Qu’est-ce que l’aménagement de bureau?
La disposition des bureaux peut être définie comme la disposition de l’équipement dans l’espace disponible. La disposition des bureaux traite de la conception et de la mise en place d’un bureau. Il prend en compte tous les accessoires et équipements nécessaires dans un bureau.
Les détails du travail de bureau dépendent du type d’entreprise impliqué et des activités menées. Les caractéristiques d’un bureau, telles que les personnes, l’espace, l’équipement, le mobilier et l’environnement, doivent bien s’harmoniser pour que les travailleurs se sentent en bonne santé et à l’aise et puissent travailler de manière efficace et productive.
Objectifs de la disposition des bureaux
Comme mentionné précédemment, l’objectif principal de la disposition des bureaux est de garantir l’économie et l’efficacité du travail de bureau. Les objectifs plus spécifiques de la disposition des bureaux sont les suivants:
- Fournir une marge de surveillance maximale.
- Pour assurer une utilisation maximale de l’espace.
- Assurer une confidentialité et une sécurité adéquates aux personnes ayant un travail confidentiel.
- Laisser suffisamment d’espace pour le mouvement des hommes et l’utilisation des machines.
- Pour permettre une fluidité des travaux.
- Pour maintenir les coûts opérationnels au minimum.
Certains principes de mise en page peuvent être suivis pour atteindre ces objectifs. La tendance du département à s’étendre pour remplir l’espace disponible même au prix de désagréments doit être évitée. Une attention particulière devrait également être accordée à l’apparence ordonnée du lieu de travail, car cela contribue à améliorer le moral des employés.
Principes de la disposition des bureaux
Les principes suivants de la disposition des bureaux ont été développés pour guider le chef de bureau qui conçoit la disposition des bureaux:
- Principe de relation interministérielle
- Principe de flux de travail
- Principe d’utilisation maximale
- Principe de flexibilité
- Principe d’installations de service
- Principe de bon environnement
- Principe de moindre coût
Principe de la relation interministérielle
Les activités menées dans certains départements du bureau sont étroitement liées. Ces départements doivent être placés les uns à côté des autres. Le bureau général devrait être placé au centre de sorte que des services communs puissent être fournis facilement aux différents départements.
Des cloisons et des murs insonorisés doivent être installés pour séparer les services à l’aide de machines bruyantes telles que les duplications, les machines à écrire, etc.
Relations publiques qui peuvent consister à répondre aux demandes de renseignements reçus et paiements en espèces, à recevoir des courriers, etc. devrait être près de l’entrée du bureau. Les personnes et les services concernés devraient être placés en conséquence.
Principe du flux de travail
Avant de préparer le plan d’aménagement, il est nécessaire d’étudier le flux de travail au bureau. Les systèmes et procédures établis pour diverses opérations doivent également être examinés attentivement. Le fait que la disposition soit une disposition en ligne droite ou en forme de V dépend du flux de travail. Dans la mesure du possible, le flux de travail doit être continu, lisse, droit et sans mouvement vers l’arrière.
Principe d’utilisation maximale
L’espace disponible doit être pleinement utilisé. Un espace suffisant devrait être prévu pour chaque personnel. Environ 30 mètres carrés un espace de pieds est requis pour chaque commis d’un département. L’équipement et les classeurs doivent être placés de manière à ce que le personnel puisse les approcher sans perte de temps ni inconvénient.
Principe de flexibilité
La disposition des bureaux devrait être planifiée de manière à ce que les ajouts de personnel et d’équipement nécessaires pour faire face à l’augmentation du volume de travail à l’avenir puissent être possibles avec peu d’ajustements.
Principe des installations de service
Tandis que l’aménagement du bureau de planification devrait prévoir des installations de service pour les employés comme le téléphone, la cantine, les toilettes, les ascenseurs, l’eau potable, etc. Ces installations sont essentielles à l’efficacité du travail et sont propices au confort et au bien-être des employés.
Principe de supervision
Avec un grand nombre de personnel de bureau au travail, la disposition devrait être conçue de manière à faciliter une supervision et un contrôle efficaces.
Principe de bon environnement
Un éclairage et une ventilation appropriés jouent un rôle important dans le fonctionnement des bureaux. La décoration intérieure et l’apparence extérieure ajoutent à la stabilité mentale et au moral.
Principe du moindre coût
L’aménagement et le réaménagement de l’agencement des bureaux devraient impliquer des dépenses minimales. Comme une bonne disposition vise à utiliser l’espace disponible de la manière la plus économique et la plus efficace possible, le coût des services de bureau est automatiquement réduit.
