Processus de Vérification des factures Et Comment l’Améliorer
Les fournisseurs utilisent les factures pour collecter les paiements pour les produits et services qu’ils ont fournis à leurs clients selon les termes d’un contrat, d’un bon de commande ou d’un bon de commande. Même si les conditions contractuelles indiquent le contraire, les factures peuvent avoir des conditions différentes ou des conditions supplémentaires par rapport aux documents directeurs. Les conditions générales supplémentaires incluent souvent des déclarations d’erreurs et d’omissions attendues (E& OE) dans le but d’excuser de légers oublis et de réduire leur responsabilité légale pour des informations potentiellement incomplètes ou incorrectes.
Les factures de produits et services informatiques présentent souvent un taux d’erreurs plus élevé que les factures de produits et services non informatiques. Cela est particulièrement vrai pour les factures liées aux logiciels pour la licence, la mise à niveau, la maintenance et le support. Plusieurs études indiquent que jusqu’à 75% des factures de logiciels sont incorrectes où la moyenne se situe entre 50 et 60%. Cela dit, toutes les erreurs ne sont pas importantes pour le coût et le risque. Il existe cependant une corrélation entre les contrats avec des conditions négociées et les erreurs de facturation. Plus les conditions négociées sont en place, plus la probabilité que la facture soit incorrecte est grande.
Les autres causes de taux d’erreur plus élevés comprennent:
- Le fournisseur ou le produit a été acquis par un autre fournisseur qui utilise un modèle commercial et un système de facturation différents (tels que SAP)
- Différences globales telles que les taxes et la devise
- Le système de facturation du fournisseur est rigide et/ou obsolète. Les systèmes ne sont pas en mesure de prendre en charge des conditions non standard ou actuelles, qu’elles aient été négociées ou qu’elles soient applicables dans le cadre du modèle commercial actuel du fournisseur
- La facture est basée sur un mauvais document de réglementation, tel qu’un bon de commande incorrect ou un calendrier incorrect
- La facture contient des informations manquantes telles que les titres des produits, les quantités, les dates de début et de fin, etc.
- Changements dans le modèle d’affaires et/ou la terminologie d’un fournisseur
La vérification de la facture vérifie que vous avez obtenu ce que vous avez payé avant d’effectuer le paiement au fournisseur. De nombreux facteurs influencent le niveau de vérification d’une facture, notamment la priorité et l’importance accordée par l’organisation à la garantie du bon rendu des factures, l’appétit pour le risque et la disponibilité d’outils et de processus définis.
Rapprochement des factures
De nombreuses entreprises ont automatisé le processus de paiement des factures et celles qui n’ont généralement pas choisi de déléguer la décision au personnel comptable. Le problème avec cette approche est que le personnel ne connaît souvent pas les industries et les documents directeurs avec lesquels l’organisation travaille. Dans les deux cas, la décision de payer une facture est basée sur un processus de correspondance à trois voies qui compare le bon de commande au reçu de la marchandise et à la facture. Que la comparaison soit manuelle ou automatisée, elle peut ne prendre en compte que le numéro et le montant du bon de commande, sans tenir compte d’autres informations pouvant être importantes. Parfois, les systèmes peuvent comparer des documents dans une correspondance bidirectionnelle ou une correspondance à 4. Certaines entreprises commencent par un processus de rapprochement, mais le changeront au fur et à mesure qu’une entreprise se développe ou que des problèmes de facturation surviennent. Il est important de revoir fréquemment votre processus de rapprochement pour évaluer son bon fonctionnement.
Resserrez vos conditions
Certaines entreprises créent des conditions de paiement spécifiques au client. Cela peut être merveilleux pour les petites entreprises avec peu de clients. Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, cela devient un obstacle. Resserrer vos conditions sur le document de facture à une durée universelle va réduire les erreurs. Les entreprises mondiales peuvent avoir besoin de conditions différentes en fonction du pays avec lequel elles travaillent, mais ces conditions doivent s’appliquer à tous les clients de ce pays. Il facilite l’automatisation et permet de gagner du temps lors de la création d’une facture. De nombreuses entreprises établiront un terme standard avec une nouvelle clientèle, puis mettront à jour leur clientèle établie.
