Le système d’information sur les ressources humaines (SIRH) peut être défini comme un logiciel ou une solution en ligne utilisée pour la saisie de données, le suivi des données et la gestion des données de toutes les opérations de ressources humaines d’une organisation. Avec le monde du travail en flux continu et numérique, les systèmes et processus RH doivent s’adapter à un monde axé sur les données, la technologie et les personnes. Les systèmes d’information sur les ressources humaines ont également évolué au cours de la dernière décennie pour adopter ces nouvelles tendances au travail. Examinons ce qu’est un SIRH dans le contexte actuel, ce qu’il peut faire et ce qu’il peut aider l’organisation à réaliser.
Table des matières
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- Qu’est-ce qu’un Système d’Information sur les Ressources Humaines (SIRH)?
- Systèmes SIRH et Composants de travail
- Modèles SIRH
Qu’est-ce qu’un Système d’Information sur les Ressources Humaines (SIRH)?
Le système d’information sur les ressources humaines (SIRH) est défini comme un logiciel ou une solution en ligne utilisé pour la saisie, le suivi et la gestion des données de toutes les opérations de ressources humaines d’une organisation.
C’est donc une base de données accessible et exploitable qui permet le bon fonctionnement de tous les systèmes RH hébergés soit sur le serveur de l’organisation, le cloud, soit sur celui d’un fournisseur externalisé. Un SIRH est souvent appelé SGRH (système de gestion des ressources humaines) car il facilite la gestion et la planification efficaces des ressources humaines.
Un SIRH comprend sous son égide une large gamme de systèmes. Par exemple, il comprend tous les aspects de la gestion de la base de données et du répertoire des employés, du suivi des candidats, de l’administration des avantages sociaux, des processus de paie, de la planification du travail, du temps et de la présence, du suivi des congés, des signatures électroniques, des protocoles de conformité, des rapports d’analyse personnalisables, du libre-service des employés, de la gestion du rendement et des processus RH pris en charge sur les applications mobiles.
Cette liste, aussi longue soit-elle, n’est pas gravée dans la pierre. Il diffère au sein des organisations clients et fournisseurs en fonction des besoins du capital humain à gérer, de la force des employés, de la répartition géographique d’une organisation, des protocoles de fonctionnement de base auxquels elle adhère et de sa carte pour l’avenir.
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Processus SIRH et Composants de travail
À l’heure actuelle, toutes les fonctions des ressources humaines traitent d’un vidage de données car chaque interaction d’un candidat ou d’un employé avec l’organisation est capturée et stockée sous forme de données. Un système d’information sur les ressources humaines devient donc crucial pour donner un sens à toutes ces données – non seulement pour collecter et stocker des données de manière efficace, mais aussi pour recueillir les informations qui permettraient un flux de travail efficace et une efficacité accrue.
La plupart des solutions SIRH offrent aujourd’hui des systèmes personnalisés basés sur les besoins uniques et les plans de croissance de l’organisation. Jetons un coup d’œil aux six processus clés du SIRH et aux composants de travail dont la plupart des organisations ont besoin dans une combinaison.
Gestion de la base de données
L’offre principale de la plupart des solutions de système d’information sur les ressources humaines est une base de données accessible où toutes les informations sur les employés peuvent être stockées et gérées efficacement. L’équipe RH (ou toute personne gérant le portail) peut facilement entrer toutes les données du personnel dans le système. Le but est de pouvoir accéder à toutes ces données et métriques pertinentes à partir de celui-ci à la demande de n’importe où dans le monde.
Le type de données stockées sur le système va des informations de rémunération, des coordonnées d’urgence et de l’historique des études à la présentation des coordonnées, des mesures d’apprentissage et des scores d’évaluation des performances. La base de données constitue le cœur de toutes les fonctions RH et pourrait s’avérer une sauvegarde efficace en ligne ou hébergée dans le cloud pour un bureau largement dématérialisé.
Gestion du temps et de la main-d’œuvre
Surveiller les heures de pointage de chaque employé est une tâche qui demande beaucoup de temps. Avec la majorité des bureaux qui permettent aujourd’hui aux employés de se connecter biométriquement ou de se connecter pour saisir leurs propres heures, cette dose quotidienne de données nécessite une gestion efficace.
Les gestionnaires peuvent désormais approuver les demandes de congé et les données peuvent être directement liées à la paie. Un système d’information sur les ressources humaines non intrusif mais efficace peut ainsi surveiller de près la ponctualité et la fréquentation.
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Fonctions de paie
La paie est l’une des fonctions les plus importantes des RH. Avec un système d’information sur les ressources humaines allégé permettant de télécharger ou de télécharger facilement les heures et les données de présence des employés, le resserrement des chiffres peut être beaucoup plus simple et les dépôts aux employés plus transparents. Cela conduit également à moins d’erreurs en réduisant l’intervention humaine. De plus, la plupart des logiciels de paie SIRH entraînent une amélioration de la conformité fiscale, en particulier pour les organisations qui traitent avec plusieurs niveaux d’imposition.
