De tous les processus couverts par l’équipe financière, le processus de clôture de fin de mois mérite particulièrement votre attention. Si vous travaillez dans un service de comptabilité, vous savez que les états financiers comptent certainement, mais tout aussi important est un enregistrement cohérent et à jour afin qu’aucune facture, reçu ou autre documentation importante ne soit laissée pour compte.
Les équipes comptables devraient examiner le processus de clôture mensuelle, élaborer une liste de tâches pour s’assurer qu’il se déroule correctement et correctement, suivre les meilleures pratiques et utiliser les outils logiciels à leur disposition. Ce guide est destiné à vous aider à démarrer ce voyage.
Quelle est la Fermeture de Fin de mois?
Les entreprises se soucient de déposer leurs états financiers à temps, car cela aide à maintenir un flux de trésorerie sain, facilite la planification financière, aide à prendre des décisions commerciales stratégiques et mesure les progrès vers les objectifs à long terme.
À la fin de chaque mois, les entreprises s’assurent souvent que leurs livres sont fermés pour que les dossiers soient gravés dans la pierre. Cette tâche, connue sous le nom de processus de clôture de fin de mois, se traduit par:
- Un système comptable fiable et précis
- Des décisions d’affaires plus éclairées
- Une meilleure visibilité sur la santé financière de votre entreprise
- Un audit financier plus facile
- Une déclaration de revenus simplifiée
Vous pouvez être sûr à la fin de chaque mois que toutes les transactions ont été entièrement effectuées soit avant ou après la clôture et que votre solde de fin de mois est exact et à jour. Un ensemble complet de données financières du mois précédent peut également être utilisé comme base pour les décisions commerciales du mois prochain, car une période de clôture met en évidence les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer.
En d’autres termes, vous effectuez un examen complet de l’activité financière et de la performance pour tout ce mois et vous avez la certitude que le record pour ce mois-là est peu susceptible de changer à l’avenir. Les informations exactes que vous « fermez » ici incluent:
- Bilans, qui nécessitent une certification et une assurance de l’absence de divergences.
- Commerce interentreprises et toutes les transactions que vous effectuez avec d’autres sociétés.
- Entrées de journal récurrentes à valider, approuver et afficher.
- Une liste de contrôle complète dont nous parlerons plus tard.
Les autres documents pertinents comprennent les factures non saisies, les relevés bancaires ou de carte de crédit, les écritures hypothécaires et les factures d’assurance. La collecte de données est clairement une grande partie du processus, et certaines des informations à collecter incluent:
- Total des recettes comptes bancaires
- États financiers et bilans
- Immobilisations et niveaux de stocks
- Informations sur les comptes bancaires
- Produits et charges
- Fonds de petite caisse
- Données du grand livre
L’approche exacte du processus de clôture mensuelle diffère selon le type d’entreprise et sa méthodologie comptable spécifique. Et certaines entreprises pratiquent la version annuelle connue sous le nom de clôture de fin d’année.
Le processus de clôture de fin de mois, à examiner, consiste à ajuster les écritures pour corriger les comptes de la période fermée. Il est également connu sous le nom de « enregistrement à signaler. »
Les étapes du processus de clôture de fin de mois
La clôture financière ne doit pas être un casse-tête pour l’équipe comptable. Suivre la bonne série d’étapes lors du traitement des dossiers financiers à la fin de chaque mois aura un impact positif sur l’organisation dans son ensemble.
Collecter des informations
La fermeture des livres est une tâche gourmande en données. Commencez par collecter différents points de données concernant la période comptable en question:
- Compte d’inventaire
- Les comptes de compte de résultat
- Charges à payer
- Grand livre général
Ont toujours un enregistrement des transactions opérationnelles quotidiennes, idéalement au moment où elles sont effectuées plutôt que d’attendre la fin du mois.
Combiner les parties de la comptabilité
Les systèmes comptables ne sont pas des entités homogènes; ils viennent généralement dans des modules couvrant des objectifs spécifiques tels qu’un département des comptes créditeurs et des comptes débiteurs. Une partie du processus de fermeture consiste à réconcilier tous ces composants ensemble.
