Processus de Planification de la Main-d’œuvre (Avec Organigramme)

Cet article met en lumière les cinq principales étapes du processus de planification de la main-d’œuvre. Les étapes sont les suivantes : 1. Objectifs et plans organisationnels 2. Prévision des besoins en main-d’œuvre 3. Préparation de l’inventaire de la main-d’œuvre 4. Identification de l’écart de main-d’œuvre 5. Plans d’action pour combler le fossé.

Étape #1. Objectifs et plans Organisationnels:

Le point de départ de toute activité dans une organisation / entreprise est son objectif qui découle de divers plans et politiques qui fournissent une orientation pour les actions futures. En fonction de ces orientations, divers sous-systèmes de l’entreprise élaborent leurs propres plans et programmes. De cette façon, les plans et programmes de chaque sous-système sont liés au plan organisationnel principal et aux politiques.

La contribution d’un sous-système à la réalisation des objectifs organisationnels est affectée si le lien n’est pas approprié. Cela est également vrai en cas de planification de la main-d’œuvre. Par conséquent, les politiques organisationnelles devraient être identifiées et intégrées au processus de planification.

Plus précisément, les questions suivantes sont pertinentes à cet égard:

(1) Les postes vacants identifiés doivent-ils être pourvus par promotion de l’intérieur ou de l’extérieur?

(2) Comment les objectifs de développement et de formation s’articulent-ils avec les objectifs de planification de la main-d’œuvre ?

(3) Quelles sont les contraintes rencontrées dans la planification de la main-d’œuvre quelles politiques sont tenues de gérer avec ces contraintes?

(4) Les tâches routinières et ennuyeuses doivent-elles continuer ou être éliminées, c’est-à-dire comment enrichir le travail des employés?

(5) Quels sont les moyens de réduire la taille des organisations afin de lutter contre la concurrence existante?

(6) Dans quelle mesure l’automatisation peut-elle être adoptée en cas de production et d’autres opérations?

(7) Quels sont les moyens d’assurer la disponibilité continue d’une main-d’œuvre adaptative et flexible?

Étape #2. Prévision des Besoins en Main-d’œuvre:

Le premier ingrédient essentiel de la planification de la main-d’œuvre est la prévision des besoins en main-d’œuvre pour les ressources humaines d’une organisation sur une période de temps.

D’une certaine manière, cette exigence dépend de l’ampleur des opérations des organisations au cours de la période considérée. Cependant, les besoins humains totaux n’ont pas de relation linéaire complète avec le volume de production / d’exploitation.

Ceci est dû à des faits tels que le rapport homme-machine et le changement de productivité, etc. Ainsi, lors de la prévision des besoins en ressources humaines, tous les facteurs qui ont une incidence sur la relation entre le volume d’exploitation et le nombre d’employés doivent être pris en compte.

Bien que cela rend les problèmes de planification de la main-d’œuvre assez difficiles mais apporte une réponse claire à la question critique, combien de personnes seront nécessaires à l’avenir? Le département des ressources humaines doit préparer une prévision des besoins en ressources humaines sur la base de ces documents.

La prévision des besoins en ressources humaines sert aux fins suivantes :

1. Quantifier le travail requis pour fabriquer un nombre donné de produits / biens ou offrir une quantité donnée de service.

2. Déterminer ce que le personnel mélange est souhaitable à l’avenir.

3. Évaluer et déterminer les niveaux de dotation appropriés dans différentes parties de l’organisation afin d’éviter des coûts inutiles.

4. Pour se débarrasser des pénuries de personnes lorsque & où elles sont le plus nécessaires.

5. Visualiser le respect des exigences légales en matière de réservation de travaux, etc.

Étape #3. Préparation de l’Inventaire de la Main-d’Œuvre:

L’inventaire est un terme qui est normalement utilisé pour compter les articles corporels nécessaires à la fabrication d’un produit et au maintien de l’équipement et des machines en bon état de fonctionnement. De la même manière, l’inventaire des ressources humaines peut être préparé.

La différence est que l’inventaire des ressources humaines ne consiste pas simplement à compter les têtes disponibles, mais à cataloguer leurs potentiels présents et futurs. Étant donné que les ressources humaines totales d’une entreprise/organisation sont classées dans la catégorie du personnel de direction et du personnel non de direction.

L’inventaire des compétences concerne le personnel non cadre alors que l’inventaire des cadres concerne le personnel de direction. Un inventaire répertorie les compétences, les capacités et les potentiels d’une personne. Comme les cadres et les non-cadres diffèrent les uns des autres, différents types d’informations sont nécessaires pour préparer leurs inventaires.

Inventaire de gestion :

Un inventaire de gestion fournit les informations suivantes:

1. Données personnelles.

2. Historique de travail.

3. Plan de carrière.

4. Forces et faiblesses.

5. Potentiels de promotion.

6. Taille de l’entreprise gérée, c’est-à-dire nombre et types d’employés gérés.

7. Budget des entreprises gérées.

8. Toutes les réalisations spéciales telles que l’acquisition de qualifications supplémentaires, les conférences / séminaires, la participation, les communications présentées / écrites dans des revues.

Inventaire des compétences:

Les types d’informations suivants sont nécessaires dans l’inventaire des compétences:

1. Données biologiques de l’employé.

2. Compétences acquises i.e. expérience professionnelle, formation, etc.

3. Réalisations spéciales le cas échéant.

4. Potentiels de l’employé.

Les systèmes d’information sur les ressources humaines conservent les informations mentionnées. Cependant, il devrait y avoir un examen et une mise à jour périodiques des informations.

De cette manière, l’inventaire des ressources humaines fournit des informations sur le personnel présent et futur disponible dans l’organisation. Pour des actions de gestion appropriées, la base est fournie à travers cet inventaire qui aide à identifier l’écart existant et futur du personnel et de leurs capacités.

Processus de préparation de l’inventaire de la main-d’œuvre:

Le processus de préparation de l’inventaire de la main-d’œuvre comporte quatre étapes, la détermination du personnel à inclure dans l’inventaire, le catalogage d’informations factuelles sur les individus, une évaluation détaillée systématique de chaque individu et une analyse détaillée des individus qui ont un potentiel de développement.

Voici les différentes étapes entreprises:

(1) La première étape de l’inventaire de la main-d’œuvre concerne l’identification du personnel dont l’inventaire doit être préparé. En règle générale, ces personnes devraient être incluses dans l’inventaire qui seront disponibles dans l’organisation et qui ont un potentiel de développement pour de futurs postes.

Ainsi, les personnes occupant certains postes de direction et jusqu’à un certain groupe d’âge peuvent être incluses dans l’inventaire de la main-d’œuvre. Des agents et des superviseurs prometteurs, capables d’occuper de futurs postes de direction peuvent être envisagés pour être inclus dans cette catégorie.

(2) Après identification du personnel à inclure dans l’inventaire de la main-d’œuvre, des informations détaillées à leur sujet sont collectées.

Les informations peuvent être factuelles concernant l’âge, l’éducation, l’expérience, l’état de santé, l’âge de la retraite, les résultats de tests psychologiques et autres, les dossiers d’emploi, la cote de mérite, etc. Certaines organisations organisent de brèves entrevues pour vérifier l’exactitude des données et aussi pour déceler les capacités potentielles des individus. Tous ces disques fonctionnent comme un catalogue de talents.

(3) La troisième étape consiste à évaluer le personnel inclus dans l’inventaire. Cela fournira des informations sur les talents actuels et potentiels de chaque individu.

Toutes les personnes peuvent être notées d’une manière ou d’une autre. Outre la notation, des remarques spécifiques supplémentaires sur les personnes doivent être enregistrées, telles que la liste des travaux louables, des limitations spécifiques, des postes pour lesquels les personnes sont potentiellement qualifiées et nécessitent une formation supplémentaire, etc.

(4) Une étude détaillée sera effectuée sur les personnes qui ont un potentiel élevé de promotion et de placement à des postes clés de l’organisation, après avoir évalué tout le personnel inclus dans l’inventaire de la main-d’œuvre. Une telle étude aidera à préciser les exigences de la formation, le type de promotion de la formation, le moment de la promotion et d’autres questions connexes.

Étape #4. Identification de l’écart de main-d’œuvre:

La différence entre la main-d’œuvre requise à un moment donné et le personnel disponible à ce moment-là est connue sous le nom d’écart de main-d’œuvre. Étant donné qu’un simple écart quantitatif global ne servirait pas à grand-chose, l’écart devrait être mesuré en fonction des différents types de personnel. Fondamentalement, cet écart peut être de deux types: les ressources humaines excédentaires et la pénurie de ressources humaines.

Les différents plans d’action nécessaires pour faire face aux ressources humaines excédentaires comprennent le régime de retraite volontaire, les licenciements, la réduction des heures de travail, etc. selon le cas et dans la mesure permise par les exigences légales. La pénurie de ressources humaines peut être comblée en procédant à un recrutement et à une sélection supplémentaires, en développant le personnel ainsi qu’en le motivant et en l’intégrant à l’organisation.

Étape #5. Plans d’action pour combler le fossé :

Divers plans d’action sont conçus pour combler le fossé des ressources humaines. L’excédent ou la pénurie de ressources humaines est normalement dû à une mauvaise planification de la main-d’œuvre au poste ou à des changements dans les plans organisationnels, tels que la cession d’entreprises ou la fermeture de certaines entreprises et, pour d’autres raisons, des plans d’action peuvent être conçus pour réduire leur taille comme indiqué ci-dessus.