Gestion des prestations
La gestion des prestations ne concerne pas uniquement les prestations médicales et les placements de retraite, mais toutes les requêtes, commentaires, données et communications liées aux prestations. Ces applications offrent une expérience de plate-forme unique pour tous les employeurs et tous les employés, ajoutent de la transparence et permettent des opérations plus fluides.
Chaque employé est touché par le règlement sur les avantages sociaux et la stratégie, et la façon dont cela est géré affecte l’expérience totale de l’employé au travail.
Interface des employés
La plupart des logiciels de système d’information sur les ressources humaines permettent un accès limité aux employés, mais même ce niveau modéré de libre-service des employés est un pas en avant dans la création d’une culture où les employés ont plus de liberté opérationnelle. L’interface qui permet aux employés de mettre à jour leurs renseignements personnels, d’examiner les échelles salariales, de modifier les programmes de prestations de retraite, de mettre à jour les renseignements sur le dépôt direct ou de télécharger des documents de choix sur les prestations doit offrir une expérience utilisateur simple, intégrée et qui permet de gagner du temps.
Acquisition et rétention des talents
Acquérir et retenir les bons talents est la façon dont une organisation peut espérer se développer. Dans ce contexte, le recrutement et la rétention sont des éléments cruciaux de tout SIRH et sont classés par la plupart des organisations comme des fonctionnalités indispensables.
Obtenir le bon talent à bord n’est que la première étape du casse-tête des talents. Les employés doivent également recevoir la formation, le cheminement de carrière et les plans de récompense appropriés pour favoriser la croissance, remonter le moral et créer du bonheur au travail. Les outils SIRH peuvent améliorer l’expérience des candidats tout en facilitant la recherche, le suivi et l’engagement des recruteurs avec les bons talents.
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Modèles SIRH
Maintenant que nous avons jeté un coup d’œil sur les systèmes et composants de travail qui font bouger les machines du système d’information sur les ressources humaines, approfondissons les modèles SIRH qui guident le fonctionnement de ses processus.
Modèle d’entrée et de sortie d’un SIRH de base
Ce modèle énumère le fonctionnement de base d’un SIRH – de l’entrée à la sortie. Les sources environnementales et internes fournissent des données pour les sous-systèmes d’entrée, qui sont ensuite interprétées en informations et utilisées dans le recrutement, la planification de la main-d’œuvre, la gestion de la main-d’œuvre / des talents, la rémunération, les avantages sociaux et pour diverses parties du canal de reporting.
Figure 1. Modèle d’entrée et de sortie d’un SIRH de base
Modèle d’adoption du SIRH
Avec une pléthore d’options disponibles sur le marché (au point où le marché semble surpeuplé), choisir le bon SIRH est une décision importante. Mais une fois cela fait, pour s’assurer que l’organisation a investi dans un système gagnant, l’adoption correcte du SIRH est nécessaire. Voici un modèle qui énumère les différents aspects de l’adoption du bon SIRH et de l’adaptation aux nouveaux processus.
Figure 2. Modèle d’adoption du SIRH
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Modèle de réussite du SIRH
La figure suivante est le modèle intégré de réussite du SIRH. Il s’agit de rappeler comment la perception du système par les utilisateurs est affectée par la qualité des processus du système, l’accès et l’application de l’information, la facilité d’utilisation et l’utilité.
L’utilité perçue du SIRH est un facteur intéressant car il est assez subjectif et doit avoir un sens pour l’employé. L’ensemble de ces facteurs contribue au niveau de satisfaction des utilisateurs et, en fin de compte, au succès du SIRH.
Figure 3. Modèle de réussite SIRH
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Un système d’information sur les ressources humaines est livré avec trois applications majeures – acquisition de talents, gestion des talents et optimisation des talents – tout cela avec le support efficace des données. Au sein de ces piliers plus larges, les briques d’application suivantes apportent de multiples avantages et aident à renforcer l’organisation:
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- Réduction du coût de stockage des données puisqu’un investissement ponctuel est adéquat
- Agilité dans la récupération et l’analyse des données
- Réduction de la duplication des processus, ce qui permet d’économiser du temps, de l’argent et de l’énergie
- Disponibilité à la demande des bonnes données au bon moment
- Analyse plus forte et donc décisions plus intelligentes
- Planification de carrière pertinente qui peut être mieux communiquée
- Amélioration de la qualité des rapports et des informations
- Capacité d’adaptation accrue pour l’organisation, car accès à la bonne information, sensibilisation accrue à l’environnement interne et externe
- Une plus grande transparence menant à une expérience des employés plus honnête et plus engageante
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La plupart des organisations utilisent aujourd’hui une solution SIRH ou HCM pour simplifier les processus RH, les rendre pertinents et les adapter aux besoins de l’entreprise et aux attentes des employés. Les organisations ont l’embarras du choix dans un marché qui offre un éventail de solutions et de combinaisons de solutions, nous devons donc choisir, mais choisissez judicieusement!
Quels modèles et processus SIRH utilisez-vous ? Selon vous, quelles fonctionnalités doivent être mises à niveau dans un avenir proche? Racontez-nous tout sur Facebook, LinkedIn ou Twitter. Nous sommes toujours à l’écoute.