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Intuit – QuickBooks
Enregistrer un Fichier d’entreprise Portable
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Processus de fichier d’entreprise portable réussi
Un lecteur nous a demandé quelle était la meilleure façon d’envoyer une copie de leurs données QuickBooks par e-mail. QuickBooks offre une variété de façons d’envoyer ou d’enregistrer des copies de vos données, y compris une Copie de sauvegarde, une Copie d’un comptable ou un fichier d’entreprise portable. Le fichier d’entreprise portable est une version spéciale, hautement compressée, de vos données qui est parfaite pour l’envoi par e-mail dans la plupart des cas. Dans de nombreux cas, le taux de compression peut être de 20 à 1 ou plus. Le résultat est un fichier beaucoup plus petit contenant toutes vos données qui peut être envoyé par e-mail sans difficulté.
Pour créer un fichier d’entreprise portable:
- Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer la copie ou Sauvegarder.
- Sélectionnez l’option pour créer un fichier d’entreprise portable, comme le montre la figure 2.
- Suivez les instructions à l’écran pour accéder à un emplacement pour enregistrer le fichier. Je vous recommande d’enregistrer ce fichier sur votre « bureau », ce qui facilite la recherche du moment où vous devez le joindre à votre e-mail sortant.
- Par défaut, QuickBooks nommera votre fichier du même nom que votre fichier d’entreprise, mais ajoutera (Portable) au nom et changera également le type de fichier en a.Fichier QBM. (.QBM est l’extension de fichier pour le format de fichier Portable).
- Cliquez sur Enregistrer.
- QuickBooks affichera plusieurs messages au fur et à mesure de la création du fichier d’entreprise. Une fois terminé, QuickBooks affiche le message illustré à la figure 3.
- Vous pouvez maintenant ouvrir votre programme de messagerie, composer votre message sortant et joindre QuickBooks Portable Company (.QBM) dans votre e-mail. Dans la plupart des cas, un fichier d’entreprise portable est suffisamment petit pour pouvoir être transmis en pièce jointe à un e-mail sans aucun problème.
En guise de remarque, la création d’un fichier d’entreprise portable, puis la restauration de ce fichier sont un moyen efficace de réduire les fragments de base de données. Ce processus réindexe la base de données dans son ensemble et, dans certains cas, peut servir de méthode pour réparer une partie (mais pas la totalité) de la corruption de fichiers. Mais ces procédures sont un « et si » pour un autre jour.