Premiers pas avec les normes des Systèmes de management ISO

Les normes sont partout autour de nous, en coulisses. Ils assurent tranquillement notre sécurité, notre confort et notre commodité dans tous les aspects de notre vie privée et professionnelle. Pour les non-initiés, les normes ne peuvent devenir perceptibles que par leur absence, lorsque les choses tournent mal.
Si vous lisez ce guide, vous connaîtrez probablement les normes des systèmes de gestion ou les utilisez déjà pour gérer la performance organisationnelle. Les normes doivent être votre référence fiable et indispensable à la planification, à la mise en œuvre et à l’optimisation de vos systèmes de gestion.
Le but de ce guide est double: premièrement, fournir un point de départ pour ceux qui ne connaissent pas les normes et deuxièmement, fournir un recyclage à ceux qui utilisent des normes pour en tirer le maximum de valeur.
Il donne une induction à la sensation et au flux du document, la compréhension des exigences génériques applicables à la gamme de normes et des concepts de titre spécifiques pour les disciplines clés des systèmes de gestion. Ils incluent ISO 9001:systèmes de management de la qualité 2015 et systèmes de management environnemental ISO 14001:2015.

Que sont les normes ?

L’ISO a publié plus de 19 000 Normes internationales et définit une norme comme un document qui fournit des exigences, des spécifications, des directives ou des caractéristiques qui peuvent être utilisées de manière cohérente pour garantir que les matériaux, les produits, les processus et les services sont adaptés à leur usage.
Le premier point notable est qu’une norme est un document à comprendre et à mettre en œuvre. Concept similaire au Code de la route – il est documenté, pratiqué et testé pour s’assurer que les conducteurs répondent aux compétences minimales acceptées en matière de sécurité publique.
Il existe de nombreux types de normes, mais nous nous concentrerons sur les normes de systèmes de gestion dont il existe deux types principaux:

• Normes génériques. Applicable à tout type d’organisation en abordant des disciplines de gestion telles que la qualité, l’environnement, l’énergie ou la sécurité de l’information. Ces normes sont parmi les systèmes de gestion les plus largement adoptés à l’échelle mondiale.

• Normes spécifiques à l’industrie. Conçu pour répondre aux besoins spécifiques des marchés verticaux. Par exemple, la norme AS 9100 utilise la norme ISO 9001 comme base et ajoute des exigences spécifiques de la chaîne d’approvisionnement aéronautique et aérospatiale.

Les normes ISO sur les systèmes de management fournissent des cadres pour la planification, la mise en œuvre et l’optimisation des systèmes de management pour différentes disciplines de management ou domaines de risque. Ils ne sont pas très normatifs et offrent une bonne flexibilité aux différents types d’organisations pour mettre en œuvre un système de gestion qui fonctionne pour elles dans leur contexte spécifique.

Structure et concepts communs

Les normes ISO relatives aux systèmes de management suivent désormais l’annexe SL du document ISO, qui définit la structure de haut niveau et les concepts de base des systèmes de management. Plusieurs normes suivent désormais cette structure, dont ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 et ISO 27001:2013. La prochaine norme de santé et de sécurité ISO 45001 emboîtera le pas.
Ce développement important permet d’intégrer différents systèmes de gestion avec plus d’efficience et d’efficacité. La structure commune est paraphrasée dans les pages de contenu et les sections des normes comme suit:

1. Portée. Cela définit le résultat escompté et les limites de la norme. À ne pas confondre avec la portée du système de gestion des organisations ou la portée de la certification, qui fait référence à la portée de la structure organisationnelle et des activités auxquelles une norme a été mise en œuvre.

2. Références normatives. Les normes peuvent également faire référence aux normes et aux documents d’orientation connexes et ceux-ci sont spécifiés dans les Références normatives. Certaines normes, comme ISO 14001:2015 n’ont pas de références normatives et contiennent toutes les informations nécessaires à la mise en œuvre.

3. Termes et définitions. Les normes sont livrées avec leur propre langage technique pour assurer une mise en œuvre précise. La section 3 définit tous les termes et définitions requis.

