La comptabilité fictive est la pratique consistant à calculer le paiement incitatif par les bénéficiaires individuels en dehors des registres comptables officiels, dans le but de détecter les erreurs. C’est généralement une caractéristique des processus de calcul manuel des paiements, car les bénéficiaires ne font pas confiance à la méthode de calcul ou à l’exactitude des paiements.
Inévitablement, chaque équipe de vente ou tout autre poste à rémunération variable connaîtra la réalité des erreurs de calcul. La rémunération variable peut être extrêmement motivante — les paiements à haute commission sont généralement accueillis avec des sourires et de l’excitation; empressement à sortir et à obtenir plus de succès. Mais quand les paiements sont plus bas? Il y a d’abord la déception, mais ensuite, et pire encore, viennent les questions.
« Est-ce correct? » Ou, « Ça ne peut pas être juste, n’est-ce pas? »
Alors que le déploiement d’une combinaison de salaires avec même un peu de salaire variable peut être motivant dans le bon scénario, demander à quelqu’un de travailler sur commission, c’est aussi lui demander de faire confiance à un processus — ce qui peut facilement entraîner une érosion de la motivation si quelque chose ne semble pas aller.
Ainsi, en raison des sentiments que ces contrôles de commissions moins qu’optimaux suscitent, de nombreux vendeurs souscrivent à la vieille scie de Ronald Reagan, « faites confiance mais vérifiez. »
Afin de s’assurer que les contrôles de commission correspondent à ce qu’ils pensent que les vendeurs pensent qu’ils devraient, ils commencent à tenir leurs propres registres de leurs ventes et à calculer leurs propres commissions – comptabilité fantôme.
La comptabilité fantôme ne peut pas être attribuée uniquement à la paranoïa des commerciaux. Comme l’a écrit Joseph Heller dans Catch-22, « Ce n’est pas parce que vous êtes paranoïaque qu’ils ne vous recherchent pas. »Dans ce cas, « ils » sont les erreurs inévitables qui se glissent dans les systèmes de rémunération gérés manuellement.
Peu importe la diligence et le bon caractère du gestionnaire de plan de calcul, les erreurs sont inévitables lorsque des feuilles de calcul sont utilisées pour gérer un plan.
Selon les études, 88% de toutes les feuilles de calcul contiennent des erreurs, et plus la feuille de calcul est grande, plus il est probable qu’elle contienne une erreur.
Pour ceux qui sont en vente, chacune de ces erreurs a un impact; il peut s’agir d’une erreur qui aggrave un représentant commercial qui se sent trompé, ou d’une erreur qui donne plus de commissions que le représentant commercial mérite, à un coût pour l’entreprise.
Impact de la comptabilité fantôme
Compte tenu de ce qui précède, bien que la comptabilité fantôme semble être une chose raisonnable pour les vendeurs, elle n’est pas sans conséquences.
La comptabilité parallèle vous coûte, vous et vos vendeurs, du temps de vente
Il existe peu d’études formelles sur la pratique, par exemple, les recherches montrent que les commerciaux consacrent en moyenne 64% de leurs heures de travail à des activités non commerciales, ce qui pourrait inclure le calcul et la validation manuels de leurs propres commissions.
Mis à part la recherche, pensez simplement à votre propre organisation. il n’est pas difficile d’imaginer un vendeur consacrer une heure par semaine au suivi des commissions, n’est-ce pas? Maintenant, multipliez ce chiffre par une année — c’est 50 heures par semaine.
Oh, et avez-vous 50 représentants? S’ils sont tous engagés dans une comptabilité parallèle, vous perdez l’équivalent d’un représentant commercial par an.
La comptabilité parallèle entraîne une augmentation des litiges, parfois injustifiés
Deuxièmement, à mesure que les plans de commissions deviennent plus complexes, il devient plus difficile de calculer avec précision ce que devrait être un paiement de commission – surtout si vous êtes un représentant commercial devenu comptable amateur.
Le résultat est une augmentation du nombre de différends que les vendeurs ont avec les gestionnaires de plans de comp, ce qui réduit encore plus le temps de vente et rend également la vie misérable pour les gestionnaires de comp.
Ces litiges conduisent à des relations conflictuelles
Dans le pire des cas, l’équipe commerciale et le responsable de la maquette développent une relation contradictoire, dans laquelle les ventes commencent à se méfier du responsable de la maquette et peuvent même commencer à penser qu’elles sont trompées exprès.
Cette érosion de la confiance n’est pas simplement désagréable — elle coûte cher, car lorsque les vendeurs ne font pas confiance à l’entreprise pour laquelle ils travaillent, ils partent et remplacer les talents commerciaux n’est pas bon marché.
Solutions de comptabilité fantôme
La fixation de tout cela dépend de l’une des deux choses suivantes: soit vous trouvez un gestionnaire de plans de calcul vraiment incroyable qui ne se trompe jamais, ne se lasse jamais, ne frappe jamais la mauvaise touche du clavier et n’entre jamais le bon numéro dans le mauvais champ d’une feuille de calcul (je veux dire, bonne chance avec ça), soit vous vous tournez vers la technologie.
Ainsi, la seule vraie solution pour aider à limiter la comptabilité fantôme et éviter les conséquences ci-dessusAutomation
Automatisation.
Avantages de l’automatisation
L’automatisation réduit le taux d’erreur
En automatisant votre plan de commissions, vous pouvez réduire considérablement le taux d’erreur. Les données sont automatiquement insérées dans les champs à remplir, les commissions sont calculées automatiquement (y compris les SPIFs, les bonus, les accélérateurs et autres modificateurs de la structure de base) et tout est traçable.
L’automatisation entraîne moins de litiges
Ce processus sans erreur humaine soutenu par la technologie crée moins de litiges, et les données peuvent parler d’elles-mêmes; les représentants commerciaux ne seront plus confrontés aux gestionnaires de plans de comp. Et l’impact positif de cela sur la culture qui anime la comptabilité fantôme est dramatique.
L’automatisation augmente la confiance
L’automatisation apporte un bond de confiance de la part des forces de vente, car elles savent que leurs calculs de commissions ne sont plus largement vulnérables aux erreurs humaines et que le taux de comptabilité fantôme commence à baisser.
Lorsque des litiges se produisent (et qu’ils se produiront toujours, bien qu’en nombre considérablement réduit), les gestionnaires de plans de comp peuvent rechercher rapidement les réclamations et fournir aux représentants commerciaux un ensemble spécifique d’événements qui expliquent exactement la situation.
L’automatisation permet plus de temps (de vente)
Mieux encore, toutes les parties impliquées récupèrent énormément de temps. Les vendeurs peuvent consacrer plus de temps aux ventes, les gestionnaires de plans de comp peuvent se transformer en rôles plus stratégiques et il y a moins de conflits organisationnels, ce qui entraîne moins de désabonnement et plus d’argent dans les coffres de l’entreprise.
La comptabilité parallèle est le résultat de l’incapacité des représentants commerciaux à faire confiance à leurs chefs d’entreprise — et par extension aux entreprises pour lesquelles ils travaillent.
L’automatisation de la rémunération des ventes aide à rétablir cette confiance et peut faire sortir la tête de vos commerciaux de leurs feuilles de calcul et les remettre à penser à vendre.