Qu’est-ce que la paie?
La paie est le processus par lequel les employeurs paient un employé pour le travail qu’ils ont accompli. Toute entreprise avec des employés devrait avoir un processus de gestion de la paie établi. Un processus de paie efficace et efficient garantit que les employés sont payés avec précision et cohérence et donne aux RH la possibilité de se concentrer sur d’autres aspects de leur travail.
La paie semble simple à la base mais devient compliquée en raison des diverses déductions qui entrent en jeu. Les employeurs doivent bien comprendre comment faire la paie, comment retenir les impôts sur chaque chèque de paie et comment s’assurer que les impôts sont payés à l’organisme gouvernemental approprié. Les employeurs peuvent également être responsables de la déduction et du paiement des primes d’assurance et du dépôt de fonds dans des comptes de retraite ou à des organismes de bienfaisance sélectionnés.
Les tâches de gestion de la paie peuvent créer un fardeau énorme et un stress indésirable pour les propriétaires de petites entreprises et peuvent être accablantes pour les grandes entreprises. Un délai manqué ou un dépôt incorrect des taxes peuvent entraîner des amendes ou une peine d’emprisonnement. Pour éviter ces problèmes, toutes les petites, moyennes et grandes entreprises doivent utiliser un logiciel de paie.
Que Fait Le Logiciel De Paie?
Un système de gestion de la paie est un logiciel conçu pour organiser toutes les tâches de paiement des employés et de déclaration de revenus. Ces tâches comprennent le suivi des heures, le calcul des salaires, le suivi des présences, les retenues à la source et les déductions, l’impression et la livraison de chèques, le dépôt direct, le paiement des primes aux assureurs et / ou le paiement des impôts sur l’emploi au gouvernement. Ce logiciel peut être acheté auprès d’un fournisseur de logiciels de RH ou inclus dans un progiciel de RH en tant que module au sein d’un système complet.
Le logiciel de paie oblige les employeurs à saisir des informations sur les salaires et les heures des employés — mais pas beaucoup au-delà. À partir de là, le logiciel utilise les informations pour calculer et déduire automatiquement les retenues. La plupart des logiciels de paie sont automatiquement mis à jour chaque fois qu’une loi fiscale change et rappelleront aux employeurs quand déposer divers formulaires fiscaux.
Pourquoi Les Petites Entreprises Devraient-Elles Acquérir Un Logiciel De Traitement De La Paie?
La paie est quelque chose qui doit être fait avec précision et régulièrement, il est donc logique pour les entreprises d’investir dans un système qui automatise ces processus. Le logiciel de paie peut atténuer les erreurs, améliorer la conformité et gagner du temps. Avec des options de plus en plus faciles à utiliser, les logiciels de paie aident les entreprises du monde entier à garder le contrôle des processus de paie tout en offrant une plus grande flexibilité qu’avec la paie externalisée.
Le logiciel de paie est facile à utiliser et abordable et peut atténuer les erreurs dans le processus de paie et réduire les heures consacrées au calcul des heures de travail des employés, des salaires et des retenues d’impôt, en particulier pour les petites entreprises. Les propriétaires de petites entreprises peuvent acheter un système abordable sur leur ordinateur local ou via un service cloud en utilisant un modèle de paiement à l’utilisation. Ils peuvent également garder plus de contrôle sur le processus de paie avec ce logiciel, ce qui leur permet de compiler des rapports à leur rythme et d’apporter des modifications rapidement si le besoin s’en fait sentir.
Comment faire la paie
Lorsque les départements RH choisissent de faire la paie manuellement, cela leur prend beaucoup de temps. Bien qu’il soit rentable, il oblige les employés à apprendre les lois relatives à la paie et à la fiscalité et laisse beaucoup de place à l’erreur. Il y a aussi une longue courbe d’apprentissage pour ce travail.
Si vous effectuez la paie manuellement, les membres du personnel des RH passeront beaucoup de temps à rechercher des informations sur le taux de rémunération et la retenue d’informations, les données sur les employés, etc. Une fois ces données obtenues, ils peuvent calculer les salaires en multipliant les cartes de temps des employés par le taux de rémunération, y compris les heures supplémentaires ou les pourboires gagnés. Enfin, ils déduiseront les retenues d’impôt et distribueront des chèques et des dépôts directs aux employés.
Avec le logiciel de gestion de la paie, votre entreprise gère toujours ses propres processus de paie, mais les aspects chronophages sont automatisés. Le logiciel de paie est légèrement plus coûteux que de faire la paie manuellement, mais l’argent dépensé vaudra le risque réduit d’erreur et le gain de temps en heures-homme.
