« Acheter pour payer », ou P2P, est le cycle complet d’actions et d’événements auxquels une entreprise se livre lorsqu’elle a besoin de biens ou de services d’un fournisseur extérieur. Ce cycle décrit les étapes qu’une entreprise doit prendre pour se procurer les articles et payer le versement approprié au fournisseur, moins les remises et les ajustements éventuels.
Bien que simple en théorie, le cycle P2P moderne pour les entreprises au niveau de l’entreprise est une entreprise très complexe avec de nombreuses pièces mobiles. À mesure que les entreprises se développent et opèrent à une plus grande échelle, les processus P2P et les processus de comptabilité fournisseurs connexes doivent passer de simples flux de travail sur papier à des efforts tentaculaires qui nécessitent souvent de l’automatisation et des aides informatiques.
Examinons les étapes de base d’un cycle P2P moderne, leurs inefficacités et la manière dont les solutions logicielles modernes dotées de l’IA peuvent s’intégrer aux principales plates-formes ERP pour réussir et économiser.
Dans ce guide rapide, nous explorerons les réponses à la question suivante:
- Les 5 Principales étapes du Processus Achat-Paiement
- Solutions Achat-Paiement
- Quel est le Processus P2P dans SAP Lors de l’utilisation de l’intégration Kofax ReadSoft ?
- Transformer Procure pour Payer avec des Solutions Logicielles Avancées
Les 5 Principales Étapes du processus d’Achat-Paiement
Dans un cycle classique de l’achat au paiement, il y a cinq étapes pour qu’une entreprise parvienne à une transaction terminée. Dans les grandes entreprises, diverses parties de ce cycle se produisent souvent toute la journée, tous les jours. Pour les entreprises multinationales, le cycle d’approvisionnement est une source d’une quantité importante d’informations et de responsabilités étendues.
Voici comment cela fonctionne.
Demande d’achat
À ce stade, l’entreprise identifie un besoin pour une pièce, un produit fini, un service ou toute autre chose qu’elle peut exiger d’un fournisseur externe. Le ministère qui a l’exigence définit le besoin et établit des spécifications. Le service des achats prend ensuite ces spécifications et identifie un fournisseur, ou sélectionne un fournisseur privilégié en fonction des commandes et expériences précédentes.
Bon de commande
Avec un fournisseur identifié, les acheteurs doivent déterminer le prix approprié et s’assurer qu’il correspond au pouvoir d’achat de leur ministère. Les négociations avec de nouveaux fournisseurs peuvent prendre du temps, à moins que votre entreprise n’ait déjà un contrat établi avec des conditions claires. À ce stade, le ministère crée un bon de commande (bon de commande) pour les marchandises requises, enregistre le bon de commande comme un enregistrement unique dans ses livres et transmet la commande au fournisseur pour exécution.
Confirmation de commande
Le vendeur reçoit le bon de commande et transmet une confirmation de sa réception, souvent avec un accusé de réception indiquant que leurs niveaux de stock sont appropriés pour l’exécution. Le vendeur informe l’entreprise des délais d’exécution prévus et des dates d’expédition. Ces informations vitales sont essentielles pour une planification efficace de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique, mais les capturer et les rendre disponibles et utiles peuvent être un défi avec une technologie limitée.
Avis de livraison
Ensuite, les marchandises achetées arrivent et votre entreprise doit transmettre une confirmation de livraison au vendeur. Une étape critique à ce stade consiste à vérifier l’envoi par rapport au bon de commande pour s’assurer que tout est arrivé en bon état. Il est essentiel de noter les exceptions, telles que les articles endommagés ou manquants, pour éviter de payer pour des marchandises non reçues. Votre entreprise communique toutes ces informations au fournisseur.
Paiement de la facture
Avec les informations que vous avez fournies, le vendeur applique les déductions nécessaires et transmet ensuite une facture à votre entreprise. L’étape la plus critique du P2P a lieu ici: la correspondance à trois, qui réconcilie le bon de commande original, le reçu de livraison et la facture pour s’assurer que toutes les informations sont correctes.
Traditionnellement, c’est un processus qui prend beaucoup de temps. Le suivi des erreurs peut entraîner des retards potentiellement coûteux. Des retards supplémentaires se produisent souvent lorsque le match est terminé, mais vous avez besoin d’une autorisation pour le paiement. Ce n’est qu’une fois que tous ces éléments sont en place que votre entreprise peut effectuer le paiement, entrer les informations financières finales dans les registres et clôturer la transaction.
Solutions d’approvisionnement à payer
Avec tant de pièces mobiles et tant d’informations à concilier de manière continue, les entreprises ont besoin de solutions avancées pour gérer les processus impliquant les comptes fournisseurs et le cycle P2P. Ces solutions viennent souvent dans une plate-forme ERP, telle que SAP et des modules spécifiques au sein de SAP, combinés à des logiciels supplémentaires conçus pour réduire les taux d’erreur et réduire les frictions.
Dans SAP, ces processus sont souvent un flux de travail » procure to order « .
Qu’est-Ce que « Se Procurer sur Commande » ?