Types d’aménagement de bureaux
Différents types d’aménagement de bureaux existent en fonction des exigences du bureau. Il existe essentiellement deux types de bureaux, à savoir un bureau ouvert et un bureau privé. Ces deux types de disposition peuvent être segmentés en trois types différents en fonction des tendances récentes de la disposition des bureaux, qui sont discutées comme suit:
- Bureau ouvert
- Bureau privé
Bureau ouvert
Un bureau ouvert désigne une grande pièce où tous les employés et équipements du service sont logés sous un seul toit sans cloisons.
Avantages de open Office
- Une meilleure utilisation de l’espace est possible.
- Il permet aux personnes de communiquer facilement entre elles au sein du bureau.
- Sans cloisons ou pièces séparées dans un grand hall, on peut avoir un meilleur éclairage et une meilleure ventilation.
- La disposition d’un bureau peut être arrangée et réorganisée en fonction des besoins de l’époque.
- Une supervision efficace est possible par moins de superviseurs car il n’y a pas d’obstacles physiques à l’observation des personnes au travail.
Inconvénients du bureau ouvert
- Le travail sera affecté par les visiteurs et les mouvements du personnel eux-mêmes.
- Il y aura un bruit interne de conversation par le personnel lui-même ou avec les visiteurs.
- L’infection ou les maladies peuvent se propager rapidement.
- La croissance et l’expansion des activités et l’ajout de personnel peuvent entraîner une surpopulation et une congestion.
Bureau privé
Les bureaux privés sont de petites pièces occupées par des départements. Chaque département sera placé dans chaque pièce. Ces salles sont attribuées en tenant compte de la nature de la question confidentielle à traiter, ou pour les hauts fonctionnaires, etc.
Avantages du bureau privé
- Il y a une augmentation de l’efficacité en raison de l’absence de bruit.
- La confidentialité peut être maintenue car une plus grande confidentialité est possible.
- Il favorise une atmosphère personnelle.
Inconvénients du bureau privé
- Beaucoup d’espace est gaspillé pour la partition.
- Il est plus coûteux de construire des bureaux séparés.
- Le nettoyage du bureau devient un travail fastidieux.
En ce qui concerne ce qui précède, nous pouvons avoir quelques variations dans la façon dont les bureaux sont organisés. Certains d’entre eux sont indiqués ci-dessous.
- Bureau paysager: Un bureau paysager est un bureau ouvert que l’agencement de lignes droites de bureaux. Ce type de structure convient aux spécialistes techniques, aux services d’information de gestion, etc.
- Cloisons mobiles: Ce type de structure est utilisé dans les bureaux privés. Des cloisons mobiles de plafond, de hauteur partielle ou de comptoir en métal, en bois, en verre ou en matières plastiques sont utilisées pour séparer l’espace de bureau.
- Unités modulaires: Elles occupent moins d’espace au sol; améliorent l’efficacité du travail en éliminant les mouvements inutiles. Le type de bureau modulaire le plus populaire est l’unité de bureau à motif en L avec une surface plane.
Avantages d’une bonne disposition de bureau
Une disposition conçue après avoir soigneusement observé les étapes mentionnées ci-dessus et avec les principes et objectifs en vue, devrait offrir les avantages suivants:
- Comme la mise en page est conçue après avoir étudié la nature des activités et les organigrammes de chaque département, l’efficacité d’un membre du personnel du bureau devrait être élevée. Cela devrait à son tour améliorer l’efficacité globale du bureau.
- En raison de l’amélioration de l’efficacité, le coût des opérations de bureau devrait être inférieur avec une augmentation correspondante des bénéfices.
- Il est possible d’avoir une utilisation optimale des machines et des équipements au bureau. La disposition prévoit l’utilisation conjointe de machines et d’équipements, ce qui réduit les investissements en capital.
- L’apparence ordonnée du lieu de travail est importante pour les employés de bureau. En fait, les employés de bureau sont aussi fiers d’un bureau impressionnant que les dirigeants de l’entreprise. Un lieu de travail sans tension et rafraîchissant augmente le moral des employés dans un bureau.
- Une disposition de bureau bien conçue et les personnes qui travaillent renforcent ensuite la bonne volonté de l’organisation. Les visiteurs et les clients sont fiers d’être associés à une telle organisation.