4. Contexte de l’Organisation. Le contexte se rapporte aux facteurs internes et externes qui créent des risques et des opportunités pour une organisation. Des outils tels que l’analyse PESTEL, le modèle McKinsey 7S et SWOT peuvent aider à définir le contexte. Ces outils deviennent de plus en plus pertinents pour les systèmes de gestion, car le leadership stratégique est requis par les normes.

5. Leadership. Les normes des systèmes de gestion mettent l’accent sur le leadership, pas seulement sur la gestion, et les exigences des dirigeants et des décideurs sont précisées dans cette section.

6. Prévoir. Chaque norme comporte des exigences pour définir les actions requises pour atteindre les objectifs, tirer parti des opportunités et gérer les risques.

7. Soutien. Les dirigeants de l’organisation doivent fournir les ressources nécessaires à la mise en place, à la maintenance et à l’amélioration continue du système de gestion.

8. Opération. Cette section passe à la mise en œuvre opérationnelle du système avec des exigences pour l’établissement, la mise en œuvre et le contrôle des processus. Selon la nature de la norme, celle-ci peut contenir de nombreuses ou peu d’exigences. Dans le cas de l’ISO 9001:2015, l’essentiel de ses exigences se trouve dans cette section.

9. Évaluation des performances. Définie dans chaque norme comme la nécessité de surveiller, de mesurer, d’analyser et d’évaluer les performances. Les exigences relatives à l’audit interne et à l’examen de la gestion sont disponibles ici.

10. Amélioration. En utilisant les extrants de l’évaluation du rendement, prendre les mesures prises pour parvenir à une amélioration continue. Il s’agit d’une exigence explicite des normes relatives aux systèmes de gestion.

Il est à noter que chaque norme utilise le modèle PDCA (Plan-Do-Check-Act) comme principe fondateur et processus d’amélioration continue du système de gestion. La structure SL de l’annexe décrite ci-dessus s’aligne directement sur les étapes du modèle PDCA comme suit :

Plan=Contexte > Leadership > Planification > Support

Do= Fonctionnement

Check= Évaluation des performances

Act = Amélioration

L’anatomie d’une norme ISO sur les systèmes de management

Il vaut la peine de vous familiariser avec la structure de la norme documentée avec laquelle vous avez choisi de travailler. Il deviendra une référence indispensable et savoir où chercher des informations spécifiques sera inestimable.
Les éléments structurels des normes sont:

• Page de titre. Indique le nom et le numéro précis de la norme donnée. Ceci est essentiel car souvent les normes des systèmes de gestion font partie d’une série connexe. Par exemple, ISO 9000 n’est pas la même norme qu’ISO 9001. Le premier expose les principes fondamentaux et le vocabulaire des systèmes de gestion de la qualité. Ce dernier spécifie les exigences d’un système de management de la qualité et se réfère à ISO 9000 dans ses références normatives.

• Contenu. Les pages de contenu répertorient toutes les sections de la norme, y compris les exigences. C’est une référence rapide utile pour identifier les clauses, sous-clauses et sous-sous-clauses.

• Avant-propos. Explique quel comité ISO est responsable de l’élaboration de la norme. Les informations sont fournies à titre de référence et n’ont aucune implication pratique pour la mise en œuvre du système de gestion.

• Présentation. Définit le contexte et les principaux objectifs de la norme, parfois appelée  » l’esprit  » de la norme.

• Exigences. Les sections un à dix détaillent les exigences spécifiques de la norme. Les sections 1 à 3 énoncent de manière générale le mandat de la norme et ne sont pas des exigences vérifiables. Les sections 4 à 10 précisent les exigences du système de gestion comme expliqué dans la structure commune ci-dessus.

• Annexes. Fournir des conseils supplémentaires et des éclaircissements sur ce qui est attendu en termes de conformité aux exigences énoncées.

• Bibliographie. Fait référence à des normes connexes, qui peuvent également être définies dans la section 2 Références normatives.

• Index des termes. Fournit un index alphabétique des termes, avec des renvois aux termes et définitions de la section 3.

Traduction de la langue des normes

En plus des termes et définitions, les normes ISO utilisent les deux termes suivants, qui ne doivent pas être utilisés comme synonymes.