Revenez aux étapes de demande d’achat, de bon de commande et de confirmation de commande. Au sein d’une plate-forme ERP, telle que celles créées par SAP, une entreprise peut utiliser une solution logicielle conçue pour automatiser cette première phase du processus d’achat. Les ministères peuvent soulever leurs demandes, et le système peut répertorier les fournisseurs appropriés et créer un bon de commande standardisé avec un nombre limité de contacts humains.
De tels systèmes automatisés réduisent à la fois la probabilité d’erreurs et augmentent la disponibilité d’informations critiques pour l’analyse métier. En utilisant SAP dans le cadre de votre flux de processus P2P, vous pouvez vous intégrer électroniquement aux systèmes des fournisseurs et automatiser entièrement une grande partie des achats. L’utilisation du processus SAP P2P garantit une capture efficace des données et permet à votre entreprise de mener des opérations analytiques pour identifier les opportunités d’économies et d’améliorations.
Explorons ces étapes.
Quel est le processus P2P dans SAP Lors de l’utilisation de l’intégration Kofax ReadSoft ?
La puissance et la polyvalence de SAP pour la gestion des éléments du cycle P2P sont inégalées, mais les bons outils peuvent étendre les fonctionnalités de base de la plate-forme au 21e siècle. Des programmes avancés basés sur l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle, tels que Kofax ReadSoft, peuvent transformer des flux de travail partiellement papier en flux entièrement numériques qui produisent des résultats clairs et cohérents.
ReadSoft utilise la technologie de capture cognitive pour classer intelligemment les documents et extraire des informations, telles que les numéros de commande, les types d’articles, les quantités, etc. Le même logiciel peut également quantifier les informations des factures et, avec SAP, rationaliser le processus de correspondance à trois voies.
Avec des outils tels que Kofax Process Director, les entreprises peuvent automatiser les achats, les paiements et l’intégration de nouveaux fournisseurs tout en facilitant la correction précoce des erreurs, avant qu’elles ne causent des problèmes.
Plus avancé que le cycle P2P de base, le flux de travail SAP prend les étapes de base et les segmente en moments clés pour l’accumulation et la communication de données.
Détermination des besoins
Le ministère à l’origine d’une demande d’achat détermine clairement ses besoins en fonction des projets à venir, de l’inventaire existant et d’autres facteurs. Les données ERP aident ces départements à effectuer des évaluations intelligentes pour éviter les demandes inutiles.
Détermination du fournisseur / de la source d’approvisionnement
Votre équipe doit déterminer où trouver les fournisseurs ou fournisseurs appropriés pour les marchandises nécessaires s’il n’y a pas de dossiers existants de fournisseurs appropriés.
Sélection du fournisseur
SAP aide votre équipe à choisir parmi les fournisseurs disponibles définis dans votre système. Avec l’intégration de Process Director, ces étapes sont immédiatement disponibles dans un système familier avec des interfaces faciles à utiliser.
Traitement des bons de commande
Le service des achats crée ou émet un bon de commande. Avec les outils Kofax, ce processus peut se faire entièrement électroniquement, ce qui permet de garder le processus PO sans papier. Vous pouvez également numériser des bons de commande sur papier dans le système. Les algorithmes intelligents de ReadSoft classent automatiquement le document, le classent dans le système approprié et enregistrent les informations dans votre ERP.
Surveillance des bons de commande
La surveillance des points de vente consiste à surveiller les événements importants liés à une commande, tels que les changements de quantités, le manque de stock d’un fournisseur ou les informations d’exécution. Une surveillance efficace et une correspondance des factures avec les points de vente peuvent réduire les goulots d’étranglement et garantir que tout le monde respecte les mêmes règles d’autorisation d’achat. Un flux de travail d’approbation plus facile signifie un travail plus rentable.
Réception des marchandises
À la réception des articles, vous pouvez utiliser ReadSoft et d’autres outils d’automatisation AP de Kofax pour capturer toutes les informations relatives à la livraison. Par le biais de votre système d’approvisionnement au paiement, vous pouvez transmettre électroniquement un avis de réception au vendeur.
Vérification de la facture
Une fois que le fournisseur transmet une facture à votre entreprise, ReadSoft peut automatiquement la catégoriser et extraire les informations nécessaires. Avec Process Director ou vos propres outils SAP, vous activez la correspondance automatique des PO. Ensemble, ces outils simplifient considérablement le processus d’appariement. Avec une vitesse accrue et une réduction importante des erreurs humaines, votre entreprise peut facilement tirer parti des économies réalisées grâce aux remises sur les paiements anticipés et éviter les maux de tête tels que les doubles paiements.
Transformer Procure pour payer avec des solutions logicielles avancées
En structurant soigneusement vos processus d’approvisionnement en paiements et de bons de commande, votre entreprise peut économiser de l’argent, améliorer les résultats et rationaliser les efforts qui ont toujours été une source clé de goulots d’étranglement et de maux de tête. Avec une automatisation efficace des points d’accès, vous pouvez facilement établir votre département comme un contributeur fiable au succès de l’entreprise.
Pour en savoir plus sur l’intégration des solutions Kofax telles que ReadSoft et l’automatisation des comptes fournisseurs dans un ERP tel que SAP, demandez un devis conçu pour votre entreprise dès aujourd’hui.