- Une bonne disposition des bureaux rend la supervision plus efficace. Comme le flux de travail emprunte le chemin le plus court, la supervision réelle est réduite au minimum ·. Supervision efficace avec un minimum cost.is assuré.
Locaux à bureaux
Chaque chef de bureau est soucieux d’effectuer le travail de bureau avec la plus grande efficacité et à un coût minimal. Cela ne serait possible que s’il sélectionnait correctement les employés, leur donnait une formation et des conseils appropriés et les plaçait dans des emplois appropriés.
Cependant, pour que le personnel de bureau puisse travailler efficacement, il doit être correctement logé, avoir un bon environnement de travail et être correctement équipé avec un logement approprié. Des équipements modernes et des conditions de travail appropriées ne sont en aucun cas un facteur moins important pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts.
Le lieu de travail et son environnement sont des facteurs importants qui affectent dans une large mesure l’efficacité des employés. Étant donné que le personnel doit rester de longues heures au bureau, et qu’il effectue principalement un travail cérébral et se concentre sur les activités répétitives et monotones de remplissage, d’indexation, d’expédition, de reporting, etc., son inefficacité serait normalement plus grande dans les bureaux où le logement est suffisant et où l’environnement et les conditions de travail sont agréables.
Principes des locaux à bureaux
Lorsqu’il décide des locaux à bureaux, le chef de bureau doit garder à l’esprit les principes suivants
- Le bureau doit être situé à un endroit pratique afin qu’il puisse servir l’ensemble de l’organisation de la meilleure manière possible.
- Les espaces de bureaux devraient être suffisants du point de vue des besoins actuels et futurs de l’organisation.
- Il convient de prévoir les commodités et équipements nécessaires au confort et au bien-être du personnel, par exemple salle de lavage, toilettes, refroidisseurs d’eau, cantine, etc.
- Des services tels que le téléphone, l’ascenseur, la communication interne, etc. devraient être disponibles au bureau, tandis que d’autres, comme les services bancaires, les transports, le marché, la poste, etc., devraient être disponibles à proximité des bureaux.
Emplacement du bureau
Une fois le bureau installé, il est très difficile de déménager ailleurs. Ainsi, avant de commencer le bureau, un emplacement approprié doit être choisi pour le bureau, selon les exigences des employés, des visiteurs et des clients.
Le chef de bureau doit tenir compte d’un large éventail de facteurs tels que les marchés, l’offre de main-d’œuvre, les lois locales, l’énergie, les taxes, les tendances du développement régional et local, les installations de transport et de meilleures infrastructures, etc. avant de choisir un emplacement.
Le choix de l’emplacement dépend également du facteur de coût. Le meilleur emplacement est celui qui donne le maximum d’avantages au coût le plus bas possible.
Lors du choix de l’emplacement, les aspects suivants doivent être pris en compte:
- Commodité pour les clients: L’emplacement du bureau doit être proche des parties avec lesquelles l’entreprise a des contacts presque quotidiens.
- Installations de transport, Postales et bancaires: Le bureau doit être situé à un endroit où il y a de bonnes installations de transport, postales et bancaires.
- Disponibilité d’espace suffisant: Le lieu choisi pour le bureau de localisation devrait avoir suffisamment d’hébergement et une portée d’expansion future.
Choix d’un emplacement de bureau
Étant donné que le but principal d’un bureau est de faciliter la conduite de l’entreprise, son emplacement approprié dépend principalement de l’endroit où il peut être le plus avantageux pour l’entreprise. L’emplacement du bureau peut être en zone urbaine ou en zone suburbaine en fonction du service qu’ils fournissent.
Fondamentalement, il y a cinq facteurs qui affectent le choix de l’emplacement:
- Proximité du commerce connexe: Il est souhaitable d’avoir un bureau à proximité d’autres bureaux qui exercent le même métier.
- Proximité d’autres services: Lorsque toutes les fonctions d’une entreprise sont exercées au même endroit, le bureau doit être situé au même endroit, afin qu’il fonctionne de manière plus efficace.
- Proximité des installations de service: Le bureau doit être situé à proximité des installations de service telles que les banques, les postes et les bureaux télégraphiques, les gares ferroviaires, les marchés, les bourses de commerce ou de valeurs, etc.
- Proximité des moyens de transport : La localité dans laquelle se trouve un bureau doit être adéquatement desservie par des services de transport de toutes sortes.
- Disponibilité de la main-d’œuvre: Les grands bureaux où différents types d’employés sont nécessaires devraient tenir compte de ce facteur.