logiciels de gestion de projet répondent à ces questions sous-jacentes en établissant un lien direct avec l’avancement et les informations du projet.
Voici sept fonctions offertes par les calendriers de gestion de projet que les calendriers traditionnels ne proposent pas:
- Vous permet de suivre et de planifier manuellement le travail critique
- Suit automatiquement le travail spécifique pour des projets, des équipes ou des dossiers
- Code couleur par statut, canal, audience, etc.
- Vous permet de superposer des calendriers pour avoir une vue d’ensemble sur plusieurs projets ou dossiers
- Vous permet d’afficher les calendriers par mois, trimestre et / ou année
- Vous permet d’ouvrir des tâches de projet directement à partir du calendrier
- Vous permet de partager facilement des mises à jour de calendrier en temps réel avec d’autres parties prenantes
Calendriers de logiciels de gestion de projet vous permet d’afficher les tâches planifiées contenant toutes les informations, fichiers et conversations associés. Cette fonctionnalité vous permet de passer facilement du calendrier au travail sans naviguer dans d’autres outils ou applications.
De plus, un calendrier de gestion de projet partageable vous permet d’afficher les tâches et les plans de projet de plusieurs équipes et projets dans toute l’entreprise. Cette visibilité vous aide à identifier les conflits potentiels et à coordonner le travail entre les individus et les équipes.
Les calendriers des logiciels de gestion de projet vous permettent de partager rapidement des informations à jour avec les parties prenantes internes et externes. Cette fonctionnalité permet aux dirigeants et aux clients d’accéder facilement à une vue d’ensemble du calendrier de votre projet et des dates clés à venir, le tout dans un format simple et visuel.
Fonctionnement des calendriers de gestion de projet
Contrairement aux calendriers traditionnels, les calendriers des logiciels de gestion de projet se connectent directement aux projets et tâches sous-jacents de votre logiciel. Cela signifie que le calendrier se mettra automatiquement à jour à mesure que les tâches et les horaires changent.
De plus, ces calendriers offrent une synchronisation bidirectionnelle. Cela signifie que si vous devez retarder ou reprogrammer une tâche, vous pouvez effectuer la modification directement dans votre vue calendrier. Tout ce que vous avez à faire est de faire glisser et déposer la tâche à la nouvelle date. Non seulement il mettra à jour la tâche, mais il ajustera également automatiquement toutes les tâches dépendantes.
Toute modification de tâche ou de projet est instantanément reflétée dans le calendrier et le calendrier de votre projet en temps réel, ce qui signifie que vous n’avez jamais à vous soucier des données contradictoires et que toute votre équipe peut fonctionner en s’appuyant sur une seule source de vérité.
Une autre façon dont les calendriers de logiciels de gestion de projet vous permettent de conserver une source de vérité est de prendre en charge la création de calendriers individuels sans dupliquer les données. Par exemple, vous pouvez créer des calendriers séparés pour toutes sortes de vues différentes telles que:
- Différents projets, équipes ou départements
- Phases de projet distinctes
- Travail par public cible
- Travail par canal
- Différents statuts de flux de travail
Chaque calendrier tire toujours de la même source de données, de sorte que tout changement dans le projet sera toujours reflété instantanément dans tous les calendriers.
Cette fonctionnalité vous permet de simplifier les vues du calendrier afin que la quantité de données ne devienne pas écrasante et que rien ne soit manqué. De plus, vous pouvez rassembler les calendriers séparés pour voir la situation dans son ensemble.
Calendriers classiques et smart
Il existe deux types de calendriers logiciels de gestion de projet:
- calendriers classiques
- calendriers intelligents
Les calendriers classiques sont créés manuellement par vous ou votre équipe. Ils offrent une solution flexible qui vous permet d’afficher uniquement les tâches que vous avez sélectionnées individuellement.
Les calendriers classiques sont utiles si vous avez beaucoup de tâches réparties sur plusieurs projets et que vous ne souhaitez surveiller que les plus importantes ou les plus prioritaires. De même, les membres de l’équipe peuvent choisir de créer leur propre calendrier classique afin de ne gérer qu’un nombre restreint de tâches, telles que leurs propres tâches et celles qui les précèdent directement.
Les calendriers intelligents créent automatiquement des vues de calendrier qui affichent toutes les tâches d’un projet ou d’un dossier spécifique. Vous pouvez également utiliser des filtres pour créer des calendriers intelligents qui répondent uniquement à des critères spécifiés, par exemple si un membre de l’équipe souhaite uniquement voir les tâches qui lui sont assignées.
Les calendriers intelligents sont utiles si les tâches que vous souhaitez surveiller se trouvent toutes dans le même projet ou dossier et si vous pouvez facilement filtrer les tâches que vous souhaitez suivre. Le plus grand avantage des calendriers intelligents est qu’ils peuvent être créés en quelques clics et peuvent être mis à jour à mesure que le projet change.
Par exemple, si une nouvelle tâche est ajoutée à votre projet, un calendrier intelligent peut l’afficher sur votre écran (en supposant qu’elle répond aux critères de filtrage.) Alors qu’avec un calendrier manuel, vous devrez ajouter manuellement cette nouvelle tâche à votre calendrier. Cela augmente le risque que de nouvelles tâches soient négligées.
Intégrations de calendrier
Bien qu’un calendrier de gestion de projet offre de nombreuses fonctionnalités et avantages supplémentaires, vous pouvez toujours utiliser votre outil de calendrier actuel, en particulier si vous suivez également des événements, des réunions et des échéances non liés au projet.
Pour cette raison, il est important de sélectionner un logiciel de gestion de projet capable de s’intégrer aux applications de calendrier populaires telles que Google Agenda, Outlook et Apple Calendar. Cette intégration vous permettra de maintenir votre propre calendrier sans avoir à gérer et à mettre à jour deux outils distincts.
Gardez à l’esprit que les calendriers traditionnels ne sont pas conçus pour gérer tous les détails qu’un calendrier logiciel de gestion de projet peut offrir. Vous devez rechercher une solution qui vous permet de sélectionner le niveau de détail publié dans votre calendrier traditionnel. Par exemple, dans votre calendrier en ligne, vous pouvez ne voir que les dates d’échéance des tâches ou exclure les sous-tâches.