Il y a neuf (enfin, dix) étapes dans le processus A3.
0: Identifiez le problème
Puisque le but du processus A3 est de résoudre des problèmes ou de répondre à des besoins, la première étape, quelque peu non écrite, consiste à identifier un problème ou un besoin.
1: Capturez l’état actuel de la situation
Une fois que vous vous alignez sur le problème ou le besoin que vous souhaitez résoudre, il est temps de capturer et d’analyser l’état actuel de la situation. Toyota suggère que les résolveurs de problèmes:
- Observez les processus de travail de première main et documentez vos observations.
- Rassemblez-vous autour d’un tableau blanc et parcourez chaque étape de votre processus. Vous pouvez utiliser des outils de cartographie de processus sophistiqués pour ce faire, mais les figures et les flèches en bâton feront tout aussi bien le travail.
- Si possible, quantifiez l’ampleur du problème (par exemple, % de tickets avec des temps de cycle longs, nombre de livraisons de clients en retard, nombre d’erreurs signalées par trimestre). Graphiez vos données si possible; les visualisations sont vraiment utiles.
2: Effectuez une analyse des causes profondes
Maintenant que vous voyez votre processus, essayez de déterminer la cause profonde des efficacités. Vous pouvez poser des questions comme:
- Où souffrons-nous des pannes de communication?
- Où voyons-nous de longs retards sans activité?
- De quelles informations avons-nous besoin pour collaborer plus efficacement / en douceur?
Documentez ces points douloureux, puis creusez plus profondément. Les 5 pourquoi sont un outil utile pour effectuer une analyse approfondie des causes profondes. L’idée de base est que vous commencez par un énoncé de problème, puis vous demandez « Pourquoi? »jusqu’à ce que vous découvriez la vraie raison du problème. Vous pouvez ou non avoir à demander pourquoi exactement cinq fois – il s’agit simplement d’une estimation.
3: Concevoir des contre-mesures pour s’attaquer aux causes profondes
Les contre-mesures sont vos idées pour faire face à la situation; les changements à apporter à vos processus qui rapprocheront l’organisation de l’idéal en s’attaquant aux causes profondes. Les contre-mesures devraient viser à ::
- Précisez le résultat prévu et le plan pour l’atteindre.
- Créez des liens clairs et directs entre les personnes responsables des étapes du processus.
- Réduisez ou éliminez les boucles, les solutions de contournement et les retards.
4: Définissez votre état cible
Une fois que vous avez sélectionné vos contre-mesures, vous pouvez définir clairement votre état cible. Dans le processus A3, vous communiquez notre état cible via une carte de processus. Assurez-vous de noter où les changements dans le processus se produisent afin qu’ils puissent être observés.
5: Élaborer un plan de mise en œuvre
Maintenant que vous avez défini votre état cible, vous pouvez élaborer un plan pour l’atteindre. Les plans de mise en œuvre devraient inclure:
- Une liste de tâches pour mettre en place les contre-mesures
- Qui est responsable de quoi
- Dates d’échéance pour tout élément de travail sensible au temps
La plupart des équipes choisissent de documenter leur plan de mise en œuvre dans leur A3.
6 : Élaborer un plan de suivi avec des résultats prévus
Un plan de suivi permet aux équipes Lean de vérifier leur travail; il leur permet de vérifier si elles ont suffisamment bien compris la situation actuelle pour l’améliorer. Un plan de suivi est une étape essentielle de l’amélioration des processus, car il peut aider les équipes à s’assurer que les:
- le plan de mise en œuvre a été exécuté
- la condition cible a été réalisée
- les résultats attendus ont été atteints
Ces six premières étapes sont capturées dans le rapport A3. La plupart des équipes utilisent un modèle pour leur A3.
7: Obtenez tout le monde à bord
L’objectif de toute amélioration systémique est d’améliorer chaque partie du système. C’est pourquoi il est essentiel d’inclure toutes les personnes susceptibles d’être affectées par la mise en œuvre ou l’état cible dans la conversation avant d’apporter des modifications.
Construire un consensus tout au long du processus est généralement l’approche la plus efficace, c’est pourquoi de nombreuses équipes choisissent de l’inclure à chaque tournant critique du processus A3. Selon la portée du travail, il peut également être important d’informer les cadres et les autres parties prenantes susceptibles d’être touchées par le travail.
8: Mettre en œuvre!
Maintenant, il est temps de mettre en œuvre. Suivez la mise en œuvre telle que discutée, en observant les possibilités d’amélioration en cours de route.
9: Évaluer les résultats
Dans beaucoup trop de situations, le processus A3 se termine par la mise en œuvre. Il est essentiel de mesurer les résultats réels et de les comparer à vos prédictions afin d’apprendre.
Si vos résultats réels varient considérablement de ce qui était attendu, faites des recherches pour comprendre pourquoi. Modifiez le processus au besoin et répétez la mise en œuvre et le suivi jusqu’à ce que l’objectif soit atteint.