•  » Doit  » indique une exigence qui doit être remplie pour se conformer à la norme. Les auditeurs internes et externes évalueront la conformité lorsque les clauses stipulent  » doit « .

•  » Devrait  » indique une recommandation. Ceci est dans l’esprit des meilleures pratiques et, bien qu’il ne soit pas obligatoire, peut offrir des possibilités d’amélioration, ce qui est une exigence.

Ces conditions stipulent ce que vous devez faire pour vous conformer et quelles sont les bonnes pratiques recommandées.

Par où commencer la mise en œuvre

Une fois qu’il est décidé d’utiliser des normes pour mettre en œuvre un système de gestion, vous pouvez suivre le modèle PDCA tout au long du processus de gestion de projet.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, les conseils suivants vous aideront à démarrer:

• Obtenez une copie de la norme. Achetez-le chez ISO ici

• Lisez-le au moins deux fois. Lisez la norme plusieurs fois pour vous familiariser avec sa structure, ses définitions et ses exigences de titre.

• Prenez des notes. Lisez la norme plus en détail, en utilisant votre méthode préférée pour prendre des notes avant une planification détaillée – identifiez les actions clés, les membres potentiels de l’équipe, les ressources critiques, les promoteurs de projet, etc.

• Faites une analyse des écarts. Effectuez un audit à sec avant de commencer la mise en œuvre. Vérifier les exigences des articles 4 à 10 afin de cerner les lacunes importantes et les défis probables. Cela vous aidera à concentrer vos efforts.

• Construisez votre équipe. La mise en œuvre peut être difficile sans soutien; envisagez de suivre une formation ou d’embaucher un consultant – ni l’un ni l’autre ne sont essentiels, mais peuvent vous aider en fonction de votre budget, de vos ressources et du calendrier de mise en œuvre.

Il existe de nombreux autres conseils pratiques pour la mise en œuvre d’un système de gestion, que nous aborderons dans de futurs articles.

Exigences de base de normes spécifiques

En plus de la structure et des concepts génériques fournis par l’annexe SL, chaque norme de systèmes de gestion a ses propres exigences pour gérer des disciplines et des risques spécifiques.
Ici, nous passerons brièvement en revue les concepts principaux des normes suivantes:

• ISO 9001:2015 – systèmes de management de la qualité

• ISO 14001:2015 – systèmes de management environnemental

La compréhension des concepts et principes ci-dessous est un point de départ pour tirer le meilleur parti des exigences spécifiques de chaque norme.

Systèmes de management de la qualité ISO 9001:2015

L’objectif ultime de l’ISO 9001 est d’aider les organisations à répondre de manière cohérente aux besoins des clients et à améliorer leurs performances globales en devenant plus efficaces et plus efficientes.
Les principes fondamentaux comprennent:

• 7 principes de gestion – ISO 9001:L’année 2015 s’appuie sur sept principes de gestion applicables au bon fonctionnement de toute organisation. Ceux-ci sont décrits en détail dans l’ISO 9000:2015

  • Orientation client. L’objectif principal de la gestion de la qualité est de répondre aux exigences des clients et de s’efforcer de dépasser les attentes des clients.

  • Leadership. Les dirigeants à tous les niveaux établissent une unité de but et d’orientation et créent les conditions dans lesquelles les gens sont engagés dans la réalisation des objectifs de qualité de l’organisation.

  • Engagement des gens. Des personnes compétentes, habilitées et engagées à tous les niveaux de l’organisation sont essentielles pour renforcer la capacité de l’organisation à créer et à offrir de la valeur.

  • Approche de processus. Des résultats cohérents et prévisibles sont obtenus de manière plus efficace et efficiente lorsque les activités sont comprises et gérées comme des processus interdépendants qui fonctionnent comme un système cohérent.

  • Amélioration. Les organisations qui réussissent mettent constamment l’accent sur l’amélioration.

  • Prise de décision fondée sur des données probantes. Les décisions fondées sur l’analyse et l’évaluation des données et de l’information sont plus susceptibles de produire les résultats souhaités.

  • Gestion des relations. Pour assurer un succès durable, les organisations gèrent leurs relations avec les parties intéressées, telles que les fournisseurs, les employés et les organismes de réglementation.

• Modèle Plan-Faire-Vérifier-Agir – comme expliqué ci-dessus dans le, le modèle PDCA est le fondement d’une amélioration continue.

• Pensée basée sur le risque. Ce concept explicite fait référence à un processus subconscient ou dynamique qui prend en compte les risques et les opportunités provenant de sources internes et externes. Il ne nécessite pas d’évaluation formelle des risques; ce concept est similaire à celui des conducteurs et des piétons qui effectuent une évaluation subconsciente des risques en temps réel pour éviter les accidents.

ISO 14001:2015 Systèmes de management environnemental

ISO 14001 spécifie les exigences d’un système de management environnemental — mais pas les critères de performance environnementale spécifiques, que l’organisation doit définir.
Son objectif principal est de fournir un cadre qui aide les organisations:

• Améliorer la performance environnementale. En protégeant l’environnement par la prévention, l’atténuation et l’inversion des impacts négatifs.

• Remplir les obligations de conformité. Exigences obligatoires et volontaires. (par exemple, exigences juridiques et autres, y compris les besoins et attentes pertinents des parties intéressées).

• Atteindre les objectifs environnementaux. Définir des KPI relatifs à la gestion des risques et à l’amélioration de la performance environnementale.

Les principes clés pour atteindre ces objectifs sont les suivants:

• Contexte. L’évaluation du contexte organisationnel vise à fournir une compréhension de haut niveau des questions clés qui affectent positivement ou négativement la gestion des responsabilités environnementales. Ceux-ci proviennent de trois sources principales:

  • Conditions environnementales (liées aux aspects environnementaux) – climat, qualité de l’air, qualité de l’eau, utilisation des terres, contamination, ressources naturelles, biodiversité, etc.

  • Externe – juridique / réglementaire, économique, technologique, social / culturel, concurrence, moteurs / tendances, parties intéressées, etc.

  • Interne – orientation stratégique, capacités, statut de conformité, culture, normes, systèmes opérationnels, relations contractuelles, etc.

• Parties intéressées. Pour identifier les obligations de conformité potentielles, l’organisation doit évaluer l’éventail des parties prenantes qui peuvent être, ou se perçoivent comme étant, affectées par les aspects environnementaux de l’organisation, par exemple:

  • Actionnaires, membres du conseil d’administration et employés

  • Clients, fournisseurs et entrepreneurs

  • Organismes de réglementation, collectivités et groupes de pression

• Perspective du cycle de vie. L’évaluation des aspects environnementaux devrait prendre en compte les questions en amont et en aval, de l’acquisition des matières premières à l’élimination finale. Cela garantit une évaluation holistique et une compréhension des relations entre les aspects en tant que système interconnecté, mais ne nécessite pas une analyse détaillée du cycle de vie.

Résumé: Mise en route

La clé pour commencer avec les normes de systèmes de management ISO est relativement simple: obtenir la norme et étudier les concepts clés, la terminologie et les exigences de titre. Faites-le avant de planifier la mise en œuvre pour vous assurer que vos plans vont dans la bonne direction; cela vous fera gagner du temps et concentrera vos ressources.
Dans les prochains articles, nous aborderons plus en détail les aspects pratiques de la mise en œuvre. Nous examinerons plus en détail les exigences spécifiques des normes clés en matière de systèmes de gestion et les activités communes requises, telles que l’évaluation du contexte, l’examen de la gestion et l’audit interne. Nous examinerons également comment intégrer des systèmes de gestion afin de maximiser l’efficacité et d’obtenir une synergie.
Pour plus d’informations sur la mise en route des normes:

• Commencez par le début – lisez les descriptions des normes de gestion ISO.

• Développez vos compétences – consultez notre formation sur la mise en œuvre et l’audit des systèmes de gestion.

• Planifiez votre budget – obtenez un devis rapide pour la certification des systèmes de gestion.

• Trouvez un consultant – si vous avez besoin d’aide, recherchez notre Registre de consultants associés.

• Intégrer pour optimiser – en savoir plus sur l’intégration de vos systèmes.

Si vous avez des conseils pour commencer avec les normes, nous aimerions avoir de vos nouvelles.