Tout ce que vous avez à faire est d’acheter un logiciel de paie de votre choix, de saisir des informations commerciales et sur les employés, de permettre aux employés de suivre leur temps à l’aide d’un logiciel en ligne et de permettre au système d’exécuter automatiquement la paie et de distribuer leurs salaires.
Comment choisir un logiciel de gestion de la paie pour les besoins de votre entreprise
Choisir un système de paie qui correspond le mieux à votre entreprise est essentiel, et plusieurs facteurs doivent être pris en compte au moment de décider.
- Le budget de votre entreprise: Tout d’abord, analysez la taille de votre entreprise et décidez combien vous êtes prêt à dépenser pour le traitement de la paie. Connaître votre budget et la classification de la taille de votre entreprise réduira la liste des fournisseurs de logiciels de paie. Les petites entreprises qui ne prévoient pas de croissance rapide souhaiteront peut-être investir dans un logiciel de paie moins coûteux qui exécute des fonctions de paie de base.
- Réputation et capacités des fournisseurs: Ensuite, comparez les offres de fournisseurs viables et lisez les avis de certains de leurs clients actuels. Les grandes entreprises ou les entreprises en croissance rapide peuvent souhaiter investir dans des systèmes logiciels de paie intégrés à d’autres aspects de la planification et de la gestion des ressources humaines. Considérez combien d’employés la solution logicielle de paie peut gérer et prendre en compte la croissance potentielle. Si disponible, demandez des démos et voyez par vous-même à quel point le logiciel est facile à utiliser et à quel point il s’adapte à votre entreprise. Assurez-vous que le logiciel est fabriqué par une marque bien connue et non par une entreprise nouvelle ou instable.
- Fonctions de sécurité: Lorsque vous choisissez un système de paie, vous devez rechercher la sécurité. Un logiciel protégé par mot de passe protège votre entreprise contre la falsification des informations et les violations potentielles des données. Idéalement, le système devrait avoir de bonnes évaluations et évaluations de sécurité. Les représentants des fournisseurs devraient également être en mesure de répondre à toutes les questions que vous avez sur la sécurité.
- Flexibilité et compatibilité du logiciel: Ensuite, il faut considérer si le logiciel s’avère compatible et flexible. Il est important d’avoir un logiciel de paie qui fonctionne bien avec vos autres systèmes d’entreprise et qui se développera avec votre entreprise. Recherchez des fonctionnalités d’intégration et assurez-vous que le système correspond à n’importe quel logiciel RH ou financier que vous utilisez actuellement. Vous pouvez également envisager d’obtenir un système qui gère la paie et toutes les autres fonctions que vous souhaitez automatiser.
- Visibilité des rapports et de l’historique: Enfin, vous aurez besoin d’un système de traitement de la paie qui vous permet de conserver le contrôle et d’afficher les rapports et les informations historiques. Bien que les logiciels de traitement de la paie soient moins sensibles aux erreurs que les systèmes manuels, il existe toujours un risque de dysfonctionnements et de problèmes. Il peut être utile de pouvoir examiner les informations et apporter des corrections manuellement à certains moments.
Avantages du logiciel de traitement de la paie
Investir dans un logiciel de paie peut économiser de la main-d’œuvre, éliminer les erreurs et éviter les problèmes de conformité. Les processus peuvent être terminés en une fraction du temps, ce qui libère les employés pour des activités plus propices à la génération de revenus. Le logiciel de paie permet également à une entreprise de s’adapter et d’embaucher plus d’employés à mesure qu’elle grandit.
Passer de l’externalisation tierce à un logiciel de paie permet également d’économiser de l’argent, d’éliminer les risques de malentendus concernant la paie et de minimiser le nombre de fournisseurs impliqués. Si une solution de paie fait partie d’un logiciel de gestion des ressources humaines complet, les processus seront rationalisés et il sera peut-être plus facile de recouper les informations à des fins de prise de décision.
Améliore la conformité
Le calcul de l’impôt sur les sociétés et le dépôt de rapports peuvent être source de confusion, et le fait de manquer des délais pour ce travail peut entraîner de lourdes amendes et pénalités. Les logiciels de paie fournissent des informations et des rappels sur les besoins de conformité. Le logiciel est mis à jour régulièrement, de sorte que les entreprises disposent toujours des informations les plus récentes concernant les modifications des lois fiscales et autres réglementations. Certains logiciels peuvent être configurés pour générer automatiquement des rapports et déposer des taxes, de sorte que les gestionnaires et les employeurs doivent simplement soumettre une approbation avant de finaliser.