Réévaluez vos processus
Identifier les zones problématiques est un facteur important pour améliorer vos méthodes. Il y a certaines choses à considérer lors de la réévaluation:
- Envoyez-vous des factures papier?
- Attribuez-vous des codes d’entreprise à chacun de vos fournisseurs ?
- Quelles limites de tolérance sont en place?
- Quel est votre volume de commandes par semaine/mois/trimestre?
- Quel est votre volume de factures envoyées chaque semaine/mois/trimestre?
- Quel est votre volume de factures reçues chaque semaine/mois/trimestre?
- À quelle fréquence utilisez-vous les remises des fournisseurs?
- Qui traite la gestion des matériaux?
Examinez de près chaque ministère et leur implication dans les processus en place. Il pourrait y avoir un endroit où les choses commencent à s’engorger. Obtenez les commentaires de ces ministères sur leurs suggestions pour simplifier les choses. Envisagez l’automatisation et la facturation électronique pour minimiser les traînées de papier physiques. L’utilisation de Miro pour la collaboration d’équipe est essentielle à la réussite de la communication. La planification des ressources d’entreprise (ERP) montrera vos processus en temps réel et aidera à évaluer le système.
Fournisseurs à problèmes d’incendie
Lorsque vous avez le ou les fournisseurs qui ont l’habitude de ne pas payer à temps, ils peuvent nuire à vos processus de facturation et à vos flux de trésorerie. Vos conditions doivent inclure des frais de retard ou des frais en pourcentage sur toutes les factures entrantes. Modifiez l’emplacement de ces frais et placez-les près du montant de la facture. Ces frais doivent être générés automatiquement dans les programmes en tant qu’élément de ligne. Vérifiez la date de votre facture. Est-il visible lorsque l’on scanne les informations? Les fournisseurs problématiques créent plus de travail pour la gestion des stocks et la finance. Si le fournisseur refuse d’honorer les accords de paiement, il est temps de chercher un nouveau fournisseur.
Cela s’étend également à la façon dont un fournisseur suit ses propres factures. Certains fournisseurs ont des processus problématiques où on ne sait pas ce que vous payez. Ou vous effectuez des paiements pour une facture qu’ils appliquent à d’autres factures. Lorsqu’un fournisseur fait ce genre de choses, cela ralentit le processus de votre côté. Il doit être modifié pour rendre vos processus plus fluides et l’image financière de l’entreprise plus claire. Des codes de transaction et un numéro de document peuvent aider à déterminer comment les paiements ont été appliqués.
Comparaisons de référence
Comparer votre entreprise à d’autres sur le même marché peut être un avantage pour l’entreprise. Ils fourniront des idées sur la façon de maintenir ce qui fonctionne et des solutions aux problèmes. Cela peut être une expérience révélatrice qui enseigne beaucoup. Savoir comment vous vous tenez à côté de vos concurrents est un avantage. Si vous vous en sortez bien, cela peut être un facteur de motivation pour améliorer les ventes et les relations. Le coût peut être élevé, mais il s’agit d’un investissement dans l’entreprise. De nombreuses entreprises peuvent dire qu’elles ont des zones à problèmes, mais le coût de ces zones est révélé dans une comparaison. Cela vaut la peine de payer pour un service qui aidera à changer les processus et à économiser de l’argent à l’entreprise.
Examiner les programmes de rabais
En ce qui concerne les comptes créditeurs, profiter de chaque rabais disponible est précieux pour la comptabilité financière. Le problème est quand ils sont en retard sur le paiement de ces factures et perdent les remises. Un examen de ce qui est en cours pour empêcher ces factures d’être payées pendant l’admissibilité à la remise est un must.
Une autre chose à considérer est de renégocier les conditions avec un fournisseur afin que vous obteniez une remise ou une meilleure remise. Si un fournisseur ne veut pas, magasiner pour un nouveau fournisseur prêt à offrir un rabais est un moyen d’améliorer les processus et les finances.
L’entreprise offre-t-elle des rabais pour payer tôt ou en temps opportun? C’est quelque chose à considérer pour améliorer les flux de trésorerie et les processus pour les comptes débiteurs. C’est aussi un outil de négociation attrayant lors de l’acquisition d’une nouvelle clientèle.
C’est toujours une bonne idée d’évaluer votre processus de vérification des factures au moins une fois par an, pour vous assurer que les choses sont aussi efficaces que possible.