Assurez-vous que le solde des comptes créditeurs, par exemple, est conforme au grand livre général. Pour cela, organisez les reçus et notez tous vos achats. Recoupez vos dossiers au cours de cette étape pour vous assurer que tout a été payé.
Pour les écritures de comptes débiteurs, examinez toutes les sources de revenus des prêts aux paiements de factures. Un client n’a pas encore terminé son paiement ou avez-vous oublié d’envoyer une facture ? Obtenez ces entrées triées avant la fin du mois.
Réconcilier les comptes
Le rapprochement de tous vos comptes est une étape principale de la clôture. Recoupez vos relevés de compte avec vos reçus, formulaires bancaires et autres écritures externes. Les comptes qui ont besoin de ce traitement sont:
- Espèces, chèques et épargne
- Comptes prépayés
- Autres comptes du bilan
- Petite caisse
Rapprochez d’abord vos comptes de trésorerie, qui sont plus faciles à traiter car des écarts et des erreurs sont apparents lorsque vous traitez des espèces. Cette étape vous permet également de savoir combien d’argent vous avez sous la main en tant qu’entreprise.
À partir de là, passez au rapprochement des comptes de bilan. N’oubliez pas de consulter également les comptes de revenus et de dépenses pour vous assurer que toutes les entrées ont été reflétées avec précision.
Considérez les stocks et les immobilisations
Tout ce qui a de la valeur dans l’organisation ne peut pas être réglé sur un montant en espèces. Les immobilisations, qui peuvent inclure des équipements, des biens et des véhicules, ajoutent de la valeur à long terme à votre entreprise. Gardez à l’esprit qu’ils peuvent se déprécier en valeur avec le temps.
Dans la même veine, effectuez un comptage d’inventaire tous les mois dans le cadre de la clôture. Avez-vous besoin de réapprovisionner vos stocks? Si oui, combien? Des articles sont-ils périssables ou doivent-ils être remplacés?
Rédiger les états financiers
Une fois le grand livre général mis à jour, l’étape suivante consiste à préparer les états financiers, ce qui peut être fait avec des données compilées dans une feuille de calcul ou des outils d’automatisation. Les sujets abordés dans ces documents sont généralement un résumé du grand livre général, des comptes de résultat et des bilans.
Le simple fait de passer en revue vos états financiers peut vous donner des informations sur ce que vous achetez et si vous obtenez un bon retour sur investissement. Ils sont également un indicateur des dépenses excessives et d’autres problèmes budgétaires.
L’organisation des déclarations est tout aussi importante pour que vous ne vous démeniez pas pour les trouver dans les derniers jours du mois. La plupart des logiciels de comptabilité ont des fonctionnalités intégrées à cet effet.
Examen final
Toute la documentation connexe est envoyée à la haute direction pour examen. La personne qui examine les documents de clôture n’est pas directement liée au processus de clôture jusqu’à ce stade et a la possibilité de tout regarder avec un œil neuf.
La clôture de fin de mois se termine lorsque le mois précédent a été gravé dans le marbre et qu’aucune nouvelle transaction n’y est enregistrée.
Qu’avez-vous appris au cours de ce processus et que pouvez-vous appliquer pour faciliter le mois prochain? Lorsque vous aurez un nouveau départ le mois prochain, consacrez-vous à la construction d’un calendrier financier pour suivre les livres. Notez les délais pour:
- Collecte de toutes les transactions
- La réception et l’enregistrement des nouveaux rapports
- Affichage de tous les revenus et dépenses
- Un calendrier général pour ajuster le grand livre
Communiquez vos plans aux autres membres de l’équipe impliqués dans le processus de clôture de fin de mois pour que tout le monde y participe. Vous pouvez modifier le calendrier au fil du temps pour l’adapter à votre emploi du temps.
La liste de contrôle de clôture de fin de mois
Après avoir lu cette liste d’étapes, la clôture des dossiers financiers peut sembler un peu intimidante. Le rôle de la comptabilité financière va au-delà des seules transactions, couvrant les revenus en espèces, les prêts bancaires, les comptes d’épargne, les dépenses mensuelles et d’autres éléments essentiels qui ont un impact sur l’ensemble de l’organisation.
Comment vous assurez-vous de ne rien manquer? Une facture ou un relevé mal placé peut entraîner des pertes curieuses que vous ne pourrez pas comptabiliser. Ce qui suit est une liste de contrôle à consulter si vous vous trouvez en charge du processus de clôture mensuel.
- Espèces: Ajustez les chèques ou les dépôts en cours jusqu’à ce que votre solde de trésorerie final corresponde à ce que dit le relevé bancaire. Déposez les fonds non déposés du mois précédent.
- Inventaire et immobilisations: Documentez correctement la valeur dépréciée et les stocks périmés / expirés.
- Comptes créditeurs et débiteurs: Recherchez les crédits non appliqués ou les soldes en souffrance à radier.
- Billets payables à la banque : Tenir compte des calendriers d’amortissement et documenter correctement le coût des intérêts mensuels.
- Comptes interentreprises: Les créditeurs et les débiteurs doivent correspondre entre les deux entreprises. Vérifiez également les dépenses prépayées.
- Vacances accumulées et paie: Pour le remboursement des employés.
- Taxes à payer : Y compris celles qui s’appliquent aux biens, aux ventes et à la paie.
- Dépenses : Y compris les frais de fournitures et d’entretien.
Cette liste de contrôle n’a pas à être remplie dans l’ordre. En fait, certaines tâches peuvent être déléguées à un autre département. L’identification des dépendances aux tâches sera inévitablement une étape supplémentaire pour les grandes organisations.
Meilleures pratiques
En plus d’un plan détaillé et d’une liste de contrôle, passons en revue quelques bonnes pratiques pour rendre ce processus opérationnel essentiel aussi fluide qu’il peut l’être.
- Ne sacrifiez jamais la précision pour la vitesse: la fermeture des livres peut prendre du temps, mais les données avec lesquelles vous travaillez se refléteront dans vos futures décisions commerciales. Gérez vos attentes en conséquence en ne précipitant pas le travail et en omettant accidentellement des déclarations ou des entrées importantes. Une bonne règle empirique consiste à planifier la fin du processus dans les 10 jours suivant la fin du mois.
- Mais n’oubliez pas de bien gérer votre temps : l’efficacité compte au service comptable. Si vous avez une date de clôture, consacrez-vous à la respecter au mieux de vos capacités. Discutez avec les membres de l’équipe des échéanciers réalistes et communiquez correctement pour éviter les risques de retards.
- Apprenez lentement des erreurs: Vous fermez à la fin de chaque mois, il y a donc toujours une autre chance d’améliorer les échecs du mois précédent. Les nouveaux comptables auront besoin de temps pour se familiariser avec les outils et logiciels connexes et devraient profiter de tous les programmes de formation disponibles.
- Établissez des relations avec d’autres équipes, même celles qui ne font pas partie de la finance: Si plus de personnes sont au courant de ce que vous faites, d’autres départements peuvent vous aider à fournir les données financières nécessaires et à comprendre où vont les efforts. La haute direction en particulier devrait avoir une idée de vos objectifs.
- Tirez parti de l’automatisation: La technologie a grandement simplifié les tâches comptables. Les outils logiciels peuvent être utilisés pour collecter des données et exécuter des calculs rapidement sans risque d’erreur humaine, entre autres optimisations.
Nous parlerons plus précisément de l’automatisation dans l’espace comptable et du processus de clôture de fin de mois plus tard. Mais que vous soyez un professionnel chevronné ou un nouveau comptable qui se charge de fermer les livres, avoir ces pratiques à l’esprit vous aidera à démarrer.
Pièges et défis
Cette procédure comptable n’est pas sans défis. L’un des problèmes les plus flagrants bien connus des administrateurs d’entreprise est l’inefficacité de la collecte de toutes les informations nécessaires.
Le problème ici est que les données financières proviennent de plusieurs sources disparates et, une fois extraites, les comptables doivent les nettoyer et les transformer en un format cohérent. Le fait de devoir créer plusieurs feuilles de calcul pour couvrir le nettoyage des données à forte intensité de main-d’œuvre ralentit le processus et augmente les dépenses administratives.
Un autre goulot d’étranglement est la coordination du travail entre tous les services impliqués dans les données financières. Les grandes entreprises doivent en particulier faire face à des interdépendances complexes qui sont un gâchis à démêler au cours des derniers jours d’un mois. Comment vous assurez-vous de ne pas prendre de retard ou de ne pas perdre de vue où vous vous trouvez dans la liste de contrôle?
Ce travail fastidieux enlève du temps d’affaires qui pourrait être consacré à des applications plus utiles telles que la gestion des risques, l’administration des contrôles internes et l’analyse des performances.
Trouver la solution avec des outils d’automatisation
Le logiciel de comptabilité est aujourd’hui plus que capable d’accélérer bon nombre des tâches fastidieuses associées à la clôture de fin de mois, y compris la collecte des données comptables, la préparation des rapports et la garantie que tout est classé et signalé avant la date de clôture. Les avantages de ces solutions sont nombreux.
Moins de travail manuel
L’élimination de la saisie manuelle des données est généralement le premier argument de vente que les équipes comptables attendent avec impatience, mais l’avantage va au-delà.
Certaines tâches doivent être planifiées en fonction d’une date ou d’une heure ou doivent être déclenchées par des dépendances. Grâce à l’automatisation, il n’est pas nécessaire de surveiller en permanence chaque tâche et d’informer les personnes responsables des prochaines étapes.
La technologie peut également être utilisée pour normaliser les rapprochements de comptes et automatiser la création et le traitement des milliers d’entrées de journal avec lesquelles les entreprises travaillent inévitablement.
Visibilité améliorée
Reportez-vous à la liste de contrôle de fin de mois. Chaque élément de la liste est souvent effectué au moyen d’une feuille de calcul distincte par des personnes isolées spécifiques à leur ministère. Lorsqu’elles sont effectuées de manière traditionnelle, ces tâches sont invisibles pour la fonction financière au sens large, et il peut être difficile d’intégrer le travail au processus de clôture mensuelle dans son ensemble.
Même les grandes organisations luttent contre la fragmentation et la coordination du travail financier à l’échelle de l’entreprise, car elles sont réparties sur plusieurs sites géographiques. La frustration est encore exacerbée par le nombre élevé d’interdépendances à prendre en compte.
L’objectif du logiciel de comptabilité est de créer un environnement numérique unifié où chaque équipe peut collaborer pour compléter la liste de contrôle. Les tableaux de bord et les notifications surveillent en outre la progression en temps réel et donnent à la direction une idée de ce qu’il faut faire ensuite. Ce niveau de visibilité garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que les problèmes sont repérés avant qu’ils ne deviennent des problèmes importants.
Audit simplifié
Le logiciel enregistre facilement les activités de clôture, qui les a exécutées et à quelle heure, ce qui donne une piste d’audit pratique. Les professionnels de la comptabilité sont en mesure de vérifier que les meilleures pratiques sont suivies et peuvent retracer les responsabilités chaque fois que des erreurs sont commises.
Une approche comptable plus Raffinée
Les tracas importants au cours du processus de clôture de fin de mois peuvent indiquer des problèmes sous-jacents à l’approche comptable de votre entreprise. Par exemple, si une équipe des comptes fournisseurs ne parvient pas à s’impliquer dans le processus d’achat à temps, elle devra rattraper son retard à la fin du mois pour émettre tous les paiements manqués et vérifier l’arriéré de documents et de factures.
Le logiciel d’automatisation permet à ces équipes de prendre conscience de l’activité financière dans l’ensemble de l’entreprise, ce qui leur donne l’occasion de contribuer aux décisions d’achat dès le début.