Calcule les déductions et le revenu net
Une fois le revenu brut d’un employé déterminé, le logiciel de paie calcule automatiquement les déductions telles que les impôts, les assurances et l’épargne-retraite. Les montants des retenues sont automatiquement soustraits et un chèque est tiré ou déposé directement sur un compte bancaire spécifié. Certaines solutions logicielles de paie peuvent également être configurées pour ajouter automatiquement le remboursement du kilométrage, des frais de déplacement et d’autres dépenses des employés.
Prépare les formulaires fiscaux
Le logiciel de paie soulage une partie du stress au moment de l’impôt en générant automatiquement tous les formulaires fiscaux nécessaires aux employés, aux entrepreneurs et aux entreprises. Les formulaires fiscaux courants qui peuvent être générés et imprimés ou envoyés en appuyant simplement sur un bouton incluent W2s, W3s, 1099-MISCs et 1099s.
Le calcul et la déclaration des impôts sont difficiles dans le meilleur des cas. Lorsque vous faites des affaires et que vous avez des employés dans plusieurs États, tous avec des taux d’imposition différents, cela peut rapidement se transformer en cauchemar des RH. L’utilisation d’un SIRH peut aider votre département des ressources humaines à se tenir au courant des différences et des changements dans les taux d’imposition, qui peuvent varier selon le code postal ou l’état.
Conserve les dossiers sans effort
La tenue des dossiers avec un système manuel peut être difficile et nécessite beaucoup d’espace pour les dossiers et la paperasse. La tenue de registres avec le logiciel de paie est sans effort et stocke les fichiers électroniquement. Les anciens fichiers peuvent également être consultés ou supprimés en appuyant simplement sur un bouton, il est donc simple de rester organisé.
Permet le libre-service des employés
Bien qu’il ne soit généralement pas nécessaire pour les petites entreprises, les options de libre-service des employés peuvent faciliter la vie des gestionnaires des ressources humaines dans les grandes entreprises. Le libre-service permet aux employés d’accéder à des renseignements personnels concernant l’historique de paye, les retenues, les heures travaillées, les avantages sociaux et les demandes de congés. Ils peuvent demander automatiquement des modifications et examiner des informations au lieu d’avoir à contacter le service des ressources humaines.
Basés dans le Cloud
Les logiciels en nuage de toutes sortes sont de plus en plus courants et les logiciels de paie ne font pas exception. Les employeurs voient des avantages à pouvoir accéder à des informations à partir de sites distants et à payer pour un « logiciel en tant que service » sur une base mensuelle en fonction de leurs besoins au lieu de proposer une somme importante pour une solution interne complète.
Le logiciel Cloud se met à jour automatiquement lorsque les lois fiscales et de conformité changent, tandis que le logiciel sur site devra être mis à jour manuellement. Cela permet de gagner du temps sur la recherche et les mises à jour techniques et garantit que les gestionnaires et les employeurs ont accès aux informations nécessaires.
Élimine les erreurs de paie
La gestion de la paie est une autre fonction importante d’un département des ressources humaines — et c’est un travail ingrat. Personne ne remarque la paie à moins que quelque chose ne cloche, et il est alors stressant et fastidieux de corriger les erreurs qui surviennent. Même sans erreurs, la paie interne peut prendre beaucoup de temps et d’efforts des RH. L’utilisation d’un SIRH peut libérer du temps et soulager le stress en automatisant le processus.
Alerte le personnel des écarts
Un SIRH alertera le personnel des RH s’il y a des écarts. Si quelqu’un entre un montant en dollars ou un nombre d’heures incorrect ou si quelque chose est différent des chèques de paie précédents, le système peut envoyer une alerte. De cette façon, toutes les erreurs peuvent être détectées et corrigées immédiatement.
Assure des paiements en temps opportun
Les alertes SIRH ne concernent pas uniquement les erreurs et les écarts. Payer vos employés à temps est essentiel pour votre entreprise. Un SIRH peut envoyer des rappels lorsqu’il est temps de faire la paie. Il peut également rationaliser et automatiser le processus de dépôt direct, ce qui facilite encore la paie en temps opportun.
Empêche les erreurs de classification
Dans les organisations comptant de nombreux employés, il est facile que des erreurs de classification se produisent. Les entrepreneurs peuvent être entrés dans le système en tant qu’employés et vice versa. Les employés peuvent être embauchés et entrés dans le système mais ne pas se présenter le premier jour. Ces employés fantômes, s’ils ne sont pas pris, pourraient toucher un salaire sans jamais travailler une journée. L’utilisation d’un SIRH peut aider à détecter et à éliminer les erreurs et les erreurs de classification telles que